2019_GR_00241 - Voorstel aanpassing reglement zalen en lokalen - Goedkeuring

Amendement ingediend door TOPE 8920 : Jeugd)Verenigingen, wijk- en buurtcomités zijn het kloppend hart van onze gemeente. Hoe meer, hoe beter is het motto voor TOPE 8920. Door het gebruik van de gemeentelijke zalen gratis te maken investeren/ondersteunen we rechtstreeks die (jeugd) verenigingen, wijk- en buurtcomités. (Categorie 2)

De gemeenteraad keurt het reglement zalen en lokalen als volgt goed: 

Reglement op het gebruiken van de ZALEN EN LOKALEN

Artikel 1:         

Onder bepaalde voorwaarden worden gemeentezalen of -lokalen door het gemeentebestuur Langemark-Poelkapelle ter beschikking gesteld.

Artikel 2:

      Het gebruik van gemeentelokalen of –zalen wordt toegelaten voor:

• vergaderingen;
• tentoonstellingen;
• manifestaties ter bevordering van de opvoeding, de cultuur en de kunst;
• manifestaties, waarvan de opbrengst gebruikt wordt ten bate van een liefdadig humanitair, sociaal of cultureel doel;
• gezonde ontspanning;
• manifestaties, die het algemeen belang dienen;
• privéfeesten.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen FUIVEN, COMMERCIËLE ACTIVITEITEN, NIET-COMMERCIËLE ACTIVITEITEN en PRIVEFEESTEN.

• Onder commerciële activiteiten wordt verstaan activiteiten die winstgevend zijn voor de aanvrager of activiteiten waarvoor toegangsgelden worden gevraagd of waar dranken worden verkocht met de bedoeling opbrengst te bekomen voor de vereniging. 
• Activiteiten enkel bestemd voor de leden van de vereniging, worden niet als commercieel beschouwd.
• Onder een privéfeest wordt een bijeenkomst met familiaal karakter bedoeld, georganiseerd door een gezin* van de gemeente Langemark-Poelkapelle.Op een privéfeest wordt geen toegangsgeld gevraagd en/of geen opbrengst gegenereerd voor de organisator van het feest.
• Een fuif is een activiteit waar versterkte muziek wordt gedraaid, waar alcohol wordt geschonken, de mogelijkheid wordt geboden tot dans en die tot na middernacht voortduurt. Voor fuiven met meer dan 100 verwachte bezoekers, moeten de gebruikers voldoen aan de voorwaarden die opgelegd worden in de machtiging. De machtiging wordt verkregen na invoeren van het evenement in Riho SEAS .
• Een megafuif is een fuif waarbij sporthal en cultuurzaal Den Tap samen gehuurd worden. Megafuiven zijn niet toegestaan in andere zalen of lokalen.

*Overeenkomstig de gecoördineerde versie van de algemene onderrichten van 7/10/1992 betreffende het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, geldt de volgende omschrijving van een gezin: het gezin bestaat uit hetzij een persoon die gewoonlijk alleen leeft, hetzij uit twee of meer personen die, al dan niet door verwantschap aan elkaar verbonden, gewoonlijk in één en dezelfde woning verblijven en er samenleven.

 Artikel 3:

      Het gebruik van de gemeentelokalen wordt toegelaten voor de volgende aanvragers:

       CATEGORIE 1:

• Activiteiten en vergaderingen van het gemeentebestuur en OCMW;
• Activiteiten en vergaderingen van de gemeentelijke adviesraden;
• Activiteiten en vergaderingen tijdens de schooluren, niet-commerciële activiteiten buiten de schooluren en schoolfeesten van de scholen van de gemeente;

       CATEGORIE 2:

• Activiteiten en vergaderingen van de verenigingen erkend en/of gesubsidieerd door de gemeente;
• Activiteiten en vergaderingen van de politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad en hun geledingen;
• De scholen van de gemeente voor wat betreft commerciële activiteiten (met uitzondering van de schoolfeesten).
• Fuiven
• Megafuiven

       CATEGORIE 3:

• Verenigingen buiten de gemeente. Deze verenigingen dienen voor het eerste gebruik een toestemming te verkrijgen door het College van Burgemeester en Schepenen. De daarna volgende aanvragen gebeuren cf. art 8 van het reglement. Er wordt niet verhuurd aan verenigingen buiten de gemeente voor commerciële activiteiten of fuiven.

       CATEGORIE 4:

• gezinnen, wonende in Langemark-Poelkapelle met de bedoeling een privéfeest te organiseren. Er wordt niet verhuurd aan privépersonen voor commerciële activiteiten of fuiven;
• Vrijzinnige rouwdiensten.

 Artikel 4:

      Volgende gemeentelijke zalen en lokalen vallen onder dit reglement:

       Zalen :

• Cultuurzaal Den Tap, p.a. klerkenstraat 37,Langemark;
• Poelkring, p.a.Nieuwplaats z/n, Poelkapelle;
• De Mariazaal p.a. Bikschotestraat z/n, Bikschote;
• ’t Madointje, p.a. Klerkenstraat 128, Madonna;
• De Hazebrug, p.a. Hazeweidestraat 24, Sint-Juliaan;
• Sporthal Den Tap, p.a. klerkenstraat 37, Langemark; voor wat betreft niet-sportgebonden activiteiten.

       Lokalen :

• ’t Klasje, p.a. Nieuwplaats z/n , Poelkapelle;
• het bovenlokaal in De Hazebrug, p.a. Hazeweidestraat 24, Sint-Juliaan
• de vergaderzaal in het sportcentrum, p.a. Boezingestraat 51a, Langemark
• Polyvalente zaal Den Tap p.a. Klerkenstraat 37, Langemark

 Het gebruik van de gemeentelijke sporthallen voor wat betreft sport en het dorpshuis in Poelkapelle vallen niet onder dit reglement.

 Artikel 5:

• Aanvragen voor het gebruik door de gemeente hebben steeds voorrang op andere aanvragen. 
• Aanvragen van scholen van de gemeente, voor activiteiten tijdens de schooluren, hebben steeds voorrang op andere aanvragen, maar niet op deze van de gemeente en OCMW.
• Aanvragen door verenigingen buiten de gemeente en door particulieren zijn opzegbaar tot 6 maanden voor de activiteit.
• Activiteiten georganiseerd door de scholen van de gemeente worden bij het begin van het schooljaar aangevraagd.

 Artikel 6:

• Bij activiteiten georganiseerd in de vergaderzaal van het sportcentrum tijdens de openingsuren van Sportkaffee Eleven, dienen alle dranken afgenomen te worden bij Sportkaffee Eleven, Boezingestraat 51a, Langemark. 

 Artikel 7:

• Bij verhuringen van sporthal Den Tap voor niet sportgebonden activiteiten wordt enkel de volledige sportzaal verhuurd. Nevenverhuringen van zaalgedeelten zijn niet mogelijk.

 C. Aanvragen

Artikel 8: 

• Aanvragen voor het gebruik door verenigingen van gemeentezalen of –lokalen moeten schriftelijk ingediend worden door een gemachtigd en verantwoordelijk  persoon van de vereniging, hierna genoemd de “ORGANISATIE-VERANTWOORDELIJKE” en dit door middel van een speciaal daartoe voorzien formulier.  De aanvraag moet de juiste identiteit van de aanvrager, de  naam van de organisatie, die hij of zij vertegenwoordigt, en het volledige contactadres met telefoonnummer vermelden. De aanvraag dient tevens alle inlichtingen te bevatten aangaande het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum, het privé en openbaar karakter, de toegangsvoorwaarden(tegen betaling of vrij) en andere. De aanvraag dient te worden ondertekend door de organisatie-verantwoordelijke.                                                         
• Aanvragen voor het gebruik door gezinnen worden schriftelijk ingediend door de inrichter van het feest en dit door middel van een speciaal daartoe voorzien formulier.  De aanvraag moet de juiste identiteit van de aanvrager en het volledige contactadres met telefoonnummer vermelden. De aanvraag dient tevens alle inlichtingen te bevatten aangaande het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum, het privé en openbaar karakter, de toegangsvoorwaarden en andere.  De aanvraag dient te worden ondertekend door de aanvrager.

 Artikel 9: 

De aanvraag dient minstens 30 kalenderdagen en hoogstens 1 jaar vooraf ingediend te worden bij de coördinator van de deelgemeenten, hierna genoemd de “ZAALVERANTWOORDELIJKE”.  Aanvraagformulieren kunnen verkregen worden bij de zaalverantwoordelijke. Bij betwisting of onduidelijkheden met betrekking tot de aanvraag neemt het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing.

Artikel 10:

Voor dringende aangelegenheden kan de toelating verleend worden door de  Burgemeester of zijn afgevaardigde, die de aanvraag ter regularisatie en bekrachtiging voorlegt aan het College van Burgemeester en Schepenen in de eerstvolgende zitting.

Artikel 11:

De aanvrager betaalt het verschuldigde bedrag uiterlijk veertien dagen vóór het plaatshebben van de activiteit door overschrijving op rekeningnummer 091-0178789-47  met vermelding van de naam van de zaal en/of het lokaal en de referentiecode. Repetitieve reservaties worden afgerekend per kalenderjaar op basis van het effectieve aantal verhuringen en na controle van de reservatieformulieren.

Artikel 12:

De zaalverantwoordelijke dient per kwartaal een overzicht van alle reservaties en een duplicaat van de aanvraagformulieren over te maken aan de financieel beheerder, teneinde de stortingen te controleren. 

Artikel 13:

Bij niet-gebruik van de zaal of het lokaal of bij laattijdige annulatie, zijnde twee weken voor de datum van de activiteit wordt het bedrag van de huur toch aangerekend.

Artikel 14:

Indien een waarborg wordt aangerekend dient deze  minimum 2 weken  op voorhand te worden betaald door middel van overschrijving op rekeningnummer 091-0178789-47 met vermelding van de naam van de zaal en/of het lokaal en de referentiecode. Indien aan voorwaarden voldaan is, wordt de waarborgsom na afloop aan de aanvrager terugbetaald. De vergoedingen, bepaald in E , art. 16 en art. 17 kunnen van de waarborgsom afgehouden worden, onverminderd de mogelijkheid om toegebrachte schade na schatting door een deskundige in rekening te brengen aan de aanvrager.

E. Aansprakelijkheid

Artikel 15:

De aanvrager is wegens het gebruik aansprakelijk voor alle veroorzaakte schade. Hij dient te zorgen voor het rein houden van de gebruikte lokalen en zalen, voor het doven van de lichten en van de verwarming, voor het sluiten van de vensters en deuren, voor het uitvoeren van een preventieronde ter voorkoming van brand en ervoor te zorgen dat geen huisdieren in zalen en lokalen komen. Indien hieraan geen gevolg gegeven is, zullen de meerkosten inzake verlichting of verwarming worden aangerekend, met een minimum van €25.

Artikel 16:

De aanvrager dient in te staan voor de verzekering inzake eventuele tentoongestelde voorwerpen en eigen gebruikte materialen, alsook voor wat betreft de burgerlijke aansprakelijkheid. Het gemeentebestuur of de zaalverantwoordelijke kan niet worden verantwoordelijk gesteld voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen van de gebruikers of voor gebeurlijke ongevallen van welke aard ook. 

Artikel 17:

De gebruikte zaal dient bij het einde van de terbeschikkingstelling ontruimd en schoongemaakt te worden. Gebruikte materialen worden op hun oorspronkelijke plaats terug geplaatst. De aanvrager neemt alle afval die de activiteit met zich meebrengt mee. Ook het veroorzaakte zwerfvuil op het terrein rond de zaal of het lokaal wordt mee genomen. Bij het in gebreke blijven, zullen de ontruiming en de schoonmaak ambtshalve door de gemeentediensten uitgevoerd worden op kosten van de aanvrager en zonder enig mogelijk verhaal van zijnentwege, met een minimum van €50 voor de lokalen en €150 voor de zalen.  Teneinde de opkuis vlot te laten verlopen worden de zalen de voormiddag na een fuif of commerciële activiteit niet verhuurd. 

Artikel 18:

Indien de vereniging gebreken aan de zaal niet meldt aan de zaalverantwoordelijke voor de start van de activiteit, wordt de aangebrachte schade als van de vereniging beschouwd en aangerekend.

Artikel 19:

• De billijke vergoeding wordt door de gemeente betaald voor activiteiten met dans. Uitzonderingen hierop is sporthal Den Tap: hier betaalt de aanvrager de billijke vergoeding.
• De sabamvergoeding wordt door de gemeente betaald voor zover het gaat om kostenloze mechanische muziekuitvoeringen ter gelegenheid van activiteiten zonder winstgevend doel en dit voor zover er geen toegangsgeld wordt gevraagd.  Bij filmvertoningen, toneelopvoeringen, activiteiten waarvoor toegangsgeld wordt gevraagd en activiteiten die opgeluisterd worden door een orkest dient de aanvrager zelf de activiteit te melden bij Sabam en het verschuldigde bedrag te betalen.

F. Algemene bepalingen

Artikel 20 :

Het College beslist in alle niet binnen dit reglement bepaalde gevallen en kan eventuele uitzonderingen op het reglement toestaan.  Uitzonderingsmaatregelen worden schriftelijk aangevraagd aan het College van Burgemeester en Schepenen, Kasteelstraat 1 te 8920 Langemark-Poelkapelle, onthaal@langemark-poelkapelle.be. Het College van Burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om bepaalde activiteiten te weigeren.

Artikel 21:

Indien misbruiken op het reglement worden vastgesteld, wordt de aanvrager  geschorst van het gebruik van de zalen voor een termijn die door het College van Burgemeester en Schepenen wordt bepaald, met een maximale schorsing tot het niet meer toelaten van de aanvrager in kwestie.

Artikel 22:

De zalen of de lokalen kunnen niet worden doorverhuurd aan derden.  Doorverhuring geeft aanleiding tot schorsing.

Artikel 23:

Aankondigingen, prijslijsten e.d. dienen uitsluitend op de daartoe voorziene prikborden te worden aangebracht.

Artikel 24:

In de zalen of lokalen kan geen toegangsgeld of vergoeding worden gevraagd om de toiletten te gebruiken, met uitzondering van megafuiven. In andere gevallen zijn de toiletten openbaar.

Artikel 25:

Om de vloer niet te beschadigen is het ten strengste verboden om met wagens, heftrucks, e.d. in de gebruikte accommodatie te rijden. Bakken, podiumelementen, e.d. kunnen op geen enkel ogenblik verplaatst worden zonder deze op te tillen. 

Artikel 26:

Voor het afvalbeheer is aan elk ontmoetingscentra een container voorzien. De sleutel voor deze containers wordt verkregen bij de zaalverantwoordelijke. Voor het gebruik van de afvalcontainer bij commerciële eetfestijnen, privéfeesten en fuiven wordt een meerprijs van 25€ aangerekend. Indien gewenst kan de aanvrager gebruik maken van maximaal 2 extra containers, dit voor een meerprijs van 75€ per container. De aanvraag voor extra containers wordt ingediend bij de zaalverantwoordelijke, uiterlijk 30 kalenderdagen vooraf.

G. Tarieven

CATEGORIE 1:

• Activiteiten en vergaderingen van het gemeentebestuur en OCMW;
• Activiteiten en vergaderingen van de gemeentelijke adviesraden;
• Activiteiten en vergaderingen tijdens de schooluren, niet-commerciële activiteiten buiten de schooluren en schoolfeesten van de scholen van de gemeente;

CATEGORIE 2:

• Activiteiten en vergaderingen van de verenigingen erkend en/of gesubsidieerd door de gemeente;
• Activiteiten en vergaderingen van de politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad en hun geledingen;
• De scholen van de gemeente voor wat betreft commerciële activiteiten (met uitzondering van de schoolfeesten);
• Fuiven;
• Megafuiven

CATEGORIE 3:

• Verenigingen buiten de gemeente. Deze verenigingen dienen voor het eerste gebruik een toestemming te verkrijgen door het College van Burgemeester en Schepenen. De daarna volgende aanvragen gebeuren cf. art 6 van het reglement. Er wordt niet verhuurd aan verenigingen buiten de gemeente voor commerciële activiteiten of fuiven.

CATEGORIE 4:

• Gezinnen, wonende in Langemark-Poelkapelle met de bedoeling een privéfeest te organiseren. Er wordt niet verhuurd aan privépersonen voor commerciële activiteiten of fuiven.
• Vrijzinnige rouwdiensten

Artikel 27:

De tarieven gelden per gebruik, uitgezonderd voor de fuiven, indien de gebruikte tijd voor het klaarzetten van de zaal (max ½ dag) en de opkuis van de zaal (max ½ dag)  vooraf werden bepaald op het aanvraagformulier. Zoniet worden bijkomende huurgelden gevraagd aan het tarief van de commerciële activiteiten in de zaal. 

Artikel 28:

Indien fuiven, commerciële activiteiten of privéfeesten onder een andere noemer werden aangevraagd en nadien blijkt dat de activiteit onder 1 van deze categorieën valt, vordert het college dubbel huurgeld (volgens cat. privé, fuif, commercieel) van de gebruiker.

 H. Capaciteit

Artikel 29:

Het maximum aantal toegelaten personen staat geafficheerd aan de inkom van elke zaal en lokaal.  Deze kunnen onder geen enkel beding worden overschreden.