ma 01/07/2019 - 19:00 Raadzaal De Bron
Het verslag van de gemeenteraadszitting van 3 juni 2019 wordt ter goedkeuring voorgelegd.
Het audioverslag van deze zitting kan u beluisteren op deze link.
De lokale besturen van de Westhoek, de West-Vlaamse Intercommunale en de Provincie West-Vlaanderen die onderling een voltijdse of deeltijdse personeelslid wensen in te zetten, kunnen gebruik maken van het afsprakenkader van deze interlokale vereniging om de wederzijdse rechten en plichten vast te leggen. Bovendien zorgt de betrokkenheid van de Provincie West-Vlaanderen en de West-Vlaamse Intercommunale (WVI) ervoor dat deze intergemeentelijke personeelsleden professioneel begeleid zullen worden bij de inleiding tot en de uitoefening van de functie.
Het jaarverslag en de jaarrekening wordt na afloop van het betreffende jaar overgemaakt aan de raden van de deelnemende lokale besturen, aan de raad van beheer van de WVI, aan de provincieraad, aan de OCMW raad van Poperinge en aan de algemene vergadering van de vzw WAI.
Klachtenmanagement is het gestructureerd ontvangen, registreren, onderzoeken en afhandelen van klachten. Klachtenmanagement kadert in het organisatiebeheerssysteem van het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle en vormt de basis voor continue kwaliteitsverbetering. Door klachten systematisch en grondig te analyseren, komen de oorzaken van de klachten naar boven en kan de organisatie verbeteringen doorvoeren. De organisatie streeft zo naar een betere kwaliteit van haar dienstverlening en naar een betere relatie met de burgers.
Omdat elke klacht een kans is om de dienstverlening van het lokaal bestuur te verbeteren, wordt ervoor gezorgd dat burgers en organisaties die niet tevreden zijn over de dienstverlening heel eenvoudig klachten kunnen formuleren.
Het lokaal bestuur (gemeentebestuur en OCMW) dient decretaal te beschikken over een procedure klachtenmanagement. In Langemark-Poelkapelle wordt er voorzien in een klachtenregister voor het gemeentebestuur, het ocmw en het woonzorgcentrum.
De leidraad organisatiebeheersing wordt gebruikt als algemeen kader voor het interne controlesysteem/organisatiebeheersingssyteem. Deze leidraad wordt door het Agentschap Audit Vlaanderen ook als standaard gebruikt voor de uitvoering van de externe audit in de lokale besturen.
In 2015 werd een organisatiebrede zelfevaluatie georganiseerd aan de hand van de thema's uit de Leidraad Organisatiebeheersing. De resultaten van dergelijke zelfevaluatie en de actiepunten die hieruit voortvloeien, werden uitgewerkt in een rapport dat als basis diende voor het intern controlesysteem.
Het algemeen kader van het interne controlesysteem/organisatiebeheersysteem, gebaseerd op de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen, en het actieplan werden goedgekeurd in de Gemeenteraad 07 maart 2016.
Er wordt voorzien in een jaarlijkse rapportage aan de Gemeenteraad van de stand van zaken omtrent de actiepunten opgenomen in het actieplan.
In kader van de geplande rioleringswerken in de Gistelhofstraat, Galgestraat en Klerkenstraat, dienen een aantal afspraken te worden gemaakt omtrent verwerving van gronden en het gebruik van tijdelijke werkzones. De aankopen waar met de eigenaars een akkoord werd bereikt, worden ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.
De schatting en de aktes werden opgemaakt door de dienst Vastgoedtransacties van de Vlaamse Overheid. De onderhandelingen werden gevoerd door WVI.
Infrax cvba maakte een lastenboek op voor de opdracht met nummer 4900001238 “Studieopdrachten riolering en wegenis voor Infrax West-Vlaanderen – Kwartaalprogramma 2015 nr 1”. Deze opdracht bestaat uit 11 percelen, waaronder perceel 8 met R/001732 de Riolering in de Gistelhofstraat (tussen Mangelaarstraat en Klerkenstraat) en Galgestraat (tussen huisnrs. 3 en 7C/D) en RWA-afvoer tussen Galgestraat en Broenbeek. De aanbesteding werd gevoerd. Op 9 september 2014 stuurde Infrax een brief naar het gemeentebestuur om het akkoord te vragen om deze opdracht te gunnen. Door een administratieve vergissing werd dit niet beantwoord. Aan de raad wordt gevraagd om dit alsnog goed te keuren.
Bikschote fase 3 is de laatste fase in het project Rioleringswerken Bikschote. Het betreft de riool- en wegenwerken in de Bikschotestraat vanaf de Lobeek tot aan de Provincieweg en de Provincieweg zelf vanaf nr. 8 t.e.m. 22. Er wordt een gescheiden rioleringsstelsel voorzien. Het afvalwater van de woningen wordt aangesloten op de kleinschalige rioolwaterzuiveringsinstallatie.
Het regenwater in de Bikschotestraat wordt afgevoerd naar de Lobeek, afwisselend via buizen en open grachten. De Bikschotestraat wordt heraangelegd in asfalt. In de zijtak van de Bikschotestraat (vanaf nr. 146 t.e.m. 152) worden de kasseien heraangelegd.
In de Provincieweg wordt de riolering voor het regenwater aangelegd in de parkeerstrook en aangesloten op de regenwaterriool in de Bikschotestraat. De riolering voor het afvalwater zal er aangelegd worden in de rijweg. Er zal gewerkt worden met verkeerslichten om de hinder te beperken. De rijweg en het fietspad van de Provincieweg worden opnieuw aangelegd in beton. In de parkeerstroken worden de kasseien heraangelegd.
Naar aanleiding van de nieuwe legislatuur moet de gemeentelijke adviesraad voor milieu en natuur opnieuw samengesteld worden. In de gemeenteraad van 18 maart 2019 werden de voorwaarden tot erkenning van de gemeentelijke adviesraad voor milieu en natuur vastgelegd.
Naar aanleiding van de nieuwe legislatuur moet de Landbouwraad opnieuw samengesteld worden. In het College van Burgemeester en Schepenen van 18 februari 2019 werden de voorwaarden tot erkenning van de gemeentelijke Landbouwraad vastgelegd.
De gemeenteraad stelt het gemeentelijk ruimtelijk uitvoeringsplan (RUP) Statiewijk en westelijke dorpsrand definitief vast. Met dit RUP wordt een uitbreiding van de recreatiezone in de Boezingestraat mogelijk, een nieuwe woonzone tussen de Donkerweg en de Statiestraat en uitbreidingsmogelijkheden voorzien voor het hotel Munchenhof.
Het RUP realiseert verschillende bindende bepalingen uit het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan.
Er is budget voorzien voor het aanbrengen van asfalt in verschillende wegen. De werken omvatten het overlagen van de rijweg, waar nodig zullen gedeelten worden afgefreesd om een betere aansluiting en profilering van de rijweg te bekomen. De te herstellen wegen worden nog vastgelegd in de commisie openbare werken en verkeer.
Zoals bepaald in de statuten van het intergemeentelijke samenwerkingsverband CO7 legt de projectvereniging jaarlijks het werkingsverslag (2018), samen met de jaarrekening en het verslag van de accountant, ter goedkeuring voor aan de zeven gemeenteraden.
Het platform Westhoek-Vredeshoek wil de herdenking van de Eerste Wereldoorlog aangrijpen om de Westhoek als vredesregio op de kaart te zetten. Het platform vraagt om de missie aan de gemeenteraad voor te leggen. Er werd reeds een persmoment georganiseerd in Ieper op 5 juni 2019.
Er wordt voorgesteld om in te stappen in het UiTPASprogramma Westhoek.
Het huishoudelijk reglement voor de voor- en naschoolse opvang wordt aangepast.
Tijdens de gemeenteraad van 12 november 2018 besliste de gemeenteraad unaniem om een zogenaamde ‘Bouwmeester Scan’ te laten uitvoeren. Deze werd speciaal ontwikkeld voor gemeentebesturen die snel werk willen maken van een adequaat ruimtelijk beleid, en publieke en private ontwikkelingen in de gewenste richting willen sturen. Een team van experten bracht de ruimtelijke en beleidsmatige sterktes en zwaktes van de gemeente in kaart en reikt nu een concrete agenda van projecten en ingrepen aan. Het gaat daarbij onder meer over verdichting en kernversterking, de versterking en uitbreiding van groenblauwe netwerken, de creatie van groengebieden met verhoogde ecologische waarde en een beter samenspel tussen open ruimte en verstedelijking.
Het onderzoeksteam Maat Architecten voerde de Bouwmeester Scan uit voor Langemark-Poelkapelle. Op 19 december 2018 werd door hen een lijvig eindrapport afgeleverd met daarin ‘een advies ter attentie van het lokaal bestuur’.
Hierover heeft TOPE 8920 enkele vragen:
Tenslotte vraagt TOPE 8920 om dit rapport eveneens te agenderen op de eerstvolgende bijeenkomst van de GECORO met de vraag om dit grondig te bespreken en om te komen tot één of meerdere beleidsaanbevelingen.
Hierover vraagt TOPE 8920 de stemming.