Agenda  Gemeenteraad

Het verslag van de gemeenteraadszitting van 13 oktober 2025 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Het audiovisuele zittingsverslag kan u bekijken via deze link. De raadszitting start op 0:00:00 en eindigt op 0:58:25.

Raadslid Dominique Cool was tijdelijk verhinderd wegens verblijf in het buitenland tot 31/10/2025.  

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Fluvius OV op woensdag 26 november 2025 om 18.30u op digitale wijze.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Bespreking in het kader van artikel 432 van het decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2026 alsook van het door de raad van bestuur opgestelde budget 2026
2. Statutaire benoemingen
3. Statutaire mededelingen

Voor de algemene vergaderingen van Fluvius OV werd Lieven Vanbelleghem aangesteld als vertegenwoordiger en Leen Louwagie als plaatsvervangend vertegenwoordiger.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Fluvius West op dinsdag 16 december 2025. De vergadering gaat door in Salons De Vrede, Moerdijkstraat 94 in Ichtegem om 18.00u.

Op de agenda:

1. Realisatie van een partiële splitsing door overneming overeenkomstig de artikelen 12:8 en 12:59 en volgende WVV m.b.t. de overgang van de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken van de gemeenten Asse, Dilbeek, Grimbergen, Lennik, Liedekerke, Machelen, Meise, Merchtem, Opwijk, Pajottegem, Pepingen, Roosdaal, Steenokkerzeel en Vilvoorde van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West (partieel te splitsen vereniging) naar de Opdrachthoudende vereniging Fluvius Halle-Vilvoorde (overnemende vereniging): 
   a. Vaststelling van de in het splitsingsvoorstel opgenomen opschortende voorwaarden en tijdsbepaling.
   b.  Kennisneming van het splitsingsvoorstel (art. 12:59 WVV), van het omstandig verslag van de Raad van Bestuur (art. 12:61 WVV) en van de Commissaris (art. 12:62 WVV) met betrekking tot het voorstel tot partiële splitsing door overneming en van eventuele belangrijke wijzigingen in activa en passiva van het vermogen (art. 12:63 WVV), met juridische, boekhoudkundige en fiscale uitwerking van de partiële splitsing per 1 januari 2026.De deelnemers kunnen één maand voor de Buitengewone Algemene Vergadering op de website van Fluvius West (https://over.fluvius.be/fluvius-west-bav-december-2025) kennis nemen van het splitsingsvoorstel, voormelde verslagen en de overige stukken bedoeld in de artikelen 12:59, 12:61 en 12:62 WVV en kosteloos een kopie van deze stukken verkrijgen.
   c. Goedkeuring van:
   - De partiële splitsing door overneming van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West (partieel te splitsen vereniging) om de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken van de gemeenten Asse, Dilbeek, Grimbergen, Lennik, Liedekerke, Machelen, Meise, Merchtem, Opwijk, Pajottegem, Pepingen, Roosdaal, Steenokkerzeel en Vilvoorde, over te brengen naar de Opdrachthoudende vereniging Fluvius Halle-Vilvoorde (overnemende vereniging) omvattende alle activa en passiva en alle rechten en plichten, niets uitgezonderd, noch voorbehouden, en dit op basis van een balans afgesloten op 30 juni 2025, met inwerkingtreding per 1 januari 2026 en dit op basis van de ruilverhouding (voorlopige) van de balans afgesloten op 30 juni 2025 en een definitieve ruilverhouding vastgesteld op de balans per 31 december 2025.
   - De overeenkomstige wijzigingen aan het eigen vermogen.
   - De overeenkomstige wijzigingen aan het register van de deelnemers.
   d. Aanvaarding van de uittreding voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken van de gemeenten Asse, Dilbeek, Grimbergen, Lennik, Liedekerke, Machelen, Meise, Merchtem, Opwijk, Pajottegem, Pepingen, Roosdaal, Steenokkerzeel en Vilvoorde vanaf 1 januari 2026.
   e.  Vaststelling van de noodzakelijke uitvoeringsmaatregelen en verlenen van de desbetreffende machtiging naar aanleiding van de besluitvorming omtrent de partiële splitsing en wijzigingen aan het eigen vermogen en inzonderheid verlening van machtiging aan de Raad van Bestuur met mogelijkheid tot subdelegatie om:
   1. De al dan niet vervulling van de opschortende voorwaarden die gelden ten aanzien van de partiële splitsing zoals vermeld onder punt 1.a vast te stellen;
   2. De verwezenlijking van de partiële splitsing vast te stellen;
   3. Het overgedragen vermogen exact te beschrijven, en desgevallend de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie vrij te stellen van het nemen van een ambtshalve inschrijving;  
   4. De definitieve ruilverhouding in het kader van de partiële splitsing vast te stellen op basis van de geactualiseerde netto actief-waarde van de partieel te splitsen vereniging en de overnemende vereniging per 31 december 2025, berekend volgens de principes vastgelegd in het partiële splitsingsvoorstel en de bijzondere verslagen over het partiële splitsingsvoorstel, dit na revisorale controle van de cijfers per 31 december 2025;
   5. Daartoe alle akten en stukken te tekenen, woonplaats te kiezen en alles te doen wat nodig of nuttig kan zijn;
   6. Alle formaliteiten te vervullen met betrekking tot de neerlegging en publicatie van de beslissingen van de Buitengewone Algemene Vergadering en de uitvoering van de partiële splitsing in de meest brede zin.
2. Realisatie van een partiële splitsing door overneming overeenkomstig de artikelen 12:8 en 12:59 en volgende WVV van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West (partieel te splitsen vereniging) om de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken van de gemeente Kampenhout, dewelke zij heeft toevertrouwd aan Fluvius West, over te brengen naar de Opdrachthoudende vereniging Fluvius Zenne-Dijle (overnemende vereniging):
   a. Vaststelling van de in het splitsingsvoorstel opgenomen opschortende voorwaarden en tijdsbepaling.
   b.  Kennisneming van het splitsingsvoorstel (art. 12:59 WVV), van het omstandig verslag van de Raad van Bestuur (art. 12:61 WVV) en van de Commissaris (art. 12:62 WVV) met betrekking tot het voorstel tot partiële splitsing door overneming en van eventuele belangrijke wijzigingen in activa en passiva van het vermogen (art. 12:63 WVV), met juridische, boekhoudkundige en fiscale uitwerking van de partiële splitsing per 1 januari 2026.

   De deelnemers kunnen één maand voor de Buitengewone Algemene Vergadering op de website van Fluvius West (https://over.fluvius.be/fluvius-west-bav-december-2025) kennis nemen van het splitsingsvoorstel, voormelde verslagen en de overige stukken bedoeld in de artikelen 12:59, 12:61 en 12:62 WVV en kosteloos een kopie van deze stukken verkrijgen.
   c.  Goedkeuring van:
   - De partiële splitsing door overneming van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West (partieel te splitsen vereniging) om de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken van de gemeente Kampenhout, over te brengen naar de Opdrachthoudende vereniging Fluvius Zenne-Dijle (overnemende vereniging) omvattende alle activa en passiva en alle rechten en plichten, niets uitgezonderd, noch voorbehouden, en dit op basis van een balans afgesloten op 30 juni 2025, met inwerkingtreding per 1 januari 2026 en dit op basis van de ruilverhouding (voorlopige) van de balans afgesloten op 30 juni 2025 en een definitieve ruilverhouding vastgesteld op de balans per 31 december 2025.
   - De overeenkomstige wijzigingen aan het eigen vermogen.
   - De overeenkomstige wijzigingen aan het register van de deelnemers.
   d. Aanvaarding van de uittreding voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken van de gemeente Kampenhout vanaf 1 januari 2026.
   e.  Vaststelling van de noodzakelijke uitvoeringsmaatregelen en verlenen van de desbetreffende machtiging naar aanleiding van de besluitvorming omtrent de partiële splitsing en wijzigingen aan het eigen vermogen en inzonderheid verlening van machtiging aan de Raad van Bestuur met mogelijkheid tot subdelegatie om:

   1. De al dan niet vervulling van de opschortende voorwaarden die gelden ten aanzien van de partiële splitsing zoals vermeld onder punt 2.a. vast te stellen;
   2. De verwezenlijking van de partiële splitsing vast te stellen;
   3. Het overgedragen vermogen exact te beschrijven, en desgevallend de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie vrij te stellen van het nemen van een ambtshalve inschrijving;  
   4. De definitieve ruilverhouding in het kader van de partiële splitsing vast te stellen op basis van de geactualiseerde netto actief-waarde van de partieel te splitsen vereniging en de overnemende vereniging per 31 december 2025, berekend volgens de principes vastgelegd in het partiële splitsingsvoorstel en de bijzondere verslagen over het partiële splitsingsvoorstel, dit na revisorale controle van de cijfers per 31 december 2025;
   5. Daartoe alle akten en stukken te tekenen, woonplaats te kiezen en alles te doen wat nodig of nuttig kan zijn;
   6. Alle formaliteiten te vervullen met betrekking tot de neerlegging en publicatie van de beslissingen van de Buitengewone Algemene Vergadering en de uitvoering van de partiële splitsing in de meest brede zin.
3. Statutenwijzigingen:
   1. Kennisneming bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 6:86 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV);
   2. Kennisneming bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 6:87 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV);
   3. Kennisneming voorafgaand niet-bindend advies Vlaamse Regering d.d. 23 juli 2025;
   4. Goedkeuring voorstel van statutenwijzigingen (inclusief de wijziging van het voorwerp);
   5. Vaststelling van de opschortende voorwaarden met betrekking tot de statutenwijzigingen;
   6. Verlenen van machtiging aan de Raad van Bestuur met mogelijkheid tot subdelegatie om de al dan niet vervulling van de opschortende voorwaarden die gelden met betrekking tot het agendapunt 3 vast te stellen;
   7. Verlenen van een machtiging aan de Secretaris van de Raad van Bestuur met mogelijkheid van subdelegatie om de statuten inclusief de bijlagen te coördineren.
4. Verlenen van machtiging aan de Secretaris van de Raad van Bestuur met de mogelijkheid tot subdelegatie voor de opmaak en finalisering van de nodige documenten en voor de afhandeling van de formaliteiten met betrekking tot de agendapunten 1, 2, en 3, en om de beslissingen genomen in de agendapunten 1, 2, 3, 7 en desgevallend 9 en 10 bij authentieke akte te doen vaststellen.
5. Bespreking in het kader van artikel 432 van het decreet over het lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2026 alsook van de door de Raad van Bestuur opgestelde begroting 2026.
6. Vaststelling uitkeringen overeenkomstig artikel 6:114 e.v. WVV.
7. Aanvaarding toetreding/uitbreiding aansluiting gemeenten voor (neven)activiteiten.
8. Beëindiging deelnemerschap Fluvius West in Leiedal.
9. Statutaire benoemingen.
10. Statutaire mededelingen.

Voor de algemene vergaderingen van Fluvius West werd Lieven Vanbelleghem aangesteld als vertegenwoordiger en Thijs Supply als plaatsvervangend vertegenwoordiger.  

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Mirom op 16 december 2025 in Mirom, Oostnieuwkerksesteenweg 121, 8800 Roeselare. 

Op de agenda:

1. Samenstelling bureau
2. Beleidsplan 2025 - 2031
3. Activiteiten en strategie 2026
4. Begroting 2026
5. Benoeming bestuurders
6. Varia

Voor de algemene vergaderingen van Mirom werd Veerle Masschelein aangesteld als vertegenwoordiger en Leen Louwagie als plaatsvervangend vertegenwoordiger. 

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Creat Services dv op 16 december 2025 in Flanders Expo, Maaltekouter 1, 9051 Gent. De vergadering zal fysiek plaatsvinden met digitale inbelmogelijkheid via ZOOM.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Wijziging van vermogen
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
3. Evaluatieverslag met betrekking tot de werking van de dienstverlenende vereniging, het ondernemingsplan 2025-2030, de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie 2026 (overeenkomstig art. 432 en 459 Decreet Lokaal BEstuur)
4. Begroting 2026 (overeenkomstig artikel 432 Decreet Lokaal Bestuur)
5. Statutaire benoemingen
6. Varia

Voor de algemene vergaderingen van Creat Services dv werd dhr Lieven Vanbelleghem aangesteld als vertegenwoordiger en mevr Veerle Masschelein als plaatsvervangend vertegenwoordiger.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging Westhoek op woensdag 17 december 2025 om 17.30u in het Streekhuis Westhoek.  Aansluitend op deze vergadering zal de jaarlijkse bijzondere algemene vergadering doorgaan. 

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Goedkeuring verslag jaarvergadering van 25 juni 2025
2.  Akteneming vertegenwoordiger Algemene Vergadering Gemeenteraadsbeslissing Lo-Reninge
3.  Statutenwijziging
   a. Ontwerp
   b. Advies Vlaamse Regering
4. Varia

Voor de algemene vergaderingen van DVV Westhoek werd mevr Valerie Deraeve aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Brecht Bogaert als plaatsvervangend vertegenwoordiger.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering en de statutenwijziging goed te keuren.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de bijzondere algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging Westhoek op woensdag 17 december 2025 om 17.45u in het Streekhuis Westhoek.  Voorafgaand aan deze vergadering zal de jaarlijkse buitengewone algemene vergadering doorgaan. 

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Goedkeuring toetreding Wervik
2. Goedkeuring afwijkingsaanvraag regiovorming n.a.v. toetreding Wervik
3. Goedkeuring jaarplan 2026
4. Goedkeuring budget 2026
5. Vaststelling gemeentelijke bijdrage in de werkingskosten 2026
6. Varia

Voor de algemene vergaderingen van DVV Westhoek werd mevr Valerie Deraeve aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Brecht Bogaert als plaatsvervangend vertegenwoordiger.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Psilon op woensdag 17 december 2025 om 19.30u in het onthaalgebouw Horizon, Ambassadeur Baertlaan 5 in Kortrijk.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Vaststelling beleidsplan 2025-2030
2. Vaststelling werkprogramma 2026
3. Vaststelling begroting 2026

Voor de algemene vergaderingen van Psilon werd mevr Doris Dereyne aangesteld als vertegenwoordiger en mevr Elise Carpentier als plaatsvervangend vertegenwoordiger.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van WVI op woensdag 10 december 2025 om 18.30u in De Klokkenput, Bruggestraat 104, 8480 Ichtegem.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Goedkeuring verslag van de algemene vergadering dd 11 juni 2025
2. Begroting 2026
3. Strategisch plan 2025-2030
4. Kennisneming nieuwe bestuurder met raadgevende stem
5. Mededelingen

Voor de algemene vergaderingen van WVI werd dhr Thijs Supply aangesteld als vertegenwoordiger en mevr Marleen Soete als plaatsvervangend vertegenwoordiger.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de algemene vergadering van C-Smart (Cipal) dv op 18 december 2025 om 16.00u op digitale wijze.

Op de agenda:

1. Toetreding en aanvaarding van nieuwe deelnemer(s)
2. Bespreking en goedkeuring van de begroting 2026
3. Goedkeuring van het verslag, staande de vergadering

Voor de algemene vergaderingen van C-Smart (Cipal) werd Eddy Vanacker aangesteld als vertegenwoordiger en Lieven Vanbelleghem als plaatsvervangend vertegenwoordiger. 

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

Vanuit het centraal kerkbestuur werden budgetwijzigingen ingediend voor de kerkbesturen van OLV Madonna, OLV Poelkapelle, Sint-Paulus Bekering Langemark, Sint-Andreas Bikschote en Sint-Juliaan.

Aangezien het budget verder past in het goedgekeurde meerjarenplan, dient de gemeenteraad enkel akte te nemen van de budgetwijziging.

In de gemeenteraad van 25/01/2016 werd beslist om vanaf 01/01/2018 een pensioentoelage van 2.5% toe te kennen aan het contractueel gemeentepersoneel.

De gouverneur heeft de jaarrekening 2024 goedgekeurd. In bijlage werd het goedkeuringsbesluit opgenomen.

Het nazicht van de jaarrekening heeft niet geleid tot formele opmerkingen, wel tot drie technische bemerkingen (zie bijlage).

In de gemeentelijke adviesraad voor milieu en natuur van 30 september 2025 werden de statuten zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 25 juni 2007 overlopen en aangepast. De aangepaste statuten worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

In de gemeentelijke adviesraad voor milieu en natuur van 30 september 2025 werd de afsprakennota zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 25 juni 2007 overlopen en aangepast. De aangepaste afsprakennota wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

De gemeenteraad verleent goedkeuring aan het huishoudelijk reglement en de vaste vergoedingen van de GECORO

De samenwerkingsovereenkomst tot oprichting van de interlokale vereniging 'woondienst Zonnebeke - Langemark-Poelkapelle' wordt aangepast en vernieuwd. 

Er wordt een parkeerplaats voorbehouden voor mindervaliden in de Poelkapellestraat ter hoogte van nr. 16.

CO₇ (CultuurOverleg Zeven) is het samenwerkingsverband voor cultuur en erfgoed tussen de zeven gemeenten Heuvelland, Ieper, Langemark-Poelkapelle, Mesen, Poperinge, Vleteren en Zonnebeke. 

CO₇ werd opgericht in 2005 als projectvereniging. Op vandaag is binnen de projectvereniging een erfgoedcel en een intergemeentelijke onroerenderfgoeddienst (IOED) actief. Daarnaast zet CO₇ ook in op een bovenlokale cultuurwerking en staat ze in voor de regionale depotwerking rond cultureel en onroerend erfgoed vanuit Erfgoeddepot DEPOTYZE. De werking van CO₇ wordt gefinancierd met gemeentelijke bijdragen én met Vlaamse subsidies binnen drie decreten. Op vandaag slaagt CO₇ er zo in om ca. 7,58 euro/inwoner aan Vlaamse middelen naar de Zuidelijke Westhoek te laten terugvloeien. 

Het Erfgoeddepot DEPOTYZE kreeg in 2018 een erkenning als onroerend erfgoeddepot en ontvangt een Vlaamse subsidie voor de regionale werking. Deponering in het erfgoeddepot is betalend. De tarieven hiervoor werden vastgelegd door de raad van bestuur van CO₇ op 11 januari 2024. In 2024 keurde de Vlaamse overheid de subsidieaanvraag voor het onroerend erfgoeddepot goed. Tot eind 2030 is het onroerend erfgoeddepot verzekerd van Vlaamse financiering. 

De projectvereniging werd in het voorjaar van 2023 verlengd tot eind 2026. De verlenging en de nieuwe statuten werden goedgekeurd door de gemeenteraad van 17 november 2025. 

CO₇ (CultuurOverleg Zeven) is het samenwerkingsverband voor cultuur en erfgoed tussen de zeven gemeenten Heuvelland, Ieper, Langemark-Poelkapelle, Mesen, Poperinge, Vleteren en Zonnebeke. 

CO₇ werd opgericht in 2005 als projectvereniging. Op vandaag is binnen de projectvereniging een erfgoedcel en een intergemeentelijke onroerenderfgoeddienst (IOED) actief. Daarnaast zet CO₇ ook in op een bovenlokale cultuurwerking en staat ze in voor de regionale depotwerking rond cultureel en onroerend erfgoed vanuit Erfgoeddepot DEPOTYZE. De werking van CO₇ wordt gefinancierd met gemeentelijke bijdragen én met Vlaamse subsidies binnen drie decreten. Op vandaag slaagt CO₇ er zo in om ca. 7,58 euro/inwoner aan Vlaamse middelen naar de zuidelijke Westhoek te laten terugvloeien. 

Het Erfgoeddepot DEPOTYZE kreeg in 2018 een erkenning als onroerend erfgoeddepot en ontvangt een Vlaamse subsidie voor de regionale werking. Deponering in het erfgoeddepot is betalend. De tarieven hiervoor werden vastgelegd door de raad van bestuur van CO₇ op 11 januari 2024. In 2024 keurde de Vlaamse overheid de subsidieaanvraag voor het onroerend erfgoeddepot goed. Tot eind 2030 is het onroerend erfgoeddepot verzekerd van Vlaamse financiering. 

De projectvereniging werd in het voorjaar van 2023 verlengd tot eind 2026. De verlenging en de nieuwe statuten werden goedgekeurd door de verschillende gemeenteraden van de CO₇-regio.