Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, artikel 8
Elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een instantie naar een andere instantie of naar een externe overheid vereist een protocol, gesloten tussen de betreffende instanties. De onderwijsinstelling 't Bikschooltje doet veelvuldig dergelijke mededelingen naar instanties zoals het Ministerie van Onderwijs en Vorming (bv. AGODI), onderwijsinspectie, CLB, ondersteuningsnetwerk, scholengemeenschap, LOP, De Lijn… en vice versa. Deze mededelingen vloeien voort uit reglementaire bepalingen en hebben een wettelijke grondslag.
Het Ministerie van Onderwijs en Vorming, de onderwijskoepels en het GO! hebben in samenwerking met de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (hierna VTC), omwille van administratieve vereenvoudiging en planlastvermindering, algemene protocollen ontwikkeld die voor alle onderwijsinstellingen gelden. Er wordt voorzien in een vereenvoudigde procedure waarbij de onderwijskoepels kunnen worden gemandateerd om na de onderhandelingen over het protocol, zowel hun DPO het advies te laten verlenen als het protocol te ondertekenen, in naam en voor rekeningen van de schoolbesturen. De algemene protocollen worden na ondertekening gepubliceerd op de website van OVSG. Na ondertekening heeft het schoolbestuur alsnog drie maanden de tijd om het algemeen protocol te verwerpen na een negatief advies van de eigen DPO.
Om te kunnen mandateren aan OVSG, moet het schoolbestuur verklaren op eer dat het een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) heeft aangemeld bij de VTC en over een goedgekeurd informatieveiligheidsplan beschikt.
De gemeenteraad gaat akkoord met het principe van mandatering en de verklaring op eer.
De gemeenteraad machtigt OVSG om te onderhandelen over het algemeen protocol.
De gemeenteraad machtigt de DPO van OVSG, de Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten, om het verplicht advies te verlenen.
De gemeenteraad machtigt de algemeen directeur van OVSG, de Onderwijskoepel van Steden en Gemeenten, om het protocol in naam en voor rekening van het schoolbestuur te ondertekenen.
De gemeenteraad belast het college van burgemeester en schepenen met de beslissing over het al dan niet goedkeuren van het algemene protocol en de verdere uitvoering van de beslissing.