2024_GR_00063 - Werkingsreglement Jeugd en Sport - Wijziging - Goedkeuring

De raad keurt volgende werkingsreglement 'Jeugd en Sport' goed.

A. Algemeen

Art 1. Inrichtende macht

Lokaal bestuur Langemark‐Poelkapelle - Kasteelstraat 1 – 057/49.09.10
Organisatie: Team Ontspannen - Kasteelstraat 1 – 057/49 09 45 - teamontspannen@lp.be

Art 2. Doel

De gemeentelijke werkingen streven naar gedeelde visie van inclusiviteit & creativiteit, met als doel om kinderen en jongeren, ongeacht hun achtergrond of vaardigheden een zinvolle invulling voor hun vrijetijd aan te bieden en de mogelijk om deel te nemen aan het aanbod.

Dit sluit aan op de gemeentelijke visie waarin er aandacht is voor het creëren van leefbare en aangename dorpen.

Art 3. Vrijwilligers & animatoren

Vrijwilliger worden mag vanaf je 15 jaar bent en de eerste 2 opleidingsjaren van het secundair onderwijs achter de rug hebt. Vanaf 16 jaar mag het sowieso.

Er wordt rekening gehouden met de uitzonderingen en voorwaarden zoals omschreven in “De vrijwilligerswet”, te raadplegen op www.vlaanderenvrijwilligt.be.

Hoofdanimatoren worden aangesteld binnen artikel 17 – verenigingswerk, occasioneel sociocultureel werker.

Art 4. Inschrijving

Inschrijvingen openen ten laatste 4 weken voor de start van de vakantie.
Inschrijvingen verlopen via ons online inschrijfprogramma ‘reservaties.lp.be’.

Art 5. Annuleren

Annuleren is gratis tot 1 week voor de inschreven activiteit.

Annuleren tussen 1 week en 1 dag voor de werking of activiteit wordt een forfaitaire annuleringskost van €5 per dag per kind aangerekend. Voor het annuleren op de dag van de activiteit of niet annuleren wordt volledige bedrag van de werking of activiteit aangerekend.

Een inschrijving kan enkel kosteloos geannuleerd worden in uitzonderlijke situaties (vb. Flexibele uurregeling op het werk, ziekte binnen het gezin, …). Hiervoor is een attest van de werkgever of de dokter noodzakelijk.

Art 6. Kortingen

Bij deelname van meerder kinderen uit hetzelfde gezin aan de speelpleinwerking of het sport of combikamp wordt er een gezinskorting van 25% toegepast op het totaal bedrag van de inschrijvingen. Dit op voorwaarde dat de deelname aan de activiteit op hetzelfde moment plaatsvinden.

Art 7. Infofiche

Voor ELK kind moet jaarlijks een infofiche volledig ingevuld worden. De fiche moet een handtekening bevatten van de ouders/voogd en moet afgegeven worden op de eerste dag dat het kind naar de werking komt. Deze fiches bieden aanvullende informatie op de info die te vinden is op het inschrijfprogramma.

Art 8. Fiscaal- en mutualiteitsattesten

Na betaling van de volledige factuur worden de vereiste fiscale- en mutualiteitsattesten opgesteld in het online reserveringsysteem. Zodra deze zijn gegenereerd kunnen de attesten worden geraadpleegd en gedownload worden in het persoonlijk account.

Art 9. Rechten en plichten van gebruikers

Rechten

• Gebruik van de infrastructuur
• Gebruik van de sport- en speeltoestellen
• Gebruik van sport- en spelmateriaal

Plichten

• De deelnemers volgen de richtlijnen van de animatoren op.
• Alle kinderen nemen deel aan de activiteiten die aangeboden worden.
• Op bepaalde tijdstippen is er mogelijkheid tot vrij spel.
• Van de deelnemers wordt verwacht dat ze de infrastructuur, het materiaal, de beplanting e.d., respecteren en de geldende reglementen volgen. In geval van moedwillige beschadiging zullen de kosten voor de veroorzaakte schade verrekend worden bij de ouders van diegene die de schade heeft veroorzaakt.
• De ingeschreven kinderen mogen tijdens de uren van de werking het terrein of infrastructuur niet verlaten. Wie de werking vroeger wil verlaten, brengt een ondertekend briefje van de ouders/voogd mee. Ouders melden zich altijd aan wanneer ze hun kind komen ophalen.
• De verantwoordelijke heeft het recht om maatregelen te nemen indien nodig. Aan kinderen die de werking verstoren of onaangepast gedrag vertonen, kan de toegang tot de werking geweigerd worden voor de periode van een jaar. Dit gebeurt steeds na overleg met Team Ontspannen, de hoofdanimatoren, de animatoren en de betrokken ouders/voogd.
• Elektronische apparatuur (gsm, smartwatch, …) mogen niet meegebracht worden naar de werking, deze zijn niet verzekerd.

Art 10. Kledij en verloren voorwerpen

Kinderen moeten bij voorkeur gemakkelijke losse speelkledij aan hebben die vuil mag worden.

Zorg voor aangepaste kledij bij regenweer zoals regenjas en stevige schoenen of laarzen. Bij zonnig weer brengen de kinderen best hoofdbescherming (hoedje, petje,…) en zonnecrème mee. Gelieve uw kind van ’s morgens al in te smeren.

Voor de kleintjes gelieve ook reservekledij te voorzien, een ongelukje is immers snel gebeurd.

Alle persoonlijke spullen dienen voorzien te worden van een naamteken. Verloren voorwerpen worden tot één maand na de werking bijgehouden.

Art 11. Verzekering

Het lokaal bestuur verzekert animatoren en deelnemers voor ongevallen en lichamelijke letsel tijdens de werking.

Bij ongeval verwittigt men onmiddellijk de hoofdanimator. Die zorgt voor eerste hulp en desgevallend voor het oproepen van een arts en de hulpdiensten. Een verzekeringsformulier wordt opgemaakt en doorgegeven aan Team Ontspannen.

B. Sport- en combikamp

Art 12. Kostprijs

De kostprijs voor het sportkamp bedraagt €8 per dag. In deze prijs is begeleiding, verzekering, aanbod en een drankje over de middag inbegrepen.

Art 13. Locaties

De sportkampen gaan door tijdens de schoolvakanties, in het gemeentelijk sportcentrum (Boezingestraat). In bepaalde omstandigheden en in functie van de werking kan afgeweken worden van deze locatie.

Art 14. Doelgroep

Deelnemen aan het sport- en combikamp kan vanaf het jaar dat het kind 6 jaar wordt tot met het jaar dat het kind 12 jaar wordt. Uitzonderingen kunnen door de dienst toegestaan worden.

Art 15. Periodes

De focus voor de organisatie van het sport- en combikamp ligt voornamelijk tijdens de zomer- en paasvakantie. Afhankelijk van de noden kan ook in andere vakanties (herfst-, krokus- en kerstvakantie) werking voorzien worden.

Art 16. Dag indeling

Art 17. Facturatie

De deelnemers van het sport- en combikamp ontvangen bij inschrijving de factuur, voor deze is een betaaltermijn van 14 dagen voorzien. Inschrijvingen dienen altijd vooraf te gebeuren en zijn pas volledig wanneer het volledige bedrag is overgemaakt.

C. Speelpleinwerking

Art 18. Kostprijs

De kostprijs voor de speelpleinwerking bedraagt €3 per halve dag. In deze prijs is begeleiding, verzekering en aanbod inbegrepen.

Art 19. Locaties

De speelpleinwerking gaan door tijdens de schoolvakanties, op gemeentelijk speelpleinen en accommodaties. In bepaalde omstandigheden en in functie van de werking kan afgeweken worden van deze locaties.

Art 20. Doelgroep

Deelnemen aan de speelpleinwerking kan vanaf het jaar dat het kind 5 jaar wordt tot met het jaar dat het kind 14 jaar wordt.

Art 21. Periodes

De focus voor de organisatie van de speelpleinwerking ligt voornamelijk tijdens de zomervakantie. Afhankelijk van de noden kan ook in andere vakanties werking voorzien worden.

Art 22. Dag indeling

Art 23. Facturatie

Inschrijving voor de speelpleinwerking kan zowel vooraf via het reservatieplatvorm als op de dag zelf. De facturatie van de speelpleinwerking wordt gedurende de zomer tweemaal opgemaakt (eind juli en eind augustus).

D. Activiteiten en workshops

Hieronder plaatsen we alle activiteiten en workshops die niet onder de vaste werking omschreven in B en C vallen.

Art 24. Kostprijs

De kostprijs voor activiteiten en workshops wordt afhankelijk van de aard van de activiteit bepaald. Deze houdt rekening met de kostprijs voor de reservatie, begeleiding en het eventuele transport.

Art 25. Doelgroep

De sport- en jeugddienst focussen bij de organisatie van het vrijetijdsaanbod op inwoners van Langemark-Poelkapelle en probeert met het aanbod van activiteiten en workshops een breed publiek binnen de gemeente aan te trekken. De leeftijden worden naar gelang de aard van de activiteit of workshop aangepast.

Art 26. Facturatie

Inschrijvingen gebeuren via het reservatieplatvorm, voor deze is een betaaltermijn van 14 dagen voorzien. Inschrijvingen dienen altijd vooraf te gebeuren en zijn pas volledig wanneer het volledige bedrag is overgemaakt.

Art 27. Inwerkingtreding en opheffing

Dit reglement treedt in werking vanaf goedkeuring gemeenteraad 15 april 2024 en vervangt de reglementen van 16 december 2013 en 13 maart 2017.