Volgende wijzigingen worden voorgesteld:
Artikel 34 |Sleutels-Badge
Gebruikers zoals bepaald in hoofdstuk 3 kunnen een persoonlijke badge verkrijgen bij Team ontspannen (sportcentrum). Voor de badge wordt €15 waarborg aangerekend. De badge geeft toegang tot de gereserveerde zaal door de gebruiker. De badge moet opgeladen worden aan de voordeur of wandlezer bij de zaal. De waarborg wordt terugbetaald bij teruggave van de badge en na ondertekening van het voorziene document. Bij verlies van de badge komt de waarborg toe aan het lokaal bestuur. Indien een nieuwe badge moet voorzien worden, wordt een nieuwe waarborg aangerekend. Het is ten strengste verboden om de badge(s) van de infrastructuur aan derden te geven.
Hoofdstuk 1 | Infrastructuur
Artikel 1
Lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle stelt onder bepaalde voorwaarden volgende gemeentelijke zalen en lokalen ter beschikking aan het verenigingsleven, particulieren en lokale handelaars.
Zalen :
Lokalen :
Het gebruik van de gemeentelijke sporthallen voor wat betreft sportactiviteiten en het Dorpshuis in Poelkapelle vallen niet onder dit reglement.
Hoofdstuk 2 | Activiteiten
Artikel 2
De infrastructuur laat een gevarieerd aanbod aan activiteiten toe. Deze activiteiten worden onderverdeeld in verschillende categorieën.
A | Niet-dynamische activiteiten:
Activiteiten met een zittend publiek of constante doorloop van bezoekers zoals podiumactiviteiten, concerten, theatervoorstellingen, quizzen, lezingen, beurzen, take-away, tentoonstellingen, vrijzinnige rouwdiensten, ceremonie,...
B | Maaltijden:
Recepties, soupers of maaltijden aangeboden aan derden zoals verenigingsmaaltijden, borrels, communiefeesten, …
C | Dynamische activiteiten:
Activiteiten met bewegend karakter zoals (kinder)fuiven, bals, dansfeest, megafuiven, …
D | Activiteiten met educatief, sportief of recreatief karakter:
Activiteiten van verenigingen met een beperkte publieksopkomst zoals een kaarting, vergaderingen, workshops, cursussen, ledenbijeenkomsten, lessenreeksen, repetities, …
Artikel 3 | Definities (mega)fuiven en privéfeesten
Hoofdstuk 3 | Gebruikers
Artikel 4 | Categorieën gebruikers
Het gebruik van de gemeentelokalen wordt toegelaten voor verschillende gebruikers. Deze worden onderverdeeld in volgende categorieën.
Categorie gebruiker 1
Categorie gebruiker 2
Categorie gebruiker 3
Categorie gebruiker 4
Categorie gebruiker 5
Artikel 5 | uitsluiting dynamische activiteiten
Gebruikers uit categorie 3, 4 en 5 kunnen geen dynamische activiteiten organiseren in de gemeentelijke zalen en lokalen.
Artikel 6 | Voorrangsregels
Hoofdstuk 4 | Reservatie
Artikel 7 | Reservaties.lp.be
Artikel 8 | Periode reservaties
De aanvraag dient minstens 7 kalenderdagen en maximaal 18 maanden vooraf ingediend te worden via reservaties.lp.be. Bij betwisting of onduidelijkheden met betrekking tot de aanvraag neemt het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing.
Een vereniging heeft nooit “verworven rechten” op een bepaalde datum..
Artikel 9 | Optie
De aanvrager kan een optie nemen op één of meerdere zalen en lokalen. Deze geldt maximum 14 dagen. Een optie vervalt automatisch als er geen bevestiging van de boeking komt.
Artikel 10 | Annuleren reservatie
Annuleren kan via reservaties.lp.be. Wanneer je de reservatie wil annuleren, dan kan dat kosteloos tot en met 7 kalenderdagen voor het gebruik. Indien de reservatie van de aangevraagde zaal geannuleerd wordt minder dan 8 kalenderdagen voor het gebruik, dan wordt een vergoeding aangerekend voor de reeds gedane administratieve en interne organisatiekosten die het gebruik van de infrastructuur voorafgaan.
Artikel 11 | Dringende reservaties
Voor dringende aangelegenheden kan de toelating verleend worden door de bevoegde schepen of zijn afgevaardigde, die de aanvraag ter regularisatie en bekrachtiging voorlegt aan het College van Burgemeester en Schepenen in de eerstvolgende zitting.
Hoofdstuk 5 | Betalingswijze
Artikel 12 | Betaling
De aanvrager krijgt afhankelijk van zijn gebruikerscategorie een factuur toegestuurd op het e-mailadres of per post, zoals opgegeven in het reservatieprogramma. De factuur moet onmiddellijk betaald worden bij reservatie.
Artikel 13 | Annulatiekost
Bij niet-gebruik van de zaal of het lokaal of bij laattijdige annulatie, zoals omschreven in artikel 10, wordt er € 50 aangerekend.
Artikel 14 | Waarborg
Indien een waarborg wordt aangerekend, dient deze op voorhand te worden betaald via online betaling op reservaties.lp.be.
Indien aan voorwaarden voldaan is, wordt de waarborgsom na afloop van het gebruik aan de aanvrager terugbetaald op het rekeningnummer die de aanvrager heeft doorgegeven. De vergoedingen, bepaald in Hoofdstuk 6, artikel 16 en artikel 17 kunnen van de waarborgsom afgehouden worden, onverminderd de mogelijkheid om toegebrachte schade na schatting door een deskundige in rekening te brengen aan de aanvrager.
Hoofdstuk 6 |Aansprakelijkheid
Artikel 15 | Verzekering
De aanvrager dient in te staan voor de verzekering inzake eventuele tentoongestelde voorwerpen en eigen gebruikte materialen, alsook voor wat betreft de burgerlijke aansprakelijkheid.
Het lokaal bestuur of de zaalverantwoordelijke kan niet worden verantwoordelijk gesteld voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen van de gebruikers of voor gebeurlijke ongevallen van welke aard ook.
Artikel 16 | Verlichting en verwarming
De aanvrager is wegens het gebruik aansprakelijk voor alle veroorzaakte schade. Hij dient te zorgen voor het rein houden van de gebruikte lokalen en zalen, voor het doven van de lichten en van de verwarming, voor het sluiten van de vensters en deuren, voor het uitvoeren van een preventieronde ter voorkoming van brand en ervoor te zorgen dat geen huisdieren in zalen en lokalen komen. Indien hieraan geen gevolg gegeven is, zullen de meerkosten inzake verlichting of verwarming worden aangerekend, met een minimum van € 25.
Artikel 17 | Melden van gebreken
Indien de aanvrager gebreken aan de zaal niet meldt aan de zaalverantwoordelijke of via de QR-code die in de zaal hangt, voor de start van de activiteit, wordt de aangebrachte schade als van de vereniging beschouwd en aangerekend.
Artikel 18 | Evenementen meer dan 100 personen
Voor publiek toegankelijke evenementen met meer dan 100 verwachte bezoekers, moeten de gebruikers voldoen aan de voorwaarden die opgelegd worden in de goedkeuring van het evenement. De machtiging kan verkregen worden na invoeren van het evenement op het digitaal platform EagleBe.
Hoofdstuk 7 | Algemene en bijzondere bepalingen
Artikel 19 | Uitzonderingen
Het College beslist in alle niet binnen dit reglement bepaalde gevallen en kan eventuele uitzonderingen op het reglement toestaan. Uitzonderingsmaatregelen worden schriftelijk aangevraagd aan het College van Burgemeester en Schepenen, Kasteelstraat 1 te 8920 Langemark-Poelkapelle, onthaal@lp.be. Het College van Burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om bepaalde activiteiten te weigeren.
Artikel 20 | Misbruik reservaties
Indien er privégebruik van de gemeentelijke infrastructuur wordt vastgesteld door aanvragers namens een vereniging van categorie 1 en 2, wordt overgegaan tot het opleggen van een geldboete van € 500 en een schrapping van gebruik door de vereniging voor 1 jaar. De zalen of de lokalen kunnen niet worden doorverhuurd aan derden. Doorverhuring geeft aanleiding tot schorsing van de aanvrager.
Artikel 21 | Schoonmaak
Artikel 22 | Muzieklicentie
Artikel 23 | Geluidsniveau
Artikel 24 | Affichering
Aankondigingen, prijslijsten e.d. dienen uitsluitend op de daartoe voorziene prikborden te worden aangebracht, of op de mobiele wand in cafetaria De Krune. Er mogen geen affiches op andere plaatsen in de zaal rondgehangen worden. Kosten van herstel na beschadiging worden à rato doorgerekend aan de aanvrager. (Zie art. 17)
Artikel 25 | Vergoeding toiletgebruik
In de zalen of lokalen kan geen toegangsgeld of vergoeding worden gevraagd om de toiletten te gebruiken, met uitzondering van megafuiven. In andere gevallen zijn de toiletten openbaar.
Artikel 26 | Verbod wagens, heftruck, ...
Om de vloer niet te beschadigen is het ten strengste verboden om met wagens, heftrucks, e.d. in de gebruikte accommodatie te rijden. Bakken, podiumelementen, e.d. kunnen op geen enkel ogenblik verplaatst worden zonder deze op te tillen.
Artikel 27 | Afval
Alle afval wordt meegenomen door de gebruiker. Afval dat in de zalen of lokalen achter gelaten wordt, wordt geregistreerd als sluikstorten.
Artikel 28 | Bijzondere bepaling vergaderzaal sportcentrum
Artikel 29 | Bijzondere bepaling sporthal Den Tap
Bij verhuringen van sporthal Den Tap voor niet-sportgebonden activiteiten wordt enkel de volledige sportzaal verhuurd. Nevenverhuringen van zaalgedeelten zijn niet mogelijk.
Artikel 30 | Bijzondere bepaling gebruik Cafetaria De Stek
Artikel 31 | Bijzondere bepaling gebruik VIP-ruimte voetbal
De aanvrager kan via reservaties.lp.be een aanvraag tot gebruik van de ruimte doen. Verdere afspraken omtrent drankverbruik, sleutels, ... gebeuren dan via de zaalverantwoordelijke van VIP-ruimte voetbal.
Hoofdstuk 8 |Tarieven
Grote zalen (volgens bepaling artikel 1)
| Act Cat A Niet- dynamisch | Act Cat B Maaltijden | Act Cat C Dynamische | Act Cat D Educatief, sportief en recreatief karakter |
Gebruiker Cat 1 | 0,00 € | 0,00 € | 0,00€ | 0,00€ |
Gebruiker Cat 2 | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € 300€ waarborg bij fuif 500 € waarborg megafuif | 0,00 € |
Gebruiker Cat 3 | 50 € | 50 € | Niet mogelijk | 50 € per gebruik Vanaf meer dan 25 gebruiken per jaar: 1300 € per jaar |
Gebruiker Cat 4 | 330 € | 330 € | Niet mogelijk | 330€ |
Gebruiker Cat 5 | 330 € | 330 € | Niet mogelijk | 330 € |
Kleine zalen (volgens bepaling artikel 2) (’t Klasje en polyvalente zaal Den Tap, VIP Ruimte voetbal)
| Act Cat A Niet- dynamisch | Act Cat B Maaltijden | Act Cat C Dynamische | Act Cat D Educatief, sportief en recreatief karakter |
Gebruiker Cat 1 | 0,00€ | 0,00€ | 0,00€ | 0,00€ |
Gebruiker Cat 2 | 0,00€ | 0,00€ | 0,00€ | 0,00€ |
Gebruiker Cat 3 | 40€ | 40€ | Niet mogelijk | 40€ per gebruik Vanaf meer dan 10 gebruiken per jaar: 600 € per jaar |
Gebruiker Cat 4 | 130€ | 130€ | Niet mogelijk | 130€ |
Gebruiker Cat 5 | 130€ | 130€ | Niet mogelijk | 130€ |
Lokalen (volgens bepaling artikel 2) (Bovenlokaal De Hazebrug en Vergaderzaal sportcentrum en bovenlokaal ‘t Madointje)
| Act Cat A Niet- dynamisch | Act Cat B Maaltijden | Act Cat C Dynamische | Act Cat D Educatief, sportief en recreatief karakter |
Gebruiker Cat 1 | 0,00 € | 0,00 € | Niet mogelijk | 0,00 € |
Gebruiker Cat 2 | 0,00 € | Niet mogelijk | Niet mogelijk | 0,00 € |
Gebruiker Cat 3 | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk | 15 € |
Gebruiker Cat 4 | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk | 25 € |
Gebruiker Cat 5 | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk | 25 € |
Cafetaria De Krune, LDC De Stek (in Zorgcampus Langemark-Poelkapelle)
| Act Cat A Niet- dynamisch | Act Cat B Maaltijden | Act Cat C Dynamische | Act Cat D Educatief, sportief en recreatief karakter |
Gebruiker Cat 1 | 0,00€ | 0,00€ | Niet mogelijk | 0,00€ |
Gebruiker Cat 2 | 0,00€ | Niet mogelijk | Niet mogelijk | 0,00€ |
Gebruiker Cat 3 | 330€ | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk |
Gebruiker Cat 4 | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk |
Gebruiker Cat 5 | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk | Niet mogelijk |
Artikel 32
De tarieven gelden per gebruik voor de duur van de activiteit volgens goedkeuring van reservatie. Uitgezonderd voor de dynamische activiteiten, indien de gebruikte tijd voor het klaarzetten van de zaal (maximum een halve dag) en de opkuis van de zaal (maximum een halve dag) werden aangevraagd via reservaties.lp.be. Zoniet worden bijkomende huurgelden gevraagd aan het tarief van de dynamische activiteiten in de zaal.
Artikel 33 | Capaciteit
Het maximum aantal toegelaten personen per aard van de activiteit staat geafficheerd aan de inkom van elke zaal en lokaal en op de website www.lp.be. Deze kunnen onder geen enkel beding worden overschreden.
Artikel 34 |Sleutels-Badge
Gebruikers zoals bepaald in hoofdstuk 3 kunnen een persoonlijke badge verkrijgen bij Team ontspannen (sportcentrum). Voor de badge wordt €15 waarborg aangerekend. De badge geeft toegang tot de gereserveerde zaal door de gebruiker. De badge moet opgeladen worden aan de voordeur of wandlezer bij de zaal. De waarborg wordt terugbetaald bij teruggave van de badge en na ondertekening van het voorziene document. Bij verlies van de badge komt de waarborg toe aan het lokaal bestuur. Indien een nieuwe badge moet voorzien worden, wordt een nieuwe waarborg aangerekend. Het is ten strengste verboden om de badge(s) van de infrastructuur aan derden te geven.
Artikel 35 | Inwerkingtreding reglement
Dit reglement treedt in werking na de goedkeuring van de gemeenteraad d.d. 11 maart 2024. Hierdoor vervalt het vorige reglement d.d. 13 november 2024.