Het verslag van de gemeenteraadszitting van 5 februari 2024 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Het audiovisuele zittingsverslag kan u bekijken via deze link. De raadszitting start op 0:00:00 en eindigt op 0:39:35.
Het verslag van de gemeenteraadszitting van 5 februari 2024 wordt goedgekeurd.
Creat, de aankoopcentrale van TMVW heeft een opdracht “Raamovereenkomst voor fysiek aangeleverde uitgaande post” met ref. TMVW-ALL-22-009 opgemaakt.
De opdracht wordt via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking gegund.
De opdracht heeft een looptijd van 4 jaar.
De uitgave voor het lokaal bestuur voor deze opdracht wordt geraamd op € 30.991,74 excl. btw of € 37.500,00 incl. 21% btw per jaar.
Het bestuur beschikte bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden.
Creat/Farys (TMVW) treedt op als aankoopcentrale voor Gemeente Langemark-Poelkapelle bij de gunning en de uitvoering van de opdracht.
De raad neemt kennis van het bestek met nr. TMVW-ALL-22-009 voor de opdracht “Raamovereenkomst voor fysiek aangeleverde uitgaande post”, opgesteld door TMVW, Stropstraat 1 te 9000 Gent.
De raming voor het lokaal bestuur bedraagt € 30.991,74 excl. btw of € 37.500,00 incl. 21% btw per jaar.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De raad keurt de deelname in deze overeenkomst goed.
In toepassing van artikel 2, 6°a en 7°a van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, zal Creat, aankoopcentrale van TMVW optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze leveringen en/of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden of aanbestedende entiteiten, meer bepaald : lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2024, op budgetcode 0110-00/615110/BESTUUR/CBS/0/IP-GEEN (actie GBBG-SECR) en het budget van de volgende jaren.
De gemeenteraad heeft op 28/03/2022 de akte tot vestiging van een opstalrecht goedgekeurd (zie bijlage). De grond werd in opstal gegeven voor 15 jaar aan VK Langemark-Poelkapelle voor de aanleg van een kunstgrasveld. Het onroerend goed is gekend ten kadaster sectie H, perceelnummer 0834AP0000 met een totale oppervlakte van 1ha 75 a 77 ca.
Het lokaal bestuur wenst op dit terrein een beachvolleybalveld aan te leggen. Om dit te kunnen realiseren is het noodzakelijk dat het opstalrecht gedeeltelijk wordt beëindigd via een authentieke akte. De ontwerpakte werd in bijlage toegevoegd.
De opstalgever (lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle) en opstalnemer (VK Langemark-Poelkapelle) zijn akkoord om het recht van opstal vervroegd te beëindigen op het hierna vermeld deel van het onroerend goed:
een perceel grond, gelegen te langemark-Poelkapelle, Boezingestraat 53+, gekend ten kadaster sectie H, deel van het perceelnummer 0834AP0000 met een opgemeten oppervlakte van 5a 91ca volgens het opmetingsplan (zie bijlage) opgemaakt door landmeter-expert D'Hallewin Dries op 3 oktober 2023. De perceelidentificatie is 0834CP0000.
De raad keurt de ontwerpakte tot gedeeltelijke beëindiging van het opstalrecht (goedgekeurd in de gemeenteraad van 28/03/2022) aan VK Langemark-Poelkapelle goed.
De gemeente Langemark-Poelkapelle, rioolbeheerder Fluvius en Aquafin gaan een gezamenlijk afkoppelingsproject uitvoeren in de Boezingestraat (tussen de gemeentegrens met Ieper en de Melkweg), de Groenestraat en Donkerweg . Daarbij zal ook de Boezingestraat volledig vernieuwd worden en het fietspad afgescheiden worden van de rijbaan. Voor de gemeente omvat het project de volgende werken:
Met deze inspanningsverbintenis engageren alle partijen zich om naar best vermogen het project conform dit geïntegreerd projectplan te realiseren, het vastgelegde tijdspad te helpen realiseren, hiervoor tijdig alle beslissingen te nemen en de nodige procedures tijdig op te starten en te doorlopen. Indien één partij vast stelt dat dit niet gehaald kan worden zullen de andere partijen hiervan verwittigd worden en zal de gewenste timing bijgestuurd worden en het projectplan indien nodig aangepast.
Voor de gemeente worden de werken nu geraamd op 2.300.000 euro.
Besluit van de Vlaamse Regering van 10 maart 2006 houdende vaststelling van de regels voor de scheiding tussen de gemeentelijke en de bovengemeentelijke saneringsverplichting en de vaststelling van de zoneringsplannen, gewijzigd door het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014
Besluit van de Vlaamse Regering van 18 december 2015 met betrekking tot de goedkeuring van de stroomgebiedbeheerplannen 2016-2021.
De gemeenteraad keurt de engagementsverklaring en het geïntegreerd projectplan goed.
Het kaderdecreet Vlaamse Handhaving; gericht op de stroomlijning van de Vlaamse Handhavingsregels, voorziet in het verplicht gebruik van het VHP (Vlaams Handhavingsplatform). Het Vlaams Handhavingsplatform start voor alle lokale besturen op 15 december 2023 voor het invoeren van PV’s en verslagen van vaststelling in het kader van het onroerenderfgoed-en varenderfgoeddereet en op 25 maart 2024 voor de invoer van PV’s en verslagen van vaststelling in het kader van VCRO (Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening) en DABM (Decreet Algemene Bepalingen Milieubeleid). Na deze datum moeten de vermelde documenten digitaal worden opgesteld, ondertekend met e-ID, en vervolgens ingegeven worden in het VHP, dat zal instaan voor de kennisgeving ervan aan de bestemmelingen.
Alvorens te kunnen aansluiten moet de stad of gemeente een protocol ondertekenen om toegang te kunnen krijgen tot het platform.
Het Vlaams Handhavingsplatform heeft tot doel om alle informatie rond handhaving op een gecentraliseerde, uniforme, real-time en beveiligde manier ter beschikking te stellen aan alle betrokken autoriteiten en instanties. Dit laat hen toe om rekening te houden met eerder opgestarte procedures en opgelegde sancties, en om efficiënter te handhaven. In het kader van die verhoogde efficiëntie zal het handhavingsplatform ook geïntegreerd worden met de Magda documentendienst, zodat alle partijen de communicatie rond bestuurlijke handhaving efficiënt ontvangen.
Het Vlaams Handhavingsplatform, ontwikkeld in samenwerking met het Agentschap Digitaal Vlaanderen bevat een aantal toepassingen:
Later voorziet men nog een maatregelenregister, dat gerechtelijke en bestuurlijke publieke herstel- en beveiligingsmaatregelen oplijst. Herstel- en beveiligingsmaatregelen worden opgelegd na het vaststellen van publieke schade of dreigende publieke verliezen. Dit zal beschikbaar zijn voor rechtbanken, het Openbaar Ministerie, de herstelinstanties, de beboetingsinstanties, de burgemeesters, de toezichthouders, de geïntegreerde politie en de openbare overheden.
Ook voor burgers en ondernemingen zal het mogelijk worden om hun eigen definitieve bestuurlijke sancties te raadplegen, dankzij een integratie van het handhavingsplatform met Mijn Burgerprofiel en het e-loketondernemers.be.
Een organisatie kan aansluiten op het platform op 2 manieren
Na onderzoek is gebleken dat de meeste IT integratoren de technische connectie niet kunnen realiseren vóór de go-live datum en dat de meeste steden en gemeenten lage volumes aan dossiers behandelen, voor zoverre dit onze scope betreft. Bijgevolg gaat men ervan uit dat alle lokale besturen zullen aansluiten d.m.v. een user interface, althans in de opstartfase. Hiervoor worden verschillende onboardingssessies voor alle betrokken verbalisanten voorzien. In de administratie van Langemark-Poelkapelle zijn er geen verbalisanten aangesteld. PV's worden opgesteld door de lokale politie of ambtenaren van het Vlaams gewest. De politie zal, als federale organisatie, geen PV’s via UI dienen in te brengen en wordt dan ook niet uitgenodigd om deel te nemen aan de onboardingssessies. Volgens het aansluitersBVR zal de politie in de toekomst wel toegang krijgen tot PV's / verslagen van vaststelling via de handhavingsbibliotheek.
De gemeenteraad verleent goedkeuring tot het digitaal ondertekenen van het protocol tussen Agentschap Justitie en Handhaving en de gemeente Langemark-Poelkapelle in het kader van de toegang tot het Vlaams Handhavingsplatform ter omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens.
De gemeenteraad besliste in zitting van 14 november 2022 om de samenwerkingsovereenkomst voor het project ‘Zonnebekestraat/Sint-Juliaanstraat, R004548’ met Fluvius goed te keuren.
Fluvius gunde de opdracht ‘Studieopdracht voor project Zonnebekestraat R004548’ aan Jonckheere Studiebureau bv, Torhoutse Steenweg 378C te 8200 Brugge. Het college besliste in zitting van 21 november 2022 om het gemeentelijk aandeel in deze opdracht goed te keuren.
In het kader van de opdracht “Riolerings- en wegeniswerken Zonnebekestraat” werd een bestek met nr. Projectnr. Fluvius R/004548 opgesteld door de ontwerper, Jonckheere Studiebureau bv, Torhoutse Steenweg 378C te 8200 Brugge.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 773.927,42 excl. btw of € 835.588,25 incl. btw (€ 61.660,83 btw medecontractant).
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij het aangewezen is dat Fluvius System Operator de procedure zal voeren en in naam van Gemeente Langemark-Poelkapelle bij de gunning van de opdracht zal optreden.
Gezamenlijk aankopen kan leiden tot aanzienlijke besparingen en administratieve vereenvoudiging.
Een deel van de kostprijs wordt betaald door Gemeente Langemark-Poelkapelle, Kasteelstraat 1 te 8920 Langemark-Poelkapelle. De raming bedraagt € 293.622,99 excl. btw of € 355.283,82 incl. 21% btw (€ 61.660,83 btw medecontractant) (na aftrek sleufherstel van € 128.178,39)
De raming van het aandeel van Fluvius System Operator bedraagt € 480.304,43 excl. btw (inclusief sleufherstel van € 128.178,39).
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36, en meer bepaald artikels 2, 36° en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
De gemeenteraadsbeslissing van 25 mei 2009 waarbij beslist werd om afstand van bevoegdheid te doen aan de intercommunale WVEM inzake het beheer van afvalwater en hemelwater, en om haar rioleringsnet in te brengen in de intercommunale Infrax (nu Fluvius).
Het bestek met nr. Projectnr. Fluvius R/004548 en de raming voor de opdracht “Riolerings- en wegeniswerken Zonnebekestraat”, opgesteld door de ontwerper, Jonckheere Studiebureau bv, Torhoutse Steenweg 378C te 8200 Brugge worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 773.927,42 excl. btw of € 835.588,25 incl. btw (€ 61.660,83 btw medecontractant). De raming van het gemeentelijk aandeel bedraagt € 293.622,99 excl. btw of € 355.283,82 incl. 21% btw (€ 61.660,83 btw medecontractant).
De raming van het aandeel van Fluvius System Operator bedraagt € 480.304,43 excl. btw.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure.
Fluvius System Operator wordt gemandateerd om de procedure te voeren en in naam van Gemeente Langemark-Poelkapelle bij de gunning van de opdracht op te treden.
In geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, is elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2024, op budgetcode 0200-00/224000/BESTUUR/GR/0/IP-ACT-25.
Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de aanbestedende overheid, Fluvius System Operator.
Project
Een private projectontwikkelaar heeft een verkavelingsaanvraag ingediend voor 22 loten voor halfopen of gesloten woningen en de aanleg van wegenis en openbaar groen.
De wegenis bestaat uit een nieuwe verbinding tussen de Statiestraat en de Donkerweg. Deze is 5,1 m breed in asfalt en laat vlot kruisen van personenwagens toe.
Ter hoogte van de de aansluiting met de Statiestraat is er een asverschuiving omdat een driehoekig stukje van perceel 576M2 (Statiestraat 35A) niet bij het project betrokken is. Daardoor moet ook een kapelletje dat daar geplaatst werd voor de genezing van een ziek familielid, verplaatst worden.
Ter hoogte van de Donkerweg is een verbrede aansluiting voorzien.
Op de hoofdverbinding sluit een doodlopend straatje van 5,2 m breed aan in klinkers.
Het wegenisontwerp met bijhorend bestek werd opgemaakt door het studiebureau Topokor.
Mobiliteit
De nieuwe verkaveling ligt in het centrum van Langemark. Alle voorzieningen liggen binnen wandel- en fietsafstand, net als de hoofdhalte voor het openbaar vervoer op de Markt.
De nieuwe hoofdontsluiting biedt een meer comfortabele ontsluiting voor de bewoners van de Donkerweg naar de Markt en Statiestraat en laat ook toe dat vrachtwagens in de Donkerweg kunnen rijden. Daardoor kan de tijdelijke werfweg van de Boezingestraat naar de Donkerweg afgesloten worden voor doorgaand verkeer en enkel toegankelijk gemaakt worden voor actieve weggebruikers en hulpdiensten.
Voor voetgangers is een voetpad voorzien langs de hoofdweg. Er kan ook een ommetje gemaakt worden door de groenzone via een schorspad.
De loten zijn groot genoeg om twee wagens op eigen terrein te voorzien. Daarnaast zijn er nog 13 parkeerplaatsen voor bezoekersparkeren voorzien langs de hoofdweg. Het zijstraatje is te smal om parkeren toe te laten.
Waterhuishouding
Hemelwater en afvalwater worden gescheiden afgevoerd naar de Statiestraat waar al aansluitingen op het gescheiden rioleringsstelsel voorzien zijn. Het hemelwater wordt maximaal geïnfilreerd in wadi's. Er is een buffer- en infiltratiebekken voorzien in een groenzone achter de nieuwe woningen die aansluit op de achterliggende weide die niet verkaveld wordt.
Zoals eerder in het gemeenteraadsbesluit van 14 november 2022 voorzien, komt er ook in het deel tegen de Donkerweg een publieke infiltratiezone. Daarop sluit ook een drainage aan die voor de afwatering zorgt van de zone tegen de woningen in de Statiestraat.
De provinciale dienst Integraal Waterbeheer heeft een voorwaardelijk gunstig advies gegeven. Het vloerpeil van de woningen op de percelen 20-22 moet op 11.63 komen te liggen.
Het verlies aan ruimte voor water dient gecompenseerd te worden tot peil +11,33 mTAW. (peil middelgrote kans (T100) - toekomstig klimaat) i.p.v. 11,14 m.
Nutsvoorzieningen
De nutsmaatschappijen werd om advies gevraagd.
Er wordt nieuwe riolering aangelegd door de ontwikkelaar. Fluvius gaat akkoord met het ontwerp en legt enkele voorwaarden op m.b.t. aanpassingen aan de knijpconstructie, de fundering en omhulling van buizen en huisaansluitingen, de proeven en de organisatie van werfvergaderingen. Er wordt ook openbare verlichting voorzien (10 lichtpunten), de aanleg van laagspanningsnet en een hoogspanningscabine.
Er is een uitbreiding van de telecommunicatienetten van Wyre en Proximus nodig. Ook het drinkwaternet moet uitgebreid worden. Een ontwerp wordt pas opgemaakt na het verlenen van de vergunning.
Veiligheid
De Brandweer geeft een voorwaardelijk gunstig advies. De verstevigingen van de berm ter hoogte van de aansluiting met de Donkerweg moeten het hele jaar door de nodige draagkracht waarborgen.
Openbaar onderzoek
Tijdens het openbaar onderzoek van 9 november 2023 tot 8 december 2023, is 1 bezwaar ingediend.
Dit bezwaar heeft betrekking op:
De gemeenteraad keurt het wegenisontwerp met bijhorende rooilijn goed. Voor de beslissing van het college van burgemeester en schepenen moeten volgende aanpassingen gebeuren:
Project
De provincie West-Vlaanderen en de gemeenten Langemark-Poelkapelle en Zonnebeke werken aan de heraanleg van de fietspaden tussen de Brugseweg en het centrum in Zonnebeke. Voorliggende aanvraag is de eerste fase, nl. ter hoogte van het kruispunt van de Zonnebekestraat en de Sint Juliaanstraat (het gehucht gekend als Sebastopol). Omdat hier ook riolering moet aangelegd worden, is ook Fluvius een partner in dit deel van het project. De subsidievoorwaarden vragen dat dit rioleringsproject gegund is tegen de zomer. Om die reden wordt voorliggend project 'Zonnebekestraat-Sint Juliaanstraat' als eerste fase aangevraagd en uitgevoerd. Ondertussen wordt verder gewerkt aan het vervolg, nl. de aanleg van fietspaden en grachten tussen de Brugseweg fase 1 en tussen fase 1 en het centrum van Zonnebeke.
Mobiliteit
Ter hoogte van de werken bedraagt de toegestane maximumsnelheid 50 km/uur. Uit metingen blijkt dat er in de Zonnebekestraat dikwijls veel harder gereden wordt. Om een tragere snelheid af te dwingen, is er een asverschuiving voorzien ter hoogte van de woningen nrs. 84-94. Deze asverschuiving wordt gecombineerd met de aanleg van een viertal parkeerplaatsen voor bezoekers. De woningen nrs. 84-88 hebben immers geen plaats op het eigen perceel hiervoor. Dit deel van de Zonnebekestraat wordt heraangelegd in asfalt. Voor de rest van het project is voorzien om de bestaande betonnen rijbaan maximaal te behouden.
Er worden nieuwe, 2 m brede enkelrichtingsfietspaden voorzien. Deze sluiten langs beide uiteinden van het project aan op de tweede fase van het fietspadproject langs de Zonnebekestraat.
In de Sint Juliaanstraat, waar klachten zijn over snel sluipverkeer wordt de rijbaan versmald en komen de boomvakken in de rijbaan i.p.v. het voetpad.
Waterhuishouding
Hemelwater en afvalwater worden gescheiden afgevoerd.
Er wordt een nieuwe afvalwaterriolering aangelegd in de rijbaan die aansluit op de gemengde riolering in de Sint Juliaanstraat.
Langs de oostelijke kant van de Zonnebekestraat wordt een nieuwe, bredere en diepere gracht aangelegd die voor voldoende buffercapaciteit zorgt. Ter hoogte van de hoeve nr. 95 is deze gracht onderbroken. Deze gracht watert af richting Zonnebeke.
De nieuwe hemelwaterriolering in de Sint Juliaanstraat wordt aangesloten op de te behouden gemengde riolering.
Nutsvoorzieningen
De nutsmaatschappijen zijn betrokken bij het project. Er zijn al coördinatievergaderingen geweest. Er worden beperkte aanpassingen aan de netten gedaan. De bovengrondse huisaansluitingen die de straat oversteken, worden ondergronds gebracht.
Openbaar onderzoek
Tijdens het openbaar onderzoek van 18 januari 2024 t.e.m. 16 februari 2024, zijn 7 bezwaren ingediend.
De raad neemt kennis van de opmerkingen en bezwaren en evalueert degene die betrekking hebben op de rooilijn en het wegenisontwerp als volgt:
De gemeenteraad keurt het aangepaste wegenisontwerp met bijhorende rooilijn goed.
De gemeenteraad vraagt te onderzoeken of er in de tweede fase extra parkeerplaatsen voorzien kunnen worden ter hoogte van Zonnebekestraat 100.
De gemeenteraad besliste in zitting van 28 maart 2022 om de engagementsverklaring tussen het provinciebestuur West-Vlaanderen, Fluvius en de gemeente voor de aanleg van nieuwe fietspaden langs de Langemarkstraat en Poelkapellestraat, de aanleg of vernieuwing van riolering en de vernieuwing of herstel van de rijbaan goed te keuren.
Fluvius gunde de opdracht ‘Studieopdracht voor project R/0005689 Langemarkstraat Poelkapellestraat’ aan Plantec NV, Nieuwpoortsesteenweg 399 te 8400 Oostende. Het college besliste in zitting van 27 december 2022 om het gemeentelijk aandeel in deze opdracht goed te keuren.
In het kader van de opdracht “Riolering- en wegeniswerken Langemarkstraat en Poelkapelle” werd een bestek met nr. R/005689 opgesteld door de ontwerper, Plantec NV, Nieuwpoortsesteenweg 399 te 8400 Oostende.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 2.333.246,85 excl. btw of € 2.541.812,23 incl. btw (€ 208.565,38 btw medecontractant).
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij het aangewezen is dat Fluvius System Operator de procedure zal voeren en in naam van Provincie West-Vlaanderen en Gemeente Langemark-Poelkapelle bij de gunning van de opdracht zal optreden.
Gezamenlijk aankopen kan leiden tot aanzienlijke besparingen en administratieve vereenvoudiging.
Een deel van de kostprijs zal betaald worden door Gemeente Langemark-Poelkapelle, Kasteelstraat 1 te 8920 Langemark-Poelkapelle. De raming bedraagt € 658.066,44 excl. btw of € 796.260,40 incl. 21% btw (€ 138.193,95 btw medecontractant) (na aftrek sleufherstel van € 291.452,28)
Een deel van de kostprijs zal betaald worden door Provincie West-Vlaanderen, Koning Leopold III laan 41, Provinciehuis Boeverbos te 8200 Sint-Andries. De raming bedraagt € 335.102,04 excl. btw of € 405.473,47 incl. 21% btw (€ 70.371,43 btw medecontractant).
Het saldo van de kostprijs wordt betaald door Fluvius System Operator. Dit deel bedraagt € 1.340.078,37 (inclusief sleufherstel van € 291.452,28).
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36, en meer bepaald artikels 2, 36° en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
De gemeenteraadsbeslissing van 25 mei 2009 waarbij beslist werd om afstand van bevoegdheid te doen aan de intercommunale WVEM inzake het beheer van afvalwater en hemelwater, en om haar rioleringsnet in te brengen in de intercommunale Infrax (nu Fluvius).
Het bestek met nr. R/005689 en de raming voor de opdracht “Riolering- en wegeniswerken Langemarkstraat en Poelkapelle”, opgesteld door de ontwerper, Plantec NV, Nieuwpoortsesteenweg 399 te 8400 Oostende worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 2.333.246,85 excl. btw of € 2.541.812,23 incl. btw (€ 208.565,38 btw medecontractant).
De raming van het gemeentelijk aandeel bedraagt € 658.066,44 excl. btw of € 796.260,40 incl. 21% btw (€ 138.193,95 btw medecontractant).
De raming van het aandeel van Provincie West-Vlaanderen bedraagt € 335.102,04 excl. btw of € 405.473,47 incl. 21% btw (€ 70.371,43 btw medecontractant).
De raming van het aandeel van Fluvius System Operator bedraagt € 1.340.078,37.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure.
Fluvius System Operator wordt gemandateerd om de procedure te voeren en in naam van Gemeente Langemark-Poelkapelle bij de gunning van de opdracht op te treden.
In geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, is elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2024, op budgetcode 0200-00/224000/BESTUUR/GR/0/IP-ACT-28.
Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de aanbestedende overheid, Fluvius System Operator.
In het kader van de opdracht “Aanbrengen van asfalt in verschillende buurtwegen” werd een bestek met nr. 20241114 opgesteld door de Technische Dienst.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 142.912,50 excl. btw of € 172.924,13 incl. 21% btw (€ 30.011,63 btw medecontractant).
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
art. 42, §1, 1) a) - Waarde ligt lager dan de drempel
Het bestuur beschikte bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 143.000,00 niet) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
Het bestek met nr. 20241114 en de raming voor de opdracht “Aanbrengen van asfalt in verschillende buurtwegen”, opgesteld door de Technische Dienst worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 142.912,50 excl. btw of € 172.924,13 incl. 21% btw (€ 30.011,63 btw medecontractant).
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2024, op budgetcode 0200-00/224000/BESTUUR/GR/0/IP-ACT-16.
De stookinstallatie van het sportcenter is aan vernieuwing toe.
Farys, aanvullende diensten TMVW, heeft een opdracht ‘Raamovereenkomst voor het aanstellen van een studiebureau technieken’ opgemaakt. De opdracht werd via openbare procedure gegund aan Dobbelaere Maarten Architectenbureau, Tweekapellenstraat 15 te 9050 Gentbrugge.
Het college besliste in zitting van 6 februari 2023 om in te stappen in deze raamovereenkomst. Het ereloon werd geraamd op € 20.000,00 excl. btw of € 24.200,00 incl. 21% btw.
Er werd een plaatsbezoek uitgevoerd en een voorstel van uit te voeren werken bezorgd.
Het college besliste in zitting van 22 januari 2024 om een aanvraag in te dienen voor de opmaak van ontwerp voor de vernieuwing van de stookinstallatie. Er wordt geopteerd om de stookinstallatie te vervangen door een nieuwe warmtepompinstallatie. De voorlopige raming bedraagt € 415.200,00 excl. btw.
Hieruit volgt dat het ereloon hoger zal zijn dan verwacht. Aangezien dit hoger dan € 30.000 excl. btw zal zijn, is de gemeenteraad bevoegd.
Het ereloon voor ontwerp en opvolging van de werken wordt geraamd op € 37.000,00 excl. btw of € 44.770,00 incl. 21% btw.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36, en meer bepaald artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
De beslissing van de gemeenteraad van 10 maart 2014 waarbij beslist werd om toe te treden tot de divisie Aanvullende Diensten van TMVW.
De raad neemt kennis van de opdracht “Raamovereenkomst voor het aanstellen van studiebureau technieken” die via openbare procedure werd gegund door Farys, Aanvullende diensten TMVW aan Dobbelaere Maarten Architectenbureau, Tweekapellenstraat 15 te 9050 Gentbrugge.
De raming van het ereloon voor de opmaak van ontwerp en de opvolging van de werken bedraagt € 37.000,00 excl. btw of € 44.770,00 incl. 21% btw
De raad beslist om in te stappen in de raamovereenkomst.
In toepassing van artikel 2, 6°a en 7°b van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, treedt Farys, Aanvullende diensten TMVW op als aankoopcentrale in die zin dat ze de overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot werken leveringen of diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden of aanbestedende entiteiten, o.a. lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2024, op budgetcode 0740-00/221000/BESTUUR/CBS/0/IP-ACT-15.
Om de komende jaren belangrijke stappen vooruit te zetten op het vlak van waterkwaliteit, berekende de VMM reductiedoelstelling per gemeente (vuilvracht). Elke rioolbeheerder of gemeente heeft hierdoor een duidelijk beeld gekregen van de inspanningen die de komende jaren nog minimum geleverd moeten worden voor de verdere aanleg van infrastructuur.
Voor Langemark-Poelkapelle werd bepaald dat tegen 2027 658 IE's (inwonersequivalenten) aan te sluiten waren. Project R/005309 is één van de te realiseren projecten voor de doelstellingen van 2027. Hiermee worden 7 IE's gerealiseerd. Om deze realisatie tot een goed einde te brengen zullen Fluvius en de gemeente Langemark-Poelkapelle samenwerken.
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst goed.
Met de vorming van de nieuwe woonmaatschappijen zal een nieuw toewijsmodel in werking treden. De Vlaamse overheid schetste een breed kader waarmee de toewijzingsraden van de woonmaatschappijen aan de slag gaan om tot een concrete invulling te komen.
De woonmaatschappij neemt het initiatief om een toewijzingsraad op te richten. Alle gemeenten van het werkingsgebied zijn vertegenwoordigd in de toewijzingsraad, aangevuld met relevante huisvestings- en welzijnsactoren uit het werkingsgebied van de woonmaatschappij. De woonmaatschappij zit de toewijzingsraad voor.
In het werkingsgebied van Thuiswest is de Toewijzingsraad aangesteld. Deze bestaat, naast de vertegenwoordigers vanuit Thuiswest uit onderstaande leden.
| Gemeenten | Effectief lid | Plaatsvervangend lid |
1 | Roeselare | Floortje Scheldeman | Hanne Dierynck |
2 | Staden | Dorine Ligneel | Wouter Tyberghien |
3 | Hooglede | Steven Vandenbussche | Hanne Dierynck |
4 | Lichtervelde | Joost Boeve | Olivier Van der Heyden |
5 | Ardooie | Caroline De Bels | Jennifer Rodrigues |
6 | Moorslede | Wim Goemaere | Geert Leenknecht |
7 | Izegem | Benoit Sintobin | Tom Verbeke |
8 | Ledegem | Ria Vandaele | Eva Demeyer |
9 | Ingelmunster | Christine Vandevoorde | Katrien Vandecasteele |
10 | Torhout | Stefanie Callewaert | Nog te bepalen |
11 | Poperinge | Bauke Pouseele | Leen Vandevyver |
12 | Vleteren | Günther Goudeseune | Els Havegheer |
13 | Zonnebeke | Annelies Hommez | Evelien Van Ootegem |
14 | Langemark-Poelkapelle | Delfien Denorme | Annelies Hommez |
| Welzijnssector | Effectief lid | Plaatsvervangend lid |
15 | VAPH | St. Idesbald – Thierry Dooms | Tordale – Evy De Geytere |
16 | Jongerenwelzijn | Xplo – Patricia Vanlede | Xplo – Nele Boeve |
17 | CAW | CAW centraal – Liesbet Mullie | CAW centraal – Lies Vandenbussche |
18 | GGZ | Netwerk Kwadraat – Jeroen Devos | Netwerk Kwadraad – Joke Castelein |
19 | Vereniging waar armen het woord nemen | tKringske – Sarah Vancompernolle | Claudine Rogiers – voorzitter tKringske |
De toewijzingsraad van Thuiswest heeft op basis van het nieuwe regelgevend kader en het traject in nauw overleg met de leden van de toewijsraad een ontwerp van toewijzingsreglement opgemaakt. Hierbij is lokaal maatwerk mogelijk voor enerzijds het instellen van een strengere lokale bindingsvoorwaarde (pijler 1) en anderzijds voor het afbakenen van specifieke doelgroepen (pijler 3).
Daarnaast schrijft de regelgeving ook voor dat de woonmaatschappij de gemeente op de hoogte brengt van de beslissingen met betrekking tot de versnelde toewijzingen (pijler 2). De gemeenteraad kan echter enkel het ontwerp van toewijzingsreglement amenderen voor wat betreft de strengere woonbinding en de specifieke doelgroepen.
De woonmaatschappij integreert de goedgekeurde toewijzingsreglementen in het definitieve toewijzingsreglement. De woonmaatschappij bezorgt vervolgens het toewijzingsreglement aan de minister opdat hij zijn vernietigingstoezicht kan uitoefenen.
Motivering
De toewijzingsraad van Thuiswest heeft ervoor geopteerd om geen strengere lokale woonbinding op te nemen. De toewijzingsraad wenst geen criterium te voorzien die de standaard langdurige woonbinding voorafgaat.
Daarnaast heeft de toewijzingsraad bij consensus beslist dat na de langdurige woonbinding met de gemeente wel rekening wordt gehouden met de langdurige woonbinding van de kandidaat-huurder met het werkingsgebied van de woonmaatschappij.
Binnen de toewijsraad werd besloten om voor de verdeling van de toewijzing over de doelgroepen, en voor het bepalen van de volgorde waarop aanvragen voor versnelde toewijzing behandeld zullen worden, te werken met een puntensysteem dat rekening houdt met de dringendheid van de woonvraag.
Toewijzingen aan specifieke doelgroepen ( pijler 3) worden opgenomen in de verschillende lokale toewijsreglementen.
Jaarlijks zal er door de toewijsraad een evaluatie gebeuren voor deze besluiten.
Vlaamse Codex Wonen van 2021, meer bepaald artikels 6.12 t.e.m. 6.14.
Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021, meer bepaald artikels 6.22 t.e.m. 6.28.
De gemeenteraad geeft haar goedkeuring aan het ontwerp van het toewijsreglement zoals voorgelegd door de toewijsraad van woonmaatmaatschappij Thuiswest.
De gemeenteraad neemt kennis van het huishoudelijk reglement.
FOD Binnenlandse Zaken – Identiteit en Burgerzaken heeft een opdracht ‘Raamovereenkomst voor leveringen en diensten gebruikt in de stem- en telbureaus en in de kieshoofdbureaus’ met ref. IBZ-ADIB-ELECT-2/2023 opgemaakt. In deze raamovereenkomst is de levering van stemhokjes opgenomen.
De opdracht wordt gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
Het lokaal bestuur wenst stemhokjes en het nodige verkiezingsmateriaal aan te kopen.
De uitgave wordt geraamd op € 6.050,00 excl. btw of € 7.320,50 incl. 21% btw.
FOD Binnenlandse Zaken – Identiteit en Burgerzaken treedt op als aankoopcentrale voor o.a. lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle bij de gunning en de uitvoering van de opdracht.
De raad neemt kennis van de opdracht ‘Raamovereenkomst voor leveringen en diensten gebruikt in de stem- en telbureaus en in de kieshoofdbureaus’ opgemaakt door FOD Binnenlandse Zaken - Identiteit en Burgerzaken.
De raming voor het gemeentelijk aandeel bedraagt € 6.050,00 excl. btw of € 7.320,50 incl. 21% btw.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
De raad keurt de deelname in deze raamovereenkomst goed.
In toepassing van artikel 2, 6°a en 7°a van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, treedt FOD Binnenlandse Zaken – Identiteit en Burgerzaken op als aankoopcentrale in die zin dat ze leveringen en/of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden of aanbestedende entiteiten, meer bepaald : lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2024, op budgetcode 0130-00/600150/BESTUUR/CBS/0/IP-GEEN (actie GBBG-BZ).
Ouders die een kindje verliezen na minder dan 140 dagen zwangerschap, kunnen dit niet wettelijk laten registreren bij de gemeente.
Om de ouders van sterrenkindjes een hart onder de riem te steken, wil het lokaal bestuur een symbolisch sterrenregister opstarten.
In het sterrenregister kunnen ouders alle stilgeboren kindjes, ongeacht de zwangerschapsduur, registreren. Ook ouders die een tijdje geleden hun kindje verloren, kunnen een registratie doen. Deze symbolische aangifte heeft geen juridische gevolgen. Als ouders dat willen, ontvangen ze na registratie een symbolisch attest.
Een registratie in het (digitaal) sterrenregister zal online kunnen of op afspraak in de dienst burgerzaken en kan voor kindjes waarvan minstens één van de ouders in onze gemeente woont.
Ouders kunnen vrijblijvend ook een (gratis) sterretje vragen om te bevestigen aan het herdenkingsmonument op de sterretjesweide op de begraafplaats te Langemark. Deze sterretjesweide werd enkele jaren geleden ingericht en is een herdenkingszone die een strooiweide omvat en een herdenkingsmonument met zones voor het bevestigen van een herdenkingssterretje.
Aan het herdenkingsmonument kan, ook retroactief, een uniform sterretje aangebracht worden ongeacht er een uitstrooiing heeft plaatsgevonden in de sterretjesweide. Het lokaal bestuur voorziet de mogelijkheid om een gravure (naam + datum) aan te brengen in het sterretje en staat in voor de aanmaak alsook de bevestiging van het sterretje.
De gemeenteraad keurt het openen van een sterrenregister goed waarin ouders van stilgeboren kindjes, ongeacht de duur van de zwangerschap, de mogelijkheid krijgen om hun kindje te registreren. Ouders zullen hierbij de keuze hebben om al dan niet symbolisch een naam en/of voornaam aan het kindje te geven. De aangifte kan retroactief gebeuren. Deze symbolische aangifte zal geen juridische gevolgen hebben.
Een registratie in het (digitaal) sterrenregister zal online kunnen of op afspraak in de dienst burgerzaken en kan voor kindjes waarvan minstens één van de ouders in onze gemeente woont.
Het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle heeft de gebouwen en gronden (perceel 0556/00H000) in erfpacht van de kerkfabriek Sint -Paulus.
De erfpacht loopt ten einde op 31/12/2026. In samenspraak met Chiro Lange Jo wenst het lokaal bestuur op zoek te gaan naar een nieuwe huisvesting. Dit kan niet voor 31/12/2026 worden gerealiseerd waardoor een tijdelijk verlengd verblijf opportuun is. Hiervoor wordt een engagementsverklaring opgemaakt.
Tussen:
Het Lokaal Bestuur Langemark-Poelkapelle, Kasteelstraat 1, 8920 Langemark-Poelkapelle, vertegenwoordigd door Koen Bentein, Voorzitter Gemeenteraad en Jochen Vermote, Algemeen Directeur Lokaal Bestuur Langemark-Poelkapelle.
en
Chiro Lange Jo, Donkerweg z.n. 8920 Langemark-Poelkapelle, vertegenwoordigd door Sandro Vanpeteghem en Jarne Dewyse.
en
Kerkfabriek Sint-Paulus Bekering Langemark, Eeckhoutmolenstraat 5A, 8920 Langemark, vertegenwoordigd door Luc Gryson, voorzitter en Danny Jonckheere, secretaris.
Het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle heeft de gebouwen en gronden (perceel 0556/00H000) in erfpacht van de kerkfabriek Sint -Paulus.
De erfpacht loopt ten einde op 31/12/2026. In samenspraak met Chiro Lange Jo wenst het lokaal bestuur te onderzoeken of er een mogelijkheid is om Chiro Lange Jo van nieuwe huisvesting te voorzien. Dit kan niet voor 31/12/2026 worden gerealiseerd waardoor een tijdelijk verlengd verblijf opportuun is.
Het Lokaal Bestuur Langemark-Poelkapelle en de Kerkfabriek Langemark streven ernaar dat Chiro Lange Jo hun jeugdwerking kan blijven organiseren in de bovengenoemde gebouwen na 31/12/2026 tot een alternatieve ruimte beschikbaar is. Hiervoor sluiten het Lokaal Bestuur Langemark-Poelkapelle en de Kerkfabriek Sint-Paulus na 31/12/2026 een gebruiksovereenkomst af waarbij de gebouwen ter beschikking kunnen worden gesteld van Chiro Lange Jo.
Chiro Lange Jo werkt mee aan het uitwerken van een alternatieve huisvesting voor haar werking.
De financiële regeling, vastgelegd in de akte tot vestiging van de erfpacht (dd. 1/04/2005), waarbij het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle jaarlijks erfpacht betaalt aan de kerkfabriek Sint-Paulus blijft lopen tot Chiro Lange Jo zijn intrek neemt in de nieuwe lokalen.
Vanaf 2027 wordt de huurprijs als volgt berekend:
basisvergoeding x nieuw indexcijfer
aanvangsindexcijfer
waarbij:
- de basisvergoeding = 312,35 EUR
- nieuw indexcijfer = indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand december voorafgaand aan het jaar waarin de huurprijs wordt geïndexeerd (basis 1996=100)
- aanvangsindexcijfer = index van de consumptieprijzen voor december 1999 (= 104,61)
De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd en voor 1 juni van elk jaar gestort op het rekeningnummer BE91 7383 0700 0776 van de kerkfabriek Sint-Paulus Langemark.
Deze engagementsverklaring treedt in werking na goedkeuring op de gemeenteraad op 11 maart 2024 en loopt t.e.m. 1 januari 2035.
Deze engagementsverklaring kan voor 1 januari 2035 worden stopgezet.
Vertegenwoordigers Chiro Lange Jo:
Sandro Vanpeteghem Jarne Dewyse
Kerkfabriek Langemark Sint-Paulus:
Luc Gryson Danny Jonckheere
Voorzitter Kerkfabriek Secretaris Kerkfabriek
Lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle:
Koen Bentein Jochen Vermote
Voorzitter Gemeenteraad Algemeen Directeur
Tot op heden kan het feestmateriaal enkel door vastgelegde groepen gratis ontleend worden. Het reglement wordt uitgebreid met enkele groepen die tegen betaling materiaal kunnen ontlenen. Daarnaast wordt de voorrang tussen beide doelgroepen bepaald en werden de prijzen toegevoegd.
Het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle is eigenaar van de diverse materialen die zij via de gemeentelijke Uitleendienst verhuurt aan:
Het materiaal wordt niet ter beschikking gesteld van particulieren en voor alle activiteiten georganiseerd buiten de grenzen van de gemeente Langemark-Poelkapelle. In uitzondering wordt materiaal gratis uitgeleend aan omliggende gemeentebesturen.
Prijs groep 1
Het materiaal kan gratis ontleend worden. Een overzicht van het materiaal wordt hieronder opgenomen samen met de bijhorende vergoeding in geval van verlies of beschadiging.
Soort materiaal |
Aantal |
Opmerking | Vergoeding per object bij verlies of diefstal (conform de nieuwwaarde) |
Plooitafel (100 x 60 cm) | 90 |
| 193 € |
Klapstoelen | 620 | per 50 in kar | 15 € |
Grote tafels 8p (groene poten) | 70 |
| 123 € |
Schraagplanken | 35 |
| 100 € |
Toogtafels met nadar | 6 |
| 50 € |
Nadars (2,5 m) | 270 |
| 88 € |
Nadar met C3 | 50 |
| 100 € |
Podiumelementen (2 x 1 m) | 36 |
| 700 € |
Spreekgestoelte | 2 |
| 173 € |
Spoelbakken (vast in tap) | 1 |
| 100 € |
Podium koers | 1 |
| 250 € |
Vlaggenmasten | 20 |
| 172 € |
Vlag gemeente Langemark-Poelkapelle |
| Zelf af te halen* | 15 € |
Vlag Europa |
| Zelf af te halen* | 15 € |
Vlag België |
| Zelf af te halen* | 15 € |
Vlag Vlaamse Leeuw |
| Zelf af te halen* | 15 € |
Geluidsinstallatie met versterker, 2 boxen, cd-speler en micro op statief (borg 250 €) |
1 |
Zelf af te halen* |
3.614 € |
Geluidsinstallatie op wagen[Ga1] | 1 | Zelf af te halen* | 100 € |
Beamer (borg 250 €) | 2 | Zelf af te halen* | 350 € |
Projectiescherm (borg 50 €) | 1 | Zelf af te halen* | 250 € |
Geluidsmeter (borg 250 €) | 1 | Zelf af te halen* | 2.419€ |
Prijs groep 2
Het materiaal kan mits betaling ontleend worden. Een overzicht van het materiaal wordt hieronder opgenomen samen met de bijhorende vergoeding voor de huur en in geval van verlies of beschadiging. Het materiaal wordt steeds geleverd, behalve wanneer vermeld wordt dat het zelf af te halen is. De aanvrager staat dan zelf in voor afhalen en terugbrengen. De juiste locatie wordt gecommuniceerd door de medewerker van de Uitleendienst. Voor technisch materiaal wordt voor en na telkens de werking door een medewerker van de gemeentelijke Uitleendienst gecontroleerd.
De minimum retributie bedraagt € 50.
Soort materiaal |
Aantal |
Prijs huur |
Opmerking | Vergoeding per object bij verlies of diefstal (conform de nieuwwaarde) |
Plooitafel (100 x 60 cm) | 90 | 1,20 € |
| 193 € |
Klapstoelen | 620 | 0,60 € | per 50 in kar | 15 € |
Grote tafels 8p (groene poten) | 70 | 1,60 € |
| 123 € |
Schraagplanken | 35 | 2,00€ |
| 100 € |
Toogtafels met nadar | 6 | 1,00€ |
| 50 € |
Nadars (2,5 m) | 270 | 0,50 € |
| 88 € |
Podiumelementen (2 x 1 m) | 36 | 6,00 € |
| 700 € |
Spreekgestoelte | 2 | 10,00€ |
| 173 € |
Spoelbakken (vast in tap) | 1 | 10,00 € |
| 100 € |
Podium koers | 1 | 10,00 € |
| 250 € |
Vlaggenmasten | 20 | 4,00 € |
| 172 € |
Vlag gemeente Langemark-Poelkapelle |
| 1,00€ | Zelf af te halen* | 15 € |
Vlag Europa |
| 1,00€ | Zelf af te halen* | 15 € |
Vlag België |
| 1,00€ | Zelf af te halen* | 15 € |
Vlag Vlaamse Leeuw |
| 1,00€ | Zelf af te halen* | 15 € |
Geluidsinstallatie met versterker, 2 boxen, cd-speler en micro op statief (borg 250 €) |
1 | 80,00€ |
Zelf af te halen* |
3.614 € |
Geluidsinstallatie op wagen | 1 | 20,00€ | Zelf af te halen* | 100 € |
Beamer (borg 250 €) | 1 | 40,00€ | Zelf af te halen* | 350 € |
Projectiescherm (borg 50 €) | 1 | 20,00€ | Zelf af te halen* | 250 € |
Geluidsmeter (borg 250 €) | 1 | 10,00€ | Zelf af te halen* | 2.419€ |
Volgende bepalingen worden gemaakt voor de reservatie van het materiaal:
De aanvraag wordt gedaan via https://reservaties.langemark-poelkapelle.be/.
De aanvragen van groep 1 hebben voorrang op groep 2 bij dubbelreservatie. 6 weken voor het evenement is de reservatie definitief en vervalt de voorrang.
De aanvragen worden prioritair behandeld volgens de datum waarop deze worden ingediend.
Het toekennen van materiaal gebeurt op basis van beschikbaarheid van eigen personeel en materiaal, zolang de voorraad strekt.
De aanvrager van groep 1 ontvangt bij goedkeuring een orderbevestiging en eventueel een waarborgfactuur per mail. De waarborg moet 30 dagen voor het evenement op rekening (BE83 0960 0023 2215) van het lokaal bestuur betaald worden, of onmiddellijk indien de aanvraag minder dan 30 dagen op voorhand gebeurt.
De aanvrager van groep 2 ontvangt bij goedkeuring een orderbevestiging en factuur en/of waarborgfactuur per mail. De waarborg of factuur moet 30 dagen voor het evenement op rekening (BE83 0960 0023 2215) van het lokaal bestuur gestort worden, of onmiddellijk indien de aanvraag minder dan 30 dagen dagen op voorhand gebeurt.
De waarborg wordt teruggestort op het rekeningnummer van de aanvrager binnen de maand na het evenement, na correcte teruggave van het materiaal. Er kan niet contant betaald worden.
Behoudens de uitzonderingen die in het overzicht in artikel 2 met een * zijn aangeduid, wordt het gereserveerde materiaal door de technische dienst van het lokaal bestuur gebracht en opgehaald op de afgesproken plaats. De plaats van levering en ophaling is dezelfde.
Het materiaal wordt geleverd tijdens de werkuren en niet op zaterdagen, zondagen en feestdagen. Een uitzondering op deze regel dient uitdrukkelijk toegelaten te worden door de bevoegde schepen. Het gemeentelijk materiaal wordt niet buiten de grenzen van Langemark-Poelkapelle geleverd.
Het gemeentelijk materiaal kan zowel binnen als buiten gebruikt worden. Indien het materiaal in openlucht gebruikt wordt, is de huurder verplicht de nodige voorzorgsmaatregelen te treffen opdat eventuele schade, diefstal of verlies van de materialen vermeden wordt.
De huurder dient alle veiligheidsmaatregelen te nemen en de materialen te gebruiken waarvoor ze dienen. De huurder verbindt zich er toe het materiaal in geen geval uit te lenen of te verhuren aan derden.
Indien de activiteit niet plaatsvindt, brengt de huurder het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle hiervan 7 dagen op voorhand zelf op de hoogte.
Eventuele beschadiging, diefstal of verlies van het materiaal vallen ten laste van de huurder. Het materiaal dient geordend en gepoetst klaar te staan voor ophaling, en dit in dezelfde staat zoals het werd afgeleverd. Indien dit niet zo is, worden de werkuren van de technische dienst aangerekend zoals bepaald in het meest recente retributiereglement.
De staat van het materiaal wordt bij het ophalen door de technische dienst gecontroleerd. Ingeval van breuk of verlies, zal de huurder het tarief van nieuwwaarde aangerekend worden zoals vastgesteld in artikel 2. In geval de materialen kunnen hersteld worden, zullen de herstelkosten worden doorgerekend aan de huurder.Indien blijkt dat een ontlener herhaaldelijk veel meer materiaal bestelt dan dat er daadwerkelijk wordt meegenomen en/of gebruikt, kan er een bedrag tot 250 € worden aangerekend.
Het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle is bevoegd om de reservatie vastgelegd via https://reservaties.langemark-poelkapelle.be/ zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande tussenkomst te beëindigen indien blijkt dat één of meerdere verklaringen van de ontlener onvervulbaar of onjuist zijn of indien een of meerdere vervallen facturen onbetaald zijn gebleven.
Na drie gevallen van schade of verlies waarbij de ontlener aansprakelijk werd gesteld, of bij het manifest niet naleven van het reglement kan het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle beslissen om de ontlener voor een vast te stellen periode het recht tot aanvragen te ontzeggen.
Het college van burgemeester en schepenen beslist voor ieder van bovengenoemde gevallen over de gepaste sanctie.
Door het ontlenen van het materiaal verklaart de huurder zich akkoord met het naleven van dit reglement.
Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen of andere schadelijke gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal.
Eventuele bezwaren die voortvloeien uit dit reglement moeten aangetekend gemeld worden aan het college van Burgemeester en Schepenen. Alle betwiste en niet in dit reglement voorziene gevallen worden door het college van Burgemeester en Schepenen beslecht.
Dit reglement treedt in werking één maand na de goedkeuring van de gemeenteraad van 11 maart 2024. Door de goedkeuring van het retributiereglement feestmateriaal wordt het voorgaande reglement van 21 februari 2022 opgeheven.
Naar aanleiding van de recreatieve hotspot tussen het vijverpark en de vrijbosroute wordt een barbecue-toestel geplaatst in de loop van februari. Om een veilig gebruik van de barbecue en omgeving te garanderen wordt een gebruiksreglement opgesteld die bij de barbecue zal geplaatst worden. Alsook online bekend zal gemaakt worden en dus raadpleegbaar is op de website. Dit reglement is opgesteld op basis van gelijkaardige reglementen en adviezen van gemeenten die ervaring hebben met een openbare barbecue.
Bij de barbecue wordt een metalen emmer voorzien om de gedoofde asresten in te deponeren alsook een staalborstel om het rooster schoon te maken. Beide worden stevig bevestigd aan/bij de barbecue.
Er wordt een officiële opening voorzien van deze recreatieve hotspot op 29 maart om 17u. Deze datum is gekozen vóór de effectieve periode dat het toestel mag gebruikt worden en dient als een test gebruik.
De gemeenteraad gaat akkoord met het gebruiksreglement voor de openbare barbecue nabij het vijverpark.
Lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle is niet aansprakelijk bij eventuele ongevallen of schade aan derden. Indien schade aan het park, het toestel of het meubilair neem contact op met de technische dienst van Langemark-Poelkapelle. Hierbij geldt het laatst goedgekeurde retributiereglement voor prestaties technische dienst.
Volgende wijzigingen worden voorgesteld:
Artikel 34 |Sleutels-Badge
Gebruikers zoals bepaald in hoofdstuk 3 kunnen een persoonlijke badge verkrijgen bij Team ontspannen (sportcentrum). Voor de badge wordt €15 waarborg aangerekend. De badge geeft toegang tot de gereserveerde zaal door de gebruiker. De badge moet opgeladen worden aan de voordeur of wandlezer bij de zaal. De waarborg wordt terugbetaald bij teruggave van de badge en na ondertekening van het voorziene document. Bij verlies van de badge komt de waarborg toe aan het lokaal bestuur. Indien een nieuwe badge moet voorzien worden, wordt een nieuwe waarborg aangerekend. Het is ten strengste verboden om de badge(s) van de infrastructuur aan derden te geven.
Hoofdstuk 1 | Infrastructuur
Artikel 1
Lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle stelt onder bepaalde voorwaarden volgende gemeentelijke zalen en lokalen ter beschikking aan het verenigingsleven, particulieren en lokale handelaars.
Zalen :
Lokalen :
Het gebruik van de gemeentelijke sporthallen voor wat betreft sportactiviteiten en het Dorpshuis in Poelkapelle vallen niet onder dit reglement.
Hoofdstuk 2 | Activiteiten
Artikel 2
De infrastructuur laat een gevarieerd aanbod aan activiteiten toe. Deze activiteiten worden onderverdeeld in verschillende categorieën.
A | Niet-dynamische activiteiten:
Activiteiten met een zittend publiek of constante doorloop van bezoekers zoals podiumactiviteiten, concerten, theatervoorstellingen, quizzen, lezingen, beurzen, take-away, tentoonstellingen, vrijzinnige rouwdiensten, ceremonie,...
B | Maaltijden:
Recepties, soupers of maaltijden aangeboden aan derden zoals verenigingsmaaltijden, borrels, communiefeesten, …
C | Dynamische activiteiten:
Activiteiten met bewegend karakter zoals (kinder)fuiven, bals, dansfeest, megafuiven, …
D | Activiteiten met educatief, sportief of recreatief karakter:
Activiteiten van verenigingen met een beperkte publieksopkomst zoals een kaarting, vergaderingen, workshops, cursussen, ledenbijeenkomsten, lessenreeksen, repetities, …
Artikel 3 | Definities (mega)fuiven en privéfeesten
Hoofdstuk 3 | Gebruikers
Artikel 4 | Categorieën gebruikers
Het gebruik van de gemeentelokalen wordt toegelaten voor verschillende gebruikers. Deze worden onderverdeeld in volgende categorieën.
Categorie gebruiker 1
Categorie gebruiker 2
Categorie gebruiker 3
Categorie gebruiker 4
Categorie gebruiker 5
Artikel 5 | uitsluiting dynamische activiteiten
Gebruikers uit categorie 3, 4 en 5 kunnen geen dynamische activiteiten organiseren in de gemeentelijke zalen en lokalen.
Artikel 6 | Voorrangsregels
Hoofdstuk 4 | Reservatie
Artikel 7 | Reservaties.lp.be
Artikel 8 | Periode reservaties
De aanvraag dient minstens 7 kalenderdagen en maximaal 18 maanden vooraf ingediend te worden via reservaties.lp.be. Bij betwisting of onduidelijkheden met betrekking tot de aanvraag neemt het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing.
Een vereniging heeft nooit “verworven rechten” op een bepaalde datum..
Artikel 9 | Optie
De aanvrager kan een optie nemen op één of meerdere zalen en lokalen. Deze geldt maximum 14 dagen. Een optie vervalt automatisch als er geen bevestiging van de boeking komt.
Artikel 10 | Annuleren reservatie
Annuleren kan via reservaties.lp.be. Wanneer je de reservatie wil annuleren, dan kan dat kosteloos tot en met 7 kalenderdagen voor het gebruik. Indien de reservatie van de aangevraagde zaal geannuleerd wordt minder dan 8 kalenderdagen voor het gebruik, dan wordt een vergoeding aangerekend voor de reeds gedane administratieve en interne organisatiekosten die het gebruik van de infrastructuur voorafgaan.
Artikel 11 | Dringende reservaties
Voor dringende aangelegenheden kan de toelating verleend worden door de bevoegde schepen of zijn afgevaardigde, die de aanvraag ter regularisatie en bekrachtiging voorlegt aan het College van Burgemeester en Schepenen in de eerstvolgende zitting.
Hoofdstuk 5 | Betalingswijze
Artikel 12 | Betaling
De aanvrager krijgt afhankelijk van zijn gebruikerscategorie een factuur toegestuurd op het e-mailadres of per post, zoals opgegeven in het reservatieprogramma. De factuur moet onmiddellijk betaald worden bij reservatie.
Artikel 13 | Annulatiekost
Bij niet-gebruik van de zaal of het lokaal of bij laattijdige annulatie, zoals omschreven in artikel 10, wordt er € 50 aangerekend.
Artikel 14 | Waarborg
Indien een waarborg wordt aangerekend, dient deze op voorhand te worden betaald via online betaling op reservaties.lp.be.
Indien aan voorwaarden voldaan is, wordt de waarborgsom na afloop van het gebruik aan de aanvrager terugbetaald op het rekeningnummer die de aanvrager heeft doorgegeven. De vergoedingen, bepaald in Hoofdstuk 6, artikel 16 en artikel 17 kunnen van de waarborgsom afgehouden worden, onverminderd de mogelijkheid om toegebrachte schade na schatting door een deskundige in rekening te brengen aan de aanvrager.
Hoofdstuk 6 |Aansprakelijkheid
Artikel 15 | Verzekering
De aanvrager dient in te staan voor de verzekering inzake eventuele tentoongestelde voorwerpen en eigen gebruikte materialen, alsook voor wat betreft de burgerlijke aansprakelijkheid.
Het lokaal bestuur of de zaalverantwoordelijke kan niet worden verantwoordelijk gesteld voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen van de gebruikers of voor gebeurlijke ongevallen van welke aard ook.
Artikel 16 | Verlichting en verwarming
De aanvrager is wegens het gebruik aansprakelijk voor alle veroorzaakte schade. Hij dient te zorgen voor het rein houden van de gebruikte lokalen en zalen, voor het doven van de lichten en van de verwarming, voor het sluiten van de vensters en deuren, voor het uitvoeren van een preventieronde ter voorkoming van brand en ervoor te zorgen dat geen huisdieren in zalen en lokalen komen. Indien hieraan geen gevolg gegeven is, zullen de meerkosten inzake verlichting of verwarming worden aangerekend, met een minimum van € 25.
Artikel 17 | Melden van gebreken
Indien de aanvrager gebreken aan de zaal niet meldt aan de zaalverantwoordelijke of via de QR-code die in de zaal hangt, voor de start van de activiteit, wordt de aangebrachte schade als van de vereniging beschouwd en aangerekend.
Artikel 18 | Evenementen meer dan 100 personen
Voor publiek toegankelijke evenementen met meer dan 100 verwachte bezoekers, moeten de gebruikers voldoen aan de voorwaarden die opgelegd worden in de goedkeuring van het evenement. De machtiging kan verkregen worden na invoeren van het evenement op het digitaal platform EagleBe.
Hoofdstuk 7 | Algemene en bijzondere bepalingen
Artikel 19 | Uitzonderingen
Het College beslist in alle niet binnen dit reglement bepaalde gevallen en kan eventuele uitzonderingen op het reglement toestaan. Uitzonderingsmaatregelen worden schriftelijk aangevraagd aan het College van Burgemeester en Schepenen, Kasteelstraat 1 te 8920 Langemark-Poelkapelle, onthaal@lp.be. Het College van Burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om bepaalde activiteiten te weigeren.
Artikel 20 | Misbruik reservaties
Indien er privégebruik van de gemeentelijke infrastructuur wordt vastgesteld door aanvragers namens een vereniging van categorie 1 en 2, wordt overgegaan tot het opleggen van een geldboete van € 500 en een schrapping van gebruik door de vereniging voor 1 jaar. De zalen of de lokalen kunnen niet worden doorverhuurd aan derden. Doorverhuring geeft aanleiding tot schorsing van de aanvrager.
Artikel 21 | Schoonmaak
Artikel 22 | Muzieklicentie
Artikel 23 | Geluidsniveau
Artikel 24 | Affichering
Aankondigingen, prijslijsten e.d. dienen uitsluitend op de daartoe voorziene prikborden te worden aangebracht, of op de mobiele wand in cafetaria De Krune. Er mogen geen affiches op andere plaatsen in de zaal rondgehangen worden. Kosten van herstel na beschadiging worden à rato doorgerekend aan de aanvrager. (Zie art. 17)
Artikel 25 | Vergoeding toiletgebruik
In de zalen of lokalen kan geen toegangsgeld of vergoeding worden gevraagd om de toiletten te gebruiken, met uitzondering van megafuiven. In andere gevallen zijn de toiletten openbaar.
Artikel 26 | Verbod wagens, heftruck, ...
Om de vloer niet te beschadigen is het ten strengste verboden om met wagens, heftrucks, e.d. in de gebruikte accommodatie te rijden. Bakken, podiumelementen, e.d. kunnen op geen enkel ogenblik verplaatst worden zonder deze op te tillen.
Artikel 27 | Afval
Alle afval wordt meegenomen door de gebruiker. Afval dat in de zalen of lokalen achter gelaten wordt, wordt geregistreerd als sluikstorten.
Artikel 28 | Bijzondere bepaling vergaderzaal sportcentrum
Artikel 29 | Bijzondere bepaling sporthal Den Tap
Bij verhuringen van sporthal Den Tap voor niet-sportgebonden activiteiten wordt enkel de volledige sportzaal verhuurd. Nevenverhuringen van zaalgedeelten zijn niet mogelijk.
Artikel 30 | Bijzondere bepaling gebruik Cafetaria De Stek
Artikel 31 | Bijzondere bepaling gebruik VIP-ruimte voetbal
De aanvrager kan via reservaties.lp.be een aanvraag tot gebruik van de ruimte doen. Verdere afspraken omtrent drankverbruik, sleutels, ... gebeuren dan via de zaalverantwoordelijke van VIP-ruimte voetbal.
Hoofdstuk 8 |Tarieven
Grote zalen (volgens bepaling artikel 1)
| Act Cat A Niet- dynamisch | Act Cat B Maaltijden | Act Cat C Dynamische | Act Cat D Educatief, sportief en recreatief karakter |
Gebruiker Cat 1 | 0,00 € | 0,00 € | 0,00€ | 0,00€ |
Gebruiker Cat 2 | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € 300€ waarborg bij fuif 500 € waarborg megafuif | 0,00 € |
Gebruiker Cat 3 | 50 € | 50 € | Niet mogelijk | 50 € per gebruik Vanaf meer dan 25 gebruiken per jaar: 1300 € per jaar |
Gebruiker Cat 4 | 330 € | 330 € | Niet mogelijk | 330€ |
Gebruiker Cat 5 | 330 € | 330 € | Niet mogelijk | 330 € |
Kleine zalen (volgens bepaling artikel 2) (’t Klasje en polyvalente zaal Den Tap, VIP Ruimte voetbal)
| Act Cat A Niet- dynamisch | Act Cat B Maaltijden | Act Cat C Dynamische | Act Cat D Educatief, sportief en recreatief karakter |
Gebruiker Cat 1 | 0,00€ | 0,00€ | 0,00€ | 0,00€ |
Gebruiker Cat 2 | 0,00€ | 0,00€ | 0,00€ | 0,00€ |
Gebruiker Cat 3 | 40€ | 40€ | Niet mogelijk | 40€ per gebruik Vanaf meer dan 10 gebruiken per jaar: 600 € per jaar |
Gebruiker Cat 4 | 130€ | 130€ | Niet mogelijk | 130€ |
Gebruiker Cat 5 | 130€ | 130€ | Niet mogelijk | 130€ |
Lokalen (volgens bepaling artikel 2) (Bovenlokaal De Hazebrug en Vergaderzaal sportcentrum en bovenlokaal ‘t Madointje)
| Act Cat A Niet- dynamisch | Act Cat B Maaltijden | Act Cat C Dynamische | Act Cat D Educatief, sportief en recreatief karakter |
Gebruiker Cat 1 | 0,00 € | 0,00 € | Niet mogelijk | 0,00 € |
Gebruiker Cat 2 | 0,00 € | Niet mogelijk | Niet mogelijk | 0,00 € |
Gebruiker Cat 3 | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk | 15 € |
Gebruiker Cat 4 | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk | 25 € |
Gebruiker Cat 5 | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk | 25 € |
Cafetaria De Krune, LDC De Stek (in Zorgcampus Langemark-Poelkapelle)
| Act Cat A Niet- dynamisch | Act Cat B Maaltijden | Act Cat C Dynamische | Act Cat D Educatief, sportief en recreatief karakter |
Gebruiker Cat 1 | 0,00€ | 0,00€ | Niet mogelijk | 0,00€ |
Gebruiker Cat 2 | 0,00€ | Niet mogelijk | Niet mogelijk | 0,00€ |
Gebruiker Cat 3 | 330€ | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk |
Gebruiker Cat 4 | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk |
Gebruiker Cat 5 | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk |
Artikel 32
De tarieven gelden per gebruik voor de duur van de activiteit volgens goedkeuring van reservatie. Uitgezonderd voor de dynamische activiteiten, indien de gebruikte tijd voor het klaarzetten van de zaal (maximum een halve dag) en de opkuis van de zaal (maximum een halve dag) werden aangevraagd via reservaties.lp.be. Zoniet worden bijkomende huurgelden gevraagd aan het tarief van de dynamische activiteiten in de zaal.
Artikel 33 | Capaciteit
Het maximum aantal toegelaten personen per aard van de activiteit staat geafficheerd aan de inkom van elke zaal en lokaal en op de website www.lp.be. Deze kunnen onder geen enkel beding worden overschreden.
Artikel 34 |Sleutels-Badge
Gebruikers zoals bepaald in hoofdstuk 3 kunnen een persoonlijke badge verkrijgen bij Team ontspannen (sportcentrum). Voor de badge wordt €15 waarborg aangerekend. De badge geeft toegang tot de gereserveerde zaal door de gebruiker. De badge moet opgeladen worden aan de voordeur of wandlezer bij de zaal. De waarborg wordt terugbetaald bij teruggave van de badge en na ondertekening van het voorziene document. Bij verlies van de badge komt de waarborg toe aan het lokaal bestuur. Indien een nieuwe badge moet voorzien worden, wordt een nieuwe waarborg aangerekend. Het is ten strengste verboden om de badge(s) van de infrastructuur aan derden te geven.
Artikel 35 | Inwerkingtreding reglement
Dit reglement treedt in werking na de goedkeuring van de gemeenteraad d.d. 11 maart 2024. Hierdoor vervalt het vorige reglement d.d. 13 november 2024.
Het reglement voor de sportcentra werd aangepast in functie van de saltosleutels.
Volgend artikel werd toegevoegd:
Artikel 45 |Sleutels-Badge
Gebruikers van het sportcentrum die passen binnen het regelement kunnen een persoonlijke badge verkrijgen bij Team ontspannen (sportcentrum). Voor de badge wordt €15 waarborg aangerekend. De badge geeft toegang tot de gereserveerde zaal door de gebruiker. De badge moet opgeladen worden aan de voordeur of wandlezer bij de zaal. De waarborg wordt terugbetaald bij teruggave van de badge en na ondertekening van het voorziene document. Bij verlies van de badge komt de waarborg toe aan het lokaal bestuur. Indien een nieuwe badge moet voorzien worden, wordt een nieuwe waarborg aangerekend. Het is ten strengste verboden om de badge(s) van de infrastructuur aan derden te geven.
De raad keurt onderstaand reglement goed:
REGLEMENT OP HET GEBRUIK VAN GEMEENTELIJKE SPORTCENTRA
A. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Dit reglement is van toepassing op de gemeentelijke sportcentra van Langemark-Poelkapelle.
Artikel 2
De term “sporthal” omvat in dit reglement de grote sportzaal en de kleedkamers, voor wat betreft het gebruik ervan voor sportactiviteiten. De term “sportcentrum” omvat de grote sportzaal en de dojo, de kleedkamers, toiletten en de inkomhal. Deze worden ter beschikking gesteld aan groeperingen of individuen onder de voorwaarden in dit reglement bepaald.
Artikel 3
De sporthal en het sportcentrum worden beheerd door het College van Burgemeester en Schepenen. Dit met uitzondering van sportkaffée Eleven.
Artikel 4
Beide accommodaties zijn toegankelijk tijdens de weekdagen en tijdens de weekends van 8.00 tot 24 uur, afhankelijk van de geplande activiteiten. Op wettelijke feestdagen zijn de sportaccommodaties gesloten. Het College van Burgemeester en Schepenen kan uitzonderingen toestaan op de openings- en sluitingsregelingen. In geen geval kan schadeloosstelling gevorderd worden van het Lokaal Bestuur voor het niet ter beschikking stellen van het sportcentrum.
Artikel 5
Alle betreders van het sportcentrum en de sporthal, individueel of in groep, worden verondersteld kennis te hebben genomen van dit huishoudelijk reglement en ermee akkoord te gaan.
De gebruikers en bezoekers dienen zich steeds behoorlijk te gedragen en het huishoudelijk reglement te respecteren.
Artikel 6
De zaalverantwoordelijke is belast met de correcte uitvoering van het huishoudelijk reglement. Klachten worden aan het College van Burgemeester en Schepenen overgemaakt. In geval van betwisting zal het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing nemen.
Artikel 7
Afwijkingen op dit huishoudelijk reglement kunnen uitzonderlijk toegestaan worden, mits schriftelijke toelating van het College van Burgemeester en Schepenen.
B. GEBRUIK
Artikel 8
Het gebruik van het sportcentrum wordt enkel toegelaten voor sportdoeleinden, nl. sporttrainingen, wedstrijden, tornooien en gezonde ontspanning.
Het gebruik van de sporthal wordt toegelaten voor sporttrainingen, wedstrijden, tornooien, manifestaties (waarvan de opbrengst gebruikt wordt ten bate van een liefdadig humanitair, sociaal of cultureel doel of bestemd wordt voor gemeentelijk erkende verenigingen) en gezonde ontspanning.
Voor het gebruik van de sporthal voor niet-sportgebonden activiteiten, wordt verwezen naar het reglement verhuur zalen en lokalen van het Lokaal Bestuur Langemark-Poelkapelle.
Artikel 9
Reservaties voor het sportcentrum en sporthal Den Tap gebeuren online via reservaties.langemark-poelkapelle.be.
Artikel 10
Het eigenlijke sportterrein mag niet betreden worden vóór en verlaten worden na de overeengekomen gebruikersperiode.
Artikel 11
De sportbeoefenaars in de sportaccommodatie zijn verplicht om de toegewezen kleedkamer te gebruiken.
De toewijzing van de kleedkamers gebeurt door de zaalverantwoordelijke. De te gebruiken kleedkamer wordt vermeld op het infobord aan het bureau van de sportdienst. De sportbeoefenaars mogen enkel die kleedkamers gebruiken die hen toegewezen zijn door de zaalverantwoordelijke.
Artikel 12
De kleedkamers staan ter beschikking 15 minuten voor en 15 minuten na (30 minuten bij wedstrijd) de overeengekomen gebruikersperiode.
Artikel 13
Elke groep sporters wijst bij de aanvraag voor reservatie een clubverantwoordelijke aan. Deze clubverantwoordelijke staat in voor de orde in de kleedkamers en op het gebruikte terrein. Indien de clubverantwoordelijke bij het betreden van de kleedkamers of sportzaal, schade, misbruiken of wanorde bemerkt, dient hij onmiddellijk de zaalverantwoordelijke te verwittigen. Dit kan via sport@lp.be.
Artikel 14
Indien zich geen sporters meer in de kleedkamer bevinden, sluit de gebruiker de kleedkamers af.
C. AANVRAGEN, BETALINGEN & TARIEVEN
Artikel 15
Aanvragen tot reservaties van personen binnen de gemeente, dienen ingediend te worden via reservaties.langemark-poelkapelle.be, voor verder vragen kan je altijd terecht in het sportcentrum.
Sportdienst Langemark-Poelkapelle
Boezingestraat 51A
8920 Langemark-Poelkapelle
tel. 057/200547
fax. 057/213547
zaalwachterssportcentrum@gmail.com
Artikel 16
Huuraanvragen voor repeterend gebruik dienen ingediend te worden vóór 10 juli van elk kalenderjaar bij de sportdienst. De definitieve toewijzing van huurdata en uren gebeurt vervolgens op 15 augustus van dat kalenderjaar. Repeterende aanvragen ingediend na 10 juli kunnen nog toegekend worden door de sportdienst, indien eerder gemaakte reservaties daardoor niet in het gedrang komen.
Artikel 17
Aanvragen tot reservaties van personen buiten de gemeente dienen zich bij hun eerste aanvraag te richten tot het College van Burgemeester en Schepenen die de nodige toelating tot het gebruik kan verlenen. Deze aanvraag dient min. 30 kalenderdagen vooraf ingediend te worden bij het College van Burgemeester en Schepenen.
Artikel 18
Geen vereniging of groepering mag van de sportaccommodaties gebruik maken zonder voorafgaandelijk schriftelijke toestemming van de sportdienst. Deze schriftelijke toestemming wordt via mail bezorgd aan de aanvrager.
Artikel 19
De huurders mogen geen andere bestemming geven aan de zaal dan deze waarvoor ze is afgehuurd. De lokalen mogen door de huurders niet aan derden in gebruik worden gegeven.
Artikel 20
Alle aanvragen, zowel van binnen als buiten de gemeente kunnen max. 18 maanden voor de activiteit worden gereserveerd.
Artikel 21
Betalingen voor huur van de accommodaties gebeuren per factuur op basis van het aanvraagformulier.
De aanvragen voor eenmalige activiteiten worden maandelijks overgemaakt aan de financiële dienst.
De aanvragen voor repeterende activiteiten worden jaarlijks overgemaakt aan de financiële dienst.
De factuur voor de eenmalige activiteiten dient binnen de maand (na datum van het opstellen van de factuur) te worden betaald met vermelding van de referentie, bepaald op het aanvraagformulier.
De factuur voor de repeterende activiteiten dient halfjaarlijks te worden betaald, telkens vóór 31 januari en vóór 31 augustus.
1) Voorrangsregels
Artikel 22
Bij het reserveren van de sportaccommodaties zal tot 1 maand vóór de activiteit prioriteit toegekend worden aan onderstaande voorwaarden.
Artikel 23
Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om bepaalde aanvragen te weigeren mits motivatie.
2) Annulatie
Artikel 24
Bij niet-gebruik van de gereserveerde zaal dient de sportdienst minstens 24 uur voor de datum van de activiteit verwittigd te worden. Bij niet-gebruik van de zaal of het lokaal of bij laattijdige annulering, minder dan 2 uur voor de datum van de activiteit wordt er € 50 aangerekend.
3) Tarieven
SPORTACTIVITEITEN | SPORTCENTRUM | SPORTHAL DEN TAP | |||||
zaal 1 | zaal 2 | dojo | ganse zaal | 1/2 zaal | 1/3 zaal | ||
| aanvragen per uur | |||||||
| aanvragers binnen de gemeente | lokaal bestuur & scholen per uur | gratis | gratis | gratis | gratis | gratis | gratis |
| erkende verenigingen per uur | gratis | gratis | gratis | gratis | gratis | gratis | |
| privé-personen per uur | 20,00 € | 20,00 € | 12,50 € | 20,00 € | 10,00 € | 7,00 € | |
| aanvragers buiten de gemeente | individuen en verenigingen per uur | 25,00 € | 25,00 € | 15,00 € | 25,00 € | 12,50 € | 10,00 € |
| aanvragen per (halve) dagen | |||||||
| aanvragers binnen de gemeente | lokaal bestuur, scholen en erkende verenigingen per halve dag | gratis | gratis | gratis | gratis | gratis | gratis |
| anderen per halve dag | 60,00 € | 60,00 € | 50,00 € | 60,00 € | 40,00 € | 25,00 € | |
| anderen per dag | 75,00 € | 75,00 € | 60,00 € | 75,00 € | 60,00 € | 40,00 € | |
| aanvragers buiten de gemeente | per halve dag | 120,00 € | 120,00 € | 100,00 € | 120,00 € | 80,00 € | 50,00 € |
| per pad | 150,00 € | 150,00 € | 120,00 € | 150,00 € | 120,00 € | 80,00 € | |
Artikel 25
Bovenstaande tarieven zijn van toepassing voor activiteiten op weekdagen tussen 16u en 21.30u, op woensdag vanaf 13u en op zaterdag en zondag. Voor activiteiten buiten deze tijdszone wordt 1/3 korting toegestaan.
D. AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 26
De aanvrager zal zich tegen wettelijke aansprakelijkheid verzekeren. Voor ongevallen die zich in de sporthal voordoen, draagt het lokaal bestuur geen verantwoordelijkheid, tenzij deze het gevolg zijn van ondeugdelijkheid van materialen en toestellen eigendom van het lokaal bestuur.
Artikel 27
De aanvrager is verantwoordelijk voor de naleving van de reglementering en het betalen van de huur.
Artikel 28
Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor verlies/diefstal van persoonlijke bezittingen, sportuitrusting, kledij, materiaal, enz.. Gevonden voorwerpen worden 1 maanden bewaard in het bureau van de sportdienst.
Artikel 29
Indien de vereniging gebreken aan de zaal of de kleedkamer niet meldt aan de zaalverantwoordelijke vóór de start van de activiteit, wordt de aangebrachte schade als van de vereniging beschouwd en aangerekend.
Artikel 30
Het College van Burgemeester en Schepenen, de sportfunctionaris, en de zaalverantwoordelijke hebben altijd het recht toezicht uit te oefenen in het hele sportcentrum. Zij hebben eveneens het recht de personen (spelers en toeschouwers) die zich onbetamelijk gedragen of de opgelegde richtlijnen niet volgen, uit het gebouw te verwijderen of te laten verwijderen door tussenkomst van de politie. Het College van Burgemeester en Schepenen kan een toegangsverbod voor een bepaalde periode opleggen.
Artikel 31
Het College van Burgemeester en Schepenen kan te allen tijde het sportcentrum sluiten, om reden van openbaar nut, veiligheid en hygiëne of in geval van overmacht, zonder dat enige bezoeker of groep van bezoekers hiervoor schadevergoeding kan eisen.
Artikel 32
De zaalverantwoordelijke heeft het recht bijzondere maatregelen te treffen, vereist door de omstandigheden of noodwendigheden. Alle niet voorziene zaken zullen door de zaalverantwoordelijke, al of niet in samenspraak met het lokaal bestuur, opgelost worden.
F. HUISHOUDELIJKE BEPALINGEN
Artikel 33
Personen die zich in de sportzaal van het sportcentrum begeven moeten schoeisel dragen dat geen schade aan de vloer kan veroorzaken. Indien men schoenen met zwarte zolen of hakken draagt mag men zich enkel via de zwarte beschermingsmatten verplaatsen. In de dojo is het dragen van schoeisel ten strengste verboden.
Artikel 34
Om de sportvloer niet te beschadigen en onnodig te bevuilen, moet het indoor sportschoeisel in de kleedkamer aangetrokken worden.
Artikel 35
Het is verboden
Artikel 36
De toegang tot de sportaccommodaties wordt geweigerd aan:
Artikel 37
Verenigingen die activiteiten willen organiseren met dieren, dienen hiervoor voorafgaandelijk hun toelating te vragen aan het College van Burgemeester en Schepenen.
Artikel 38
De toegang tot het bureau van de sportdienst is enkel toegestaan om sleutels af te halen of terug te brengen en voor reserveringen en inlichtingen. Indien de sportfunctionaris of zaalverantwoordelijke afwezig is, is de toegang tot het bureau verboden.
Artikel 39
Het is toegestaan om publiciteit te maken bij competities en tornooien tijdens de gereserveerde periode. De publiciteit dient na afloop echter onmiddellijk verwijderd worden.
Artikel 40
Aan het begin en einde van elke gebruikersperiode zal de zaalverantwoordelijke in het sportcentrum het terrein opstellen en opruimen. Het opruimen gebeurt 5 minuten voor het einde van het uur. De clubs ruimen hun eigen materiaal zelf op. Hierbij plaatsen ze het gebruikte materiaal ordelijk terug op de daartoe voorziene plaats. Deze voorziene plaats kan gecheckt worden op het bergplan die in de bergruimte hangt.
In de sporthal zorgen de gebruikers zelf voor het klaarzetten en opruimen van het materiaal. De gebruikers zorgen ervoor dat het materiaal na gebruik op een ordentelijke manier terug op zijn plaats wordt gezet. Hierbij wordt het bergplan opgevolgd die ophangt in de berging.
Artikel 41
Na gebruik dienen sportzalen, kleedkamers en/of de vergaderzaal in ordelijke toestand worden achter gelaten. Gebeurt dit niet wordt een boete van 25 euro aangerekend om het opruimwerk te vergoeden.
Artikel 42
Alle sporten moeten beoefend worden volgens de regels eigen aan de beoefende sporttak. Onsportief optreden en grove inbreuken op de sportreglementering kunnen aanleiding geven tot onmiddellijke verwijdering uit het sportcomplex.
Artikel 43
Supporters mogen de sporthal betreden via de zwarte matten, naar de tribunes die in de sportzaal opgesteld staan. De sportactiviteit mag echter niet verstoord worden. Verder is hun toegang verleend tot de inkomhal, de toiletten en de cafetaria.
Artikel 44
Affiches voor sportmanifestaties die men wenst op te hangen in de sportaccommodaties kunnen afgegeven worden bij de sportdienst. De affiches worden opgehangen aan de daarvoor voorzien box in de inkomhal. In het sportcentrum mogen enkel affiches opgehangen worden die in verband staan met sportactiviteiten.
Artikel 45 Sleutels-Badge
Gebruikers van het sportcentrum die passen binnen het regelement kunnen een persoonlijke badge verkrijgen bij Team ontspannen (sportcentrum). Voor de badge wordt €15 waarborg aangerekend. De badge geeft toegang tot de gereserveerde zaal door de gebruiker. De badge moet opgeladen worden aan de voordeur of wandlezer bij de zaal. De waarborg wordt terugbetaald bij teruggave van de badge en na ondertekening van het voorziene document. Bij verlies van de badge komt de waarborg toe aan het lokaal bestuur. Indien een nieuwe badgemoet voorzien worden, wordt een nieuwe waarborg aangerekend. Het is ten strengste verboden om de badge(s) van de infrastructuur aan derden te geven.
Artikel 46
Dit reglement treedt in werking op 11 maart 2024. Door de goedkeuring van dit retributiereglement sportzalen wordt het voorgaande huishoudelijk reglement van 28 maart 2022 opgeheven op het ogenblik van de inwerkingtreding van het goedgekeurd reglement op 11 maart 2024.
De gemeenteraad neemt akte.