De gemeenteraad is akkoord met het erkenningsreglement voor verenigingen van Langemark-Poelkapelle:
Artikel 1. Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op de plaatselijke verenigingen. Hiermee worden de verenigingen bedoeld die hun werking hebben op grondgebied Langemark-Poelkapelle en die zich voornamelijk richten op de inwoners van Langemark-Poelkapelle.
Je kan erkend worden binnen de volgende categorieën, naargelang de nadruk van de activiteiten blijkens de statuten of doelstellingen van de vereniging:
Artikel 2. Algemene erkenningsvoorwaarden
Om erkend te worden en te blijven moet een vereniging voldoen aan de volgende voorwaarden:
Minimum 1 activiteit per jaar organiseren in Langemark-Poelkapelle, die openstaat voor iedere geïnteresseerde.
Opgericht zijn door een privé-initiatief zonder beroepsdoeleinden of winst-of handelsoogmerken.
Het bestuur is samengesteld uit minimaal twee personen woonachtig zijn in de gemeente Langemark-Poelkapelle en die geen bloed of aanverwantschap hebben tot de derde graad.
Het bestuur zoals in punt 3 vernoemd mogen niet op hetzelfde adres gedomicilieerd zijn.
Politieke partijen, vakbonden, mutualiteiten en beroepsverenigingen die activiteiten organiseren, kunnen wel erkend worden, maar niet gesubsidieerd worden.
De controle van de gemeente aanvaarden.
Dubbele subsidiëring van de reguliere werking door het gemeentebestuur is niet toegelaten.
De vereniging mag geen onderafdeling of overkoepeling zijn van een reeds erkende lokale vereniging.
De vereniging moet over een eigen bankrekening beschikken.
De zetel van de vereniging moet te Langemark-Poelkapelle gevestigd zijn. Inwoners uit de gemeente moeten vrij kunnen aansluiten bij de vereniging.
Het ledenbestand moet bestaan uit minstens 50% inwoners uit Langemark-Poelkapelle, behoudens uitzonderingen die mogelijk zijn omwille van het unieke karakter en bovenlokale uitstraling, kunnen na advies van team ontspannen door het college van Burgemeester en Schepenen vooralsnog uitzonderlijk erkend worden.
Artikel 3. Specifieke erkenningsvoorwaarden
Per sector kunnen voorwaarden bepaald zijn waar een vereniging dient aan te voldoen, wil ze erkend zijn in deze bepaalde sector en van gemeentelijke subsidies vanuit die bepaalde sector te kunnen genieten. Hiervoor verwijzen we naar de specifieke bepalingen per sector. Dat gaat met name over sport en jeugd.
Artikel 4. Aanvraagprocedure
Nieuwe vereniging 1e aanvraag:
De aanvraag tot erkenning dient te worden gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen (CBS) van het Lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle (Kasteelstraat 1) of kan via het aanvraagformulier op het e-loket op www.Langemark-Poelkapelle.be. Een aanvraag wordt gedocumenteerd met een toekomstig of bestaand activiteitenoverzicht, uitnodigingen, persmededelingen, tijdschrift, verzekeringsbewijzen, affiches, ... Het College verwijst deze aanvraag tot 1e erkenning naar de respectievelijke adviesraden. Na advies wordt door het CBS een beslissing genomen.
Jaarlijkse hernieuwing procedure:
Jaarlijks vullen verenigingen voor 15 oktober en via e-loket www.langemark-poelkapelle.be het document “erkenning Langemark-Poelkapelse vereniging aan. Een papieren versie is eveneens beschikbaar via Team Ontspannen. Betoelaagde verenigingen vragen hun vernieuwing aan via hun subsidieaanvraag. Op het formulier ‘erkenning Langemark-Poelkapelse vereniging’ dienen volgende zaken te worden vermeld:
Algemene gegevens (naam vereniging, website, ...)
Contactgegevens bestuur (naam, adres, e-mail, telefoonnummer, ...)
Een activiteitenverslag van het voorgaande kalenderjaar met minimum 1 activiteit in het voorbije jaar: indien dit niet kan aangetoond worden, wordt de vereniging geschrapt als erkende vereniging
Financiële gegevens (rekeningnummer van de vereniging)
Uiterste datum van indienen documenten:
Jaarlijks worden de verenigingen gevraagd hun erkenning te vernieuwen tegen ten laatste 15 oktober via het e-loket of door het formulier in te dienen bij het vrijetijdsloket via mail of papier. Een bewijs van afgifte kan worden gevraagd.
Artikel 5. Voordelen van de erkenning
De erkenning als Langemark-Poelkapelse vereniging geeft recht op:
Gebruik van de gemeentelijke infrastructuur volgens het actuele reglement zalen en lokalen
Ontlenen van materialen via de uitleendienst volgens het actuele reglement feestmateriaal
Artikel 6. Einde van de erkenning
Er komt een einde aan de erkenning van de vereniging:
Wanneer de vereniging geen verlenging van de erkenning heeft aangevraagd tegen 15 oktober.
Wanneer de vereniging niet meer voldoet aan één van de voorwaarden gesteld in artikel 2 van dit reglement.
Het College van Burgemeester en Schepenen behoudt zich de mogelijkheid om de verkregen subsidies terug te vorderen wanneer het van mening is dat deze niet worden aangewend waarvoor ze werden verkregen.