2024_GR_00037 - Retributie- en gebruikersreglement voor het gebruik van zalen en lokalen - Wijziging - Goedkeuring

Hoofdstuk 1 | Infrastructuur  

Artikel 1

Lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle stelt onder bepaalde voorwaarden volgende gemeentelijke zalen en lokalen ter beschikking aan het verenigingsleven, particulieren en lokale handelaars.                

Zalen : 

• Cultuurzaal Den Tap, p.a. Klerkenstraat 37, Langemark; 
• Poelkring, p.a. Nieuwplaats 14, Poelkapelle;  
• De Mariazaal p.a. Bikschotestraat 107, Bikschote; 
• ’t Madointje, p.a. Klerkenstraat 128, Madonna; 
• De Hazebrug, p.a. Haezeweidestraat 24, Sint-Juliaan; 
• Sporthal Den Tap, p.a. Klerkenstraat 37, Langemark voor niet-sportgebonden activiteiten;
• Cafetaria De Krune, LDC De Stek (in Zorgcampus L-P), Lekkerboterstraat 1, Langemark

Lokalen :  

• ’t Klasje, p.a. Nieuwplaats 14, Poelkapelle;  
• Het bovenlokaal in De Hazebrug, p.a. Haezeweidestraat 24, Sint-Juliaan 
• De vergaderzaal in het sportcentrum, p.a. Boezingestraat 51a, Langemark
• Polyvalente zaal Den Tap p.a. Klerkenstraat 37, Langemark 
• VIP-ruimte voetbal, Boezingestraat 57z, Langemark

Het gebruik van de gemeentelijke sporthallen voor wat betreft sportactiviteiten en het Dorpshuis in Poelkapelle vallen niet onder dit reglement.   

Hoofdstuk 2 | Activiteiten 

Artikel 2

De infrastructuur laat een gevarieerd aanbod aan activiteiten toe. Deze activiteiten worden onderverdeeld in verschillende categorieën.  

A | Niet-dynamische activiteiten: 

Activiteiten met een zittend publiek of constante doorloop van bezoekers zoals podiumactiviteiten, concerten, theatervoorstellingen, quizzen, lezingen, beurzen, take-away, tentoonstellingen, vrijzinnige rouwdiensten, ceremonie,...

B | Maaltijden: 

Recepties, soupers of maaltijden aangeboden aan derden zoals verenigingsmaaltijden, borrels, communiefeesten, …

C | Dynamische activiteiten: 

Activiteiten met bewegend karakter zoals (kinder)fuiven, bals, dansfeest, megafuiven, …

D | Activiteiten met educatief, sportief of recreatief karakter: 

Activiteiten van verenigingen met een beperkte publieksopkomst zoals een kaarting, vergaderingen, workshops, cursussen, ledenbijeenkomsten, lessenreeksen, repetities, … 

Artikel 3 | Definities (mega)fuiven en privéfeesten 

• Een fuif is een activiteit waar versterkte muziek wordt gedraaid, waar alcohol      wordt geschonken, de mogelijkheid wordt geboden tot dans en die tot na middernacht voortduurt. Een megafuif is een fuif waarbij sporthal en cultuurzaal Den Tap samen gehuurd worden.  Dit kan per kalenderjaar maximum 2 keer toegestaan worden.
• Een fuif wordt enkel toegelaten voor gebruikers categorie 1 en 2. 
• Een privéfeest is een bijeenkomst op persoonlijke uitnodiging met familiaal karakter, georganiseerd door een gezin van de gemeente Langemark-Poelkapelle. Op een privéfeest wordt geen toegangsgeld gevraagd en/of geen opbrengst gegenereerd voor de organisator van het feest. 

Hoofdstuk 3 | Gebruikers   

Artikel 4 | Categorieën gebruikers

Het gebruik van de gemeentelokalen wordt toegelaten voor verschillende gebruikers. Deze worden onderverdeeld in volgende categorieën. 

Categorie gebruiker 1   

• Lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle  
• Adviesraden Langemark-Poelkapelle  
• Scholen Langemark-Poelkapelle  

Categorie gebruiker 2

• Erkende verenigingen Langemark-Poelkapelle
• Betoelaagde verenigingen uit Langemark–Poelkapelle 
• Politieke partijen van Langemark-Poelkapelle vertegenwoordigd in de gemeenteraad.

Categorie gebruiker 3

• Niet-erkende verenigingen uit Langemark-Poelkapelle
• Verenigingen van buiten Langemark-Poelkapelle
   Deze verenigingen dienen voor het eerste gebruik toestemming te krijgen door het College van Burgemeester en Schepenen. 

Categorie gebruiker 4 

• Gezinnen uit Langemark-Poelkapelle voor de organisatie van een privéfeest met niet-dynamisch karakter of maaltijd. 

Categorie gebruiker 5

• Rechtspersonen en zelfstandigen uit Langemark-Poelkapelle voor de organisatie van activiteiten met uitzondering van dynamische activiteiten. 

Artikel 5 | uitsluiting dynamische activiteiten

Gebruikers uit categorie 3, 4 en 5 kunnen geen dynamische activiteiten organiseren in de gemeentelijke zalen en lokalen. 

Artikel 6 | Voorrangsregels 

• Aanvragen voor het gebruik door het lokaal bestuur hebben steeds voorrang op andere aanvragen.   
• Aanvragen van scholen van de gemeente, voor activiteiten tijdens de schooluren, hebben steeds voorrang op andere aanvragen, maar niet op deze van het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle. 
• Aanvragen door categorie 3, 4 en 5 zijn door het openbaar bestuur opzegbaar tot 2 maanden voor de activiteit. 

Hoofdstuk 4 | Reservatie  

Artikel 7 | Reservaties.lp.be

• Aanvragen voor het gebruik van gemeentezalen of – lokalen door categorie 1,2,3 en 5 gebeuren via reservaties.lp.be. De aanvraag moet de juiste identiteit van de aanvrager, de naam van de organisatie die hij of zij vertegenwoordigt, en het volledige contactadres met telefoonnummer vermelden. De aanvraag dient tevens alle inlichtingen te bevatten aangaande het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum, het privé en openbaar karakter, de toegangsvoorwaarden (tegen betaling of vrij) en andere.     
• Aanvragen voor het gebruik van gemeentezalen of – lokalen door categorie 4 gebeuren via reservaties.lp.be. De aanvraag moet de juiste identiteit van de aanvrager, het gezin dat hij of zij vertegenwoordigt, en het volledige contactadres met telefoonnummer vermelden. De aanvraag dient tevens alle inlichtingen te bevatten aangaande het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum. Deze aanvragers kunnen enkel voor privékarakter gebruik maken van de gemeentezalen of – lokalen. 

Artikel 8 | Periode reservaties 

De aanvraag dient minstens 7 kalenderdagen en maximaal 18 maanden vooraf ingediend te worden via reservaties.lp.be. Bij betwisting of onduidelijkheden met betrekking tot de aanvraag neemt het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing. 

Een vereniging heeft nooit “verworven rechten” op een bepaalde datum..

Artikel 9 | Optie

De aanvrager kan een optie nemen op één of meerdere zalen en lokalen. Deze geldt maximum 14 dagen. Een optie vervalt automatisch als er geen bevestiging van de boeking komt.

Artikel 10 | Annuleren reservatie

Annuleren kan via reservaties.lp.be. Wanneer je de reservatie wil annuleren, dan kan dat kosteloos tot en met 7 kalenderdagen voor het gebruik. Indien de reservatie van de aangevraagde zaal geannuleerd wordt minder dan 8 kalenderdagen voor het gebruik, dan wordt een vergoeding aangerekend voor de reeds gedane administratieve en interne organisatiekosten die het gebruik van de infrastructuur voorafgaan.

Artikel 11 | Dringende reservaties

Voor dringende aangelegenheden kan de toelating verleend worden door de bevoegde schepen of zijn afgevaardigde, die de aanvraag ter regularisatie en bekrachtiging voorlegt aan het College van Burgemeester en Schepenen in de eerstvolgende zitting. 

Hoofdstuk 5 | Betalingswijze 

Artikel 12 | Betaling

De aanvrager krijgt afhankelijk van zijn gebruikerscategorie een factuur toegestuurd op het e-mailadres of per post, zoals opgegeven in het reservatieprogramma. De factuur moet onmiddellijk betaald worden bij reservatie. 

Artikel 13 | Annulatiekost

Bij niet-gebruik van de zaal of het lokaal of bij laattijdige annulatie, zoals omschreven in artikel 10, wordt er € 50 aangerekend.  

Artikel 14 | Waarborg

Indien een waarborg wordt aangerekend, dient deze op voorhand te worden betaald via online betaling op reservaties.lp.be. 

Indien aan voorwaarden voldaan is, wordt de waarborgsom na afloop van het gebruik aan de aanvrager terugbetaald op het rekeningnummer die de aanvrager heeft doorgegeven. De vergoedingen, bepaald in Hoofdstuk 6, artikel 16 en artikel 17 kunnen van de waarborgsom afgehouden worden, onverminderd de mogelijkheid om toegebrachte schade na schatting door een deskundige in rekening te brengen aan de aanvrager.

Hoofdstuk 6 |Aansprakelijkheid  

Artikel 15 | Verzekering

De aanvrager dient in te staan voor de verzekering inzake eventuele    tentoongestelde voorwerpen en eigen gebruikte materialen, alsook voor wat betreft de burgerlijke aansprakelijkheid. 

Het lokaal bestuur of de zaalverantwoordelijke kan niet worden verantwoordelijk gesteld voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen van de gebruikers of voor gebeurlijke ongevallen van welke aard ook. 

Artikel 16 | Verlichting en verwarming

De aanvrager is wegens het gebruik aansprakelijk voor alle veroorzaakte schade. Hij dient te zorgen voor het rein houden van de gebruikte lokalen en zalen, voor het doven van de lichten en van de verwarming, voor het sluiten van de vensters en deuren, voor het uitvoeren van een preventieronde ter voorkoming van brand en ervoor te zorgen dat geen huisdieren in zalen en lokalen komen. Indien hieraan geen gevolg gegeven is, zullen de meerkosten inzake verlichting of verwarming worden aangerekend, met een minimum van € 25.   

Artikel 17 | Melden van gebreken

Indien de aanvrager gebreken aan de zaal niet meldt aan de zaalverantwoordelijke of via de QR-code die in de zaal hangt, voor de start van de activiteit, wordt de aangebrachte schade als van de vereniging beschouwd en aangerekend. 

Artikel 18 | Evenementen meer dan 100 personen

Voor publiek toegankelijke evenementen met meer dan 100 verwachte bezoekers, moeten de gebruikers voldoen aan de voorwaarden die opgelegd worden in de goedkeuring van het evenement. De machtiging kan verkregen worden na invoeren van het evenement op het digitaal platform EagleBe.

Hoofdstuk 7 | Algemene en bijzondere bepalingen  

Artikel 19 | Uitzonderingen 

Het College beslist in alle niet binnen dit reglement bepaalde gevallen en kan eventuele uitzonderingen op het reglement toestaan.  Uitzonderingsmaatregelen worden schriftelijk aangevraagd aan het College van Burgemeester en Schepenen, Kasteelstraat 1 te 8920 Langemark-Poelkapelle, onthaal@lp.be.  Het College van Burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om bepaalde activiteiten te weigeren. 

Artikel 20 | Misbruik reservaties

Indien er privégebruik van de gemeentelijke infrastructuur wordt vastgesteld door aanvragers namens een vereniging van categorie 1 en 2, wordt overgegaan tot het opleggen van een geldboete van € 500 en een schrapping van gebruik door de vereniging voor 1 jaar.   De zalen of de lokalen kunnen niet worden doorverhuurd aan derden.  Doorverhuring geeft aanleiding tot schorsing van de aanvrager.

Artikel 21 | Schoonmaak

• De gebruikte zaal dient bij het einde van de terbeschikkingstelling ontruimd en schoongemaakt te worden. Bij het in gebreke blijven, zullen de ontruiming en de schoonmaak ambtshalve door de gemeentediensten uitgevoerd worden op kosten van de aanvrager en zonder enig mogelijk verhaal van zijnentwege, de kostprijs wordt doorgerekend à rato van het aantal werkuren. Teneinde de opkuis vlot te laten verlopen kan de zaal de voormiddag na een dynamische activiteit bijgeboekt worden, de aanvrager dient dit wel zelf aan te geven. 
• In cafetaria De Krune dient de opkuis steeds binnen de gereserveerde tijdsduur te gebeuren en voor 23 u ’s avonds. Tafels en stoelen dienen teruggeplaatst te worden zoals aangeduid op het beschikbaar plan.

Artikel 22 | Muzieklicentie

• De billijke vergoeding wordt door de gemeente betaald voor activiteiten met dans. Uitzonderingen hierop is sporthal Den Tap: hier betaalt de aanvrager de billijke vergoeding. 
• De licentie om muziek te mogen spelen via Unisono wordt door de gemeente betaald voor zover het gaat om kosteloze mechanische muziekuitvoeringen ter gelegenheid van activiteiten zonder winstgevend doel en dit voor zover er geen toegangsgeld wordt gevraagd.  Bij filmvertoningen, toneelopvoeringen, activiteiten waarvoor toegangsgeld wordt gevraagd en activiteiten die opgeluisterd worden door een orkest dient de aanvrager zelf de activiteit te melden bij Unisono en het verschuldigde bedrag te betalen.

Artikel 23 | Geluidsniveau

• Het gebruik van elektronisch versterkte muziek is geregeld in de Vlaamse milieuregelgeving (VLAREM).  De regelgeving over het maximale geluidsniveau geldt voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld. De zalen en lokalen zijn vergund tot maximum 95 dB(A).
• De aanvrager zorgt ervoor dat alle buitendeuren en binnendeuren dicht blijven in functie van geluidsoverlast.
• In cafetaria De Krune in De Zorgcampus dient de rust van de bewoners van het woonzorgcentrum gerespecteerd te worden en kan door de medewerkers gevraagd worden om het geluidsniveau te verlagen.

Artikel 24 | Affichering

Aankondigingen, prijslijsten e.d. dienen uitsluitend op de daartoe voorziene prikborden te worden aangebracht, of op de mobiele wand in cafetaria De Krune. Er mogen geen affiches op andere plaatsen in de zaal rondgehangen worden. Kosten van herstel na beschadiging worden à rato doorgerekend aan de aanvrager. (Zie art. 17)

Artikel 25 | Vergoeding toiletgebruik

In de zalen of lokalen kan geen toegangsgeld of vergoeding worden gevraagd om de toiletten te gebruiken, met uitzondering van megafuiven. In andere gevallen zijn de toiletten openbaar. 

Artikel 26 | Verbod wagens, heftruck, ...

Om de vloer niet te beschadigen is het ten strengste verboden om met wagens, heftrucks, e.d. in de gebruikte accommodatie te rijden. Bakken, podiumelementen, e.d. kunnen op geen enkel ogenblik verplaatst worden zonder deze op te tillen. 

Artikel 27 | Afval

Alle afval wordt meegenomen door de gebruiker. Afval dat in de zalen of lokalen achter gelaten wordt, wordt geregistreerd als sluikstorten.

Artikel 28 | Bijzondere bepaling vergaderzaal sportcentrum

• Bij activiteiten georganiseerd in de vergaderzaal van het sportcentrum tijdens de openingsuren van Sportkaffee Eleven, dienen alle dranken afgenomen te worden bij Sportkaffee Eleven, Boezingestraat 51a, Langemark.   
• Deze ruimte wordt af en toe betreden door de gebruikers van het sportcentrum, bijgevolg is deze ruimte niet geschikt voor vergaderingen die voldoende privacy en stilte vereisen.  

Artikel 29 | Bijzondere bepaling sporthal Den Tap

Bij verhuringen van sporthal Den Tap voor niet-sportgebonden activiteiten wordt enkel de volledige sportzaal verhuurd. Nevenverhuringen van zaalgedeelten zijn niet mogelijk.

Artikel 30 | Bijzondere bepaling gebruik Cafetaria De Stek

• Bij gebruik van cafetaria De Krune dienen alle dranken afgenomen te worden van de cafetaria, dit aan de prijzen zoals geafficheerd. Concrete afspraken rond drankverbruik worden gemaakt met de verantwoordelijke die de stock opmaakt, voor en na de activiteit.
• Cafetaria De Krune kan enkel gebruikt worden vanaf 7u tot en met 11u30 en vanaf 17u30 tot en met 23u. Deze uren zijn inclusief de nodige tijd om op te kuisen.
• Tijdens de activiteit wordt de mobiele wand gesloten, tenzij er expliciete toestemming gegeven werd om deze op te laten. Na de activiteit wordt de wand terug opengezet.
• Wanneer de organisatoren vertrekken na 21u ’s avonds, gebruiken ze het beloproepsysteem van de cafetaria om de medewerkers van de nacht te verwittigen. De medewerkers komen nadien de buitendeur afsluiten.

Artikel 31 | Bijzondere bepaling gebruik VIP-ruimte voetbal

De aanvrager kan via reservaties.lp.be een aanvraag tot gebruik van de ruimte doen. Verdere afspraken omtrent drankverbruik, sleutels, ... gebeuren dan via de zaalverantwoordelijke van VIP-ruimte voetbal. 

Hoofdstuk 8 |Tarieven  

 Grote zalen (volgens bepaling artikel 1)

Kleine zalen (volgens bepaling artikel 2) (’t Klasje en polyvalente zaal Den Tap, VIP Ruimte voetbal)

Lokalen (volgens bepaling artikel 2) (Bovenlokaal De Hazebrug en Vergaderzaal sportcentrum en bovenlokaal ‘t Madointje)

Cafetaria De Krune, LDC De Stek (in Zorgcampus Langemark-Poelkapelle)

Artikel 32

De tarieven gelden per gebruik voor de duur van de activiteit volgens goedkeuring van reservatie. Uitgezonderd voor de dynamische activiteiten, indien de gebruikte tijd voor het klaarzetten van de zaal (maximum een halve dag) en de opkuis van de zaal (maximum een halve dag) werden aangevraagd via reservaties.lp.be. Zoniet worden bijkomende huurgelden gevraagd aan het tarief van de dynamische activiteiten in de zaal.    

Artikel 33 | Capaciteit

Het maximum aantal toegelaten personen per aard van de activiteit staat geafficheerd aan de inkom van elke zaal en lokaal en op de website www.lp.be. Deze kunnen onder geen enkel beding worden overschreden. 

Artikel 34 |Sleutels-Badge

Gebruikers zoals bepaald in hoofdstuk 3 kunnen een persoonlijke badge verkrijgen bij Team ontspannen (sportcentrum). Voor de badge wordt €15 waarborg aangerekend.  De badge geeft toegang tot de gereserveerde zaal door de gebruiker. De badge moet opgeladen worden aan de voordeur of wandlezer bij de zaal. De waarborg wordt terugbetaald bij teruggave van de badge en na ondertekening van het voorziene document. Bij verlies van de badge komt de waarborg toe aan het lokaal bestuur. Indien een nieuwe badge moet voorzien worden, wordt een nieuwe waarborg aangerekend. Het is ten strengste verboden om de badge(s) van de infrastructuur aan derden te geven.

Artikel 35 | Inwerkingtreding reglement

Dit reglement treedt in werking na de goedkeuring van de gemeenteraad d.d. 11 maart 2024. Hierdoor vervalt het vorige reglement d.d. 13 november 2024.