De financieel directeur staat, in volle onafhankelijkheid, in voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact (DLB art. 266 en 267).
De gemeenteraad kan, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden bepalen waaronder de financieel directeur deze taak uitoefent.
De gemeenteraad kan bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van visumplicht. Deze uitsluiting dient te gebeuren binnen de grenzen die door de Vlaamse Regering zijn vastgelegd. De Vlaamse Regering heeft beslist dat de raad onder andere volgende categorieën van verrichtingen niet kan uitsluiten van de visumverplichting:
- de aanstelling van statutaire personeelsleden;
- de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
- de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer;
- de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan vijftigduizend euro;
- de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan vijfentwintigduizend euro;
- de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan tienduizend euro.
Het voorstel van de financieel directeur is om volgende categorieën van verrichtingen uit te sluiten van visumverplichting:
- de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom tot en met 8.500 euro, excl. BTW. Voor de berekening of een visum al dan niet noodzakelijk is, is steeds de totale duurtijd van belang. Als de duurtijd niet op voorhand is vastgelegd, dan moet worden uitgegaan van een duurtijd van 4 jaar.
- aanstellingen van personeel waarvan de duur niet meer bedraagt dan 1 jaar. Contracten van onbepaalde duur worden voor de toepassing van deze bepaling gelijkgesteld met een aanstelling van meer dan 1 jaar. Bij opeenvolgende contracten voor dezelfde functie moet de totale duur worden aangenomen voor de toepassing van deze bepaling.
- aanstellen van personeel i.k.v. art.60§7.
- aanstelling van contractuele personeelsleden in vervanging.
Het organisatiebeheerssysteem moet de nadere voorwaarden bepalen die gelden om advies te kunnen vragen aan de financieel directeur over de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen die van de visumverplichting zijn uitgesloten.
Overeenkomstig artikel 267 van het Decreet over het Lokaal Bestuur, kan het college van burgemeester en schepenen op eigen verantwoordelijkheid een verbintenis viseren als de financieel directeur weigert een visum te geven. De verbintenis kan pas worden aangegaan als de raad kennis heeft genomen van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen.
De beslissing houdende het vastleggen van de voorwaarden voor de uitoefening van het voorafgaand visum door de financieel directeur zoals vastgelegd in de gemeenteraad van 31/08/2009 wordt opgeheven.
Het voorstel van de financieel directeur wordt aanvaard met als gevolg dat volgende categorieën uitgesloten worden van visum:
De modaliteiten die gelden om advies te kunnen vragen aan de financieel directeur over de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen die van de visumverplichting zijn uitgesloten worden vastgelegd in het organisatiebeheersingsmodel.
De volgende modaliteiten moeten worden nageleefd:
- in functie van het verlenen van een visum dient een volledig dossier aan de financieel directeur te worden bezorgd. Hiermee wordt bedoeld alle stukken die nodig zijn om de wettigheid en regelmatigheid te beoordelen.
- een dossier dat voldoet aan de visumverplichting moet altijd, vooraleer de verbintenis wordt aangegaan, voorgelegd worden aan de financieel directeur. Er wordt geen visum achteraf gegeven.
- de financieel directeur moet steeds over een redelijke termijn beschikken (in verhouding tot de complexiteit van het dossier) om het dossier te beoordelen.
- het visum ontslaat de budgetverantwoordelijke niet van zijn verantwoordelijkheid om de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis te controleren.