2025_GR_00042 - Reglement straat- en buurtfeesten - Goedkeuring

Wat
Wie een initiatief ontplooit in een straat of buurt binnen het grondgebied Langemark-Poelkapelle met het oog op het bevorderen van de sociale contacten binnen een bepaald gebied, komt in aanmerking voor een subsidie van het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle. Onder straat en buurtfeest wordt verstaan bijvoorbeeld Kerstfeest, Sint-Maartensfeest, nieuwjaarsreceptie, straatbarbecue, …

Straatfeest
Dat is een activiteit voor alle bewoners van de volledige straat of een duidelijk afgebakend deel ervan. Vraag je subsidie aan met minimaal 2 personen die ouder zijn dan 18 jaar en die elk op een ander adres wonen. Het minimaal aantal bezoekers bedraagt 20 personen.

Buurtfeest
Dat is een activiteit voor alle bewoners van minstens twee volledige straten, met een extra feestelijk karakter door extra animatie of een speciaal programma. Vraag je subsidie aan met minimaal 3 personen die ouder zijn dan 18 jaar en die elk op een ander adres wonen. Het minimaal aantal bezoekers bedraagt 80 personen.

Voorwaarden

• De initiatiefnemer(s) wonen in Langemark-Poelkapelle. 
• Het evenement gaat door op het grondgebied van Langemark-Poelkapelle.
• Het evenement richt zich tot alle inwoners uit de straat of buurt afhankelijk van het soort aanvraag.
• Het evenement is geen organisatie van de gemeente Langemark-Poelkapelle of een professionele organisatie.
• Het evenement of organisatie mag op geen enkele manier subsidies ontvangen van de gemeente met uitzondering van de kermiscomités. 
• Het evenement is geen privé-feest, schoolfeest, geen feest met een politiek, religieus, filosofisch of zuiver commercieel karakter.
• Het logo van gemeente Langemark-Poelkapelle moet gebruikt worden op het promotiemateriaal met daarbij de tekst ‘Feest met steun van gemeente Langemark-Poelkapelle' 
• Een uitnodiging wordt bezorgd aan Team Ontspannen. Een controlebezoek tijdens het evenement is mogelijk. 

Hoe aanvragen

Wie?
De organisatoren van het evenement dienen de aanvraag in. Afhankelijk van het soort feest (straat of buurt) mag het desbetreffende minimaal aantal personen niet onder éénzelfde dak wonen.

Wanneer?

• Een straatfeest dien je minimum 3 weken op voorhand in
• Een buurtfeest dien je minimum 4 weken op voorhand in

Hoe?
Een volledige aanvraag kan je indienen via het e-loket op lp.be

Beoordeling
Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen de 14 dagen over de aanvaarding van uw aanvraag, op advies van Team Ontspannen. De aanvragers worden via mail of per brief op de hoogte gebracht van de beslissing.

Als het straat of buurtfeest omwille van uitzonderlijke omstandigheden (slecht weer,…) niet kan doorgaan, wordt dit gemeld samen met de nieuwe datum aan Team Ontspannen. Er hoeft geen nieuwe aanvraag te worden ingediend als het straat- of buurtfeest nog in hetzelfde jaar georganiseerd zal worden.

Bedrag

Het subsidiebedrag wordt opgedeeld in 2 categorieën.

• Een straatfeest: 150 EUR
• Buurtfeest: 400 EUR

De subsidie is bedoeld om de basisorganisatiekosten te helpen dragen zoals affiches, versieringen, huur materiaal, tent, animatie, …   Lokaal aankopen wordt extra aangemoedigd doordat minstens het bedrag van het toegekende subsidiebedrag lokaal moet aangekocht worden. 

Uitbetaling

Voor de uitbetaling dienen de organisatoren binnen de 3 maanden na de activiteit volgende te bezorgen bij het gemeentebestuur via het formulier op e-loket “Uitbetaling straat- en buurtfeesten”:

• Financiële bewijsstukken zoals kassabonnen, facturen, ... 
• De nodige documenten tot staving van de activiteit zoals uitnodiging, affiche, foto’s, …

Na gunstige controle wordt de subsidie uitbetaald. 

1. Deze bedraagt 75% van de kosten die werden gemaakt met als maximum het subsidiebedrag van het desbetreffende type feest. 
2. Minstens het bedrag van het toegekende subsidiebedrag wordt lokaal aangekocht.
3. Indien het aanvaarde bedrag van de lokale aankopen lager ligt, dan wordt de subsidie verlaagd tot het bedrag van de lokale aankopen. 

Beschikbare kredieten

De toekenning van de bedragen is afhankelijk van de beschikbare kredieten in het meerjarenplan van het lokaal bestuur.

Dit reglement treedt onmiddellijk in werking na goedkeuring door de gemeenteraad. Het reglement goedgekeurd op 12 december 2022 wordt opgeheven bij de inwerkingtreding van het nieuw subsidiereglement.