2024_GR_00038 - Retributiereglement sportzalen - Goedkeuring

De raad keurt onderstaand reglement goed:

REGLEMENT OP HET GEBRUIK VAN GEMEENTELIJKE SPORTCENTRA

A. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

Dit reglement is van toepassing op de gemeentelijke sportcentra van Langemark-Poelkapelle.

• Sporthal, Klerkenstraat 37, 8920 Langemark
• Sportcentrum, Boezingestraat 51A, 8920 Langemark

Artikel 2

De term “sporthal” omvat in dit reglement de grote sportzaal en de kleedkamers, voor wat betreft het gebruik ervan voor sportactiviteiten. De term “sportcentrum” omvat de grote sportzaal en de dojo, de kleedkamers, toiletten en de inkomhal. Deze worden ter beschikking gesteld aan groeperingen of individuen onder de voorwaarden in dit reglement bepaald.

Artikel 3

De sporthal en het sportcentrum worden beheerd door het College van Burgemeester en Schepenen. Dit met uitzondering van sportkaffée Eleven.

Artikel 4

Beide accommodaties zijn toegankelijk tijdens de weekdagen en tijdens de weekends van 8.00 tot 24 uur, afhankelijk van de geplande activiteiten. Op wettelijke feestdagen zijn de sportaccommodaties gesloten. Het College van Burgemeester en Schepenen kan uitzonderingen toestaan op de openings- en sluitingsregelingen. In geen geval kan schadeloosstelling gevorderd worden van het Lokaal Bestuur voor het niet ter beschikking stellen van het sportcentrum.

Artikel 5

Alle betreders van het sportcentrum en de sporthal, individueel of in groep, worden verondersteld kennis te hebben genomen van dit huishoudelijk reglement en ermee akkoord te gaan.
De gebruikers en bezoekers dienen zich steeds behoorlijk te gedragen en het huishoudelijk reglement te respecteren.

Artikel 6

De zaalverantwoordelijke is belast met de correcte uitvoering van het huishoudelijk reglement. Klachten worden aan het College van Burgemeester en Schepenen overgemaakt. In geval van betwisting zal het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing nemen.

Artikel 7

Afwijkingen op dit huishoudelijk reglement kunnen uitzonderlijk toegestaan worden, mits schriftelijke toelating van het College van Burgemeester en Schepenen.

B. GEBRUIK

Artikel 8

Het gebruik van het sportcentrum wordt enkel toegelaten voor sportdoeleinden, nl. sporttrainingen, wedstrijden, tornooien en gezonde ontspanning.

Het gebruik van de sporthal wordt toegelaten voor sporttrainingen, wedstrijden, tornooien, manifestaties (waarvan de opbrengst gebruikt wordt ten bate van een liefdadig humanitair, sociaal of cultureel doel of bestemd wordt voor gemeentelijk erkende verenigingen) en gezonde ontspanning.

Voor het gebruik van de sporthal voor niet-sportgebonden activiteiten, wordt verwezen naar het reglement verhuur zalen en lokalen van het Lokaal Bestuur Langemark-Poelkapelle.

Artikel 9

Reservaties voor het sportcentrum en sporthal Den Tap gebeuren online via reservaties.langemark-poelkapelle.be.

Artikel 10

Het eigenlijke sportterrein mag niet betreden worden vóór en verlaten worden na de overeengekomen gebruikersperiode.

Artikel 11

De sportbeoefenaars in de sportaccommodatie zijn verplicht om de toegewezen kleedkamer te gebruiken.

De toewijzing van de kleedkamers gebeurt door de zaalverantwoordelijke. De te gebruiken kleedkamer wordt vermeld op het infobord aan het bureau van de sportdienst. De sportbeoefenaars mogen enkel die kleedkamers gebruiken die hen toegewezen zijn door de zaalverantwoordelijke.

Artikel 12

De kleedkamers staan ter beschikking 15 minuten voor en 15 minuten na (30 minuten bij wedstrijd) de overeengekomen gebruikersperiode.

Artikel 13

Elke groep sporters wijst bij de aanvraag voor reservatie een clubverantwoordelijke aan. Deze clubverantwoordelijke staat in voor de orde in de kleedkamers en op het gebruikte terrein. Indien de clubverantwoordelijke bij het betreden van de kleedkamers of sportzaal, schade, misbruiken of wanorde bemerkt, dient hij onmiddellijk de zaalverantwoordelijke te verwittigen. Dit kan via sport@lp.be.

Artikel 14

Indien zich geen sporters meer in de kleedkamer bevinden, sluit de gebruiker de kleedkamers af.

C. AANVRAGEN, BETALINGEN & TARIEVEN

Artikel 15

Aanvragen tot reservaties van personen binnen de gemeente, dienen ingediend te worden via reservaties.langemark-poelkapelle.be, voor verder vragen kan je altijd terecht in het sportcentrum.

Sportdienst Langemark-Poelkapelle
Boezingestraat 51A
8920 Langemark-Poelkapelle
tel. 057/200547
fax. 057/213547
zaalwachterssportcentrum@gmail.com

Artikel 16

Huuraanvragen voor repeterend gebruik dienen ingediend te worden vóór 10 juli van elk kalenderjaar bij de sportdienst. De definitieve toewijzing van huurdata en uren gebeurt vervolgens op 15 augustus van dat kalenderjaar. Repeterende aanvragen ingediend na 10 juli kunnen nog toegekend worden door de sportdienst, indien eerder gemaakte reservaties daardoor niet in het gedrang komen.

Artikel 17

Aanvragen tot reservaties van personen buiten de gemeente dienen zich bij hun eerste aanvraag te richten tot het College van Burgemeester en Schepenen die de nodige toelating tot het gebruik kan verlenen. Deze aanvraag dient min. 30 kalenderdagen vooraf ingediend te worden bij het College van Burgemeester en Schepenen.

Artikel 18

Geen vereniging of groepering mag van de sportaccommodaties gebruik maken zonder voorafgaandelijk schriftelijke toestemming van de sportdienst. Deze schriftelijke toestemming wordt via mail bezorgd aan de aanvrager.

Artikel 19

De huurders mogen geen andere bestemming geven aan de zaal dan deze waarvoor ze is afgehuurd. De lokalen mogen door de huurders niet aan derden in gebruik worden gegeven.

Artikel 20

Alle aanvragen, zowel van binnen als buiten de gemeente kunnen max. 18 maanden voor de activiteit worden gereserveerd.

Artikel 21

Betalingen voor huur van de accommodaties gebeuren per factuur op basis van het aanvraagformulier.
De aanvragen voor eenmalige activiteiten worden maandelijks overgemaakt aan de financiële dienst.
De aanvragen voor repeterende activiteiten worden jaarlijks overgemaakt aan de financiële dienst.
De factuur voor de eenmalige activiteiten dient binnen de maand (na datum van het opstellen van de factuur) te worden betaald met vermelding van de referentie, bepaald op het aanvraagformulier.
De factuur voor de repeterende activiteiten dient halfjaarlijks te worden betaald, telkens vóór 31 januari en vóór 31 augustus.

1) Voorrangsregels

Artikel 22

Bij het reserveren van de sportaccommodaties zal tot 1 maand vóór de activiteit prioriteit toegekend worden aan onderstaande voorwaarden.

1. Wedstrijden, tornooien van competitieve verenigingen aangesloten bij de sportraad
2. Wedstrijden, tornooien van recreatieve verenigingen aangesloten bij de sportraad
3. Activiteiten georganiseerd door het gemeentebestuur of de adviesraden
4. Trainingen van competitieve verenigingen aangesloten bij de sportraad
5. Activiteiten georganiseerd door scholen van de gemeente
6. Trainingen van recreatieve verenigingen aangesloten bij de sportraad
7. Ploegsporten van verenigingen of individuen niet aangesloten bij de sportraad
8. Individuele verhuring

Artikel 23

Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om bepaalde aanvragen te weigeren mits motivatie.

2) Annulatie

Artikel 24

Bij niet-gebruik van de gereserveerde zaal dient de sportdienst minstens 24 uur voor de datum van de activiteit verwittigd te worden. Bij niet-gebruik van de zaal of het lokaal of bij laattijdige annulering, minder dan 2 uur voor de datum van de activiteit wordt er € 50 aangerekend.

3) Tarieven

Artikel 25

Bovenstaande tarieven zijn van toepassing voor activiteiten op weekdagen tussen 16u en 21.30u, op woensdag vanaf 13u en op zaterdag en zondag. Voor activiteiten buiten deze tijdszone wordt 1/3 korting toegestaan.

D. AANSPRAKELIJKHEID

Artikel 26

De aanvrager zal zich tegen wettelijke aansprakelijkheid verzekeren. Voor ongevallen die zich in de sporthal voordoen, draagt het lokaal bestuur geen verantwoordelijkheid, tenzij deze het gevolg zijn van ondeugdelijkheid van materialen en toestellen eigendom van het lokaal bestuur.

Artikel 27

De aanvrager is verantwoordelijk voor de naleving van de reglementering en het betalen van de huur.

Artikel 28

Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor verlies/diefstal van persoonlijke bezittingen, sportuitrusting, kledij, materiaal, enz.. Gevonden voorwerpen worden 1 maanden bewaard in het bureau van de sportdienst.

Artikel 29

Indien de vereniging gebreken aan de zaal of de kleedkamer niet meldt aan de zaalverantwoordelijke vóór de start van de activiteit, wordt de aangebrachte schade als van de vereniging beschouwd en aangerekend.

Artikel 30

Het College van Burgemeester en Schepenen, de sportfunctionaris, en de zaalverantwoordelijke hebben altijd het recht toezicht uit te oefenen in het hele sportcentrum. Zij hebben eveneens het recht de personen (spelers en toeschouwers) die zich onbetamelijk gedragen of de opgelegde richtlijnen niet volgen, uit het gebouw te verwijderen of te laten verwijderen door tussenkomst van de politie. Het College van Burgemeester en Schepenen kan een toegangsverbod voor een bepaalde periode opleggen.

Artikel 31

Het College van Burgemeester en Schepenen kan te allen tijde het sportcentrum sluiten, om reden van openbaar nut, veiligheid en hygiëne of in geval van overmacht, zonder dat enige bezoeker of groep van bezoekers hiervoor schadevergoeding kan eisen.

Artikel 32

De zaalverantwoordelijke heeft het recht bijzondere maatregelen te treffen, vereist door de omstandigheden of noodwendigheden. Alle niet voorziene zaken zullen door de zaalverantwoordelijke, al of niet in samenspraak met het lokaal bestuur, opgelost worden.

F. HUISHOUDELIJKE BEPALINGEN

Artikel 33

Personen die zich in de sportzaal van het sportcentrum begeven moeten schoeisel dragen dat geen schade aan de vloer kan veroorzaken. Indien men schoenen met zwarte zolen of hakken draagt mag men zich enkel via de zwarte beschermingsmatten verplaatsen. In de dojo is het dragen van schoeisel ten strengste verboden.

Artikel 34

Om de sportvloer niet te beschadigen en onnodig te bevuilen, moet het indoor sportschoeisel in de kleedkamer aangetrokken worden.

Artikel 35

Het is verboden

• het sportcomplex te betreden met skeelers, rolschaatsen of skateboards
• in de sportaccommodatie kauwgum te gebruiken
• te roken in het sportcomplex
• dranken en eetwaren mee te nemen in de sportzalen. Enkel water in plastic flessen mag door de sporters genuttigd worden. Na het sporten nemen de sporters hun flessen mee. Lege flessen worden in de daarvoor voorziene PMD-zakken gelegd.
• het is verboden krijt of soortgelijke stoffen te gebruiken op de sportvloer, tenzij met voorafgaande toestemming voor bepaalde activiteiten.
• gebruik te maken van de geluidsinstallatie zonder toestemming van de zaalverantwoordelijke of sportfunctionaris.
• te spelen in de inkomhal en/of de gangen

Artikel 36

De toegang tot de sportaccommodaties wordt geweigerd aan:

• Dieren
• Personen die zich onbetamelijk, agressief of onzedig gedragen
• Kinderen beneden de 8 jaar, niet vergezeld van hun ouder(s) of een verantwoordelijke

Artikel 37

Verenigingen die activiteiten willen organiseren met dieren, dienen hiervoor voorafgaandelijk hun toelating te vragen aan het College van Burgemeester en Schepenen.

Artikel 38

De toegang tot het bureau van de sportdienst is enkel toegestaan om sleutels af te halen of terug te brengen en voor reserveringen en inlichtingen. Indien de sportfunctionaris of zaalverantwoordelijke afwezig is, is de toegang tot het bureau verboden.

Artikel 39

Het is toegestaan om publiciteit te maken bij competities en tornooien tijdens de gereserveerde periode. De publiciteit dient na afloop echter onmiddellijk verwijderd worden.

Artikel 40

Aan het begin en einde van elke gebruikersperiode zal de zaalverantwoordelijke in het sportcentrum het terrein opstellen en opruimen. Het opruimen gebeurt 5 minuten voor het einde van het uur. De clubs ruimen hun eigen materiaal zelf op. Hierbij plaatsen ze het gebruikte materiaal ordelijk terug op de daartoe voorziene plaats. Deze voorziene plaats kan gecheckt worden op het bergplan die in de bergruimte hangt.

In de sporthal zorgen de gebruikers zelf voor het klaarzetten en opruimen van het materiaal. De gebruikers zorgen ervoor dat het materiaal na gebruik op een ordentelijke manier terug op zijn plaats wordt gezet. Hierbij wordt het bergplan opgevolgd die ophangt in de berging.

Artikel 41

Na gebruik dienen sportzalen, kleedkamers en/of de vergaderzaal in ordelijke toestand worden achter gelaten. Gebeurt dit niet wordt een boete van 25 euro aangerekend om het opruimwerk te vergoeden.

Artikel 42

Alle sporten moeten beoefend worden volgens de regels eigen aan de beoefende sporttak. Onsportief optreden en grove inbreuken op de sportreglementering kunnen aanleiding geven tot onmiddellijke verwijdering uit het sportcomplex.

Artikel 43

Supporters mogen de sporthal betreden via de zwarte matten, naar de tribunes die in de sportzaal opgesteld staan. De sportactiviteit mag echter niet verstoord worden. Verder is hun toegang verleend tot de inkomhal, de toiletten en de cafetaria.

Artikel 44

Affiches voor sportmanifestaties die men wenst op te hangen in de sportaccommodaties kunnen afgegeven worden bij de sportdienst. De affiches worden opgehangen aan de daarvoor voorzien box in de inkomhal. In het sportcentrum mogen enkel affiches opgehangen worden die in verband staan met sportactiviteiten.

Artikel 45 Sleutels-Badge

Gebruikers van het sportcentrum die passen binnen het regelement  kunnen een persoonlijke badge verkrijgen bij Team ontspannen (sportcentrum). Voor de badge wordt €15 waarborg aangerekend.  De badge geeft toegang tot de gereserveerde zaal door de gebruiker. De badge moet opgeladen worden aan de voordeur of wandlezer bij de zaal. De waarborg wordt terugbetaald bij teruggave van de badge en na ondertekening van het voorziene document. Bij verlies van de badge komt de waarborg toe aan het lokaal bestuur. Indien een nieuwe badgemoet voorzien worden, wordt een nieuwe waarborg aangerekend. Het is ten strengste verboden om de badge(s) van de infrastructuur aan derden te geven.

Artikel 46

Dit reglement treedt in werking op 11 maart 2024. Door de goedkeuring van dit retributiereglement sportzalen wordt het voorgaande huishoudelijk reglement van 28 maart 2022 opgeheven op het ogenblik van de inwerkingtreding van het goedgekeurd reglement op 11 maart 2024.