2024_GR_00030 - Retributiereglement feestmateriaal - Goedkeuring

Het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle is eigenaar van de diverse materialen die zij via de gemeentelijke Uitleendienst verhuurt aan: 

• Groep 1: gratis gebruik
  • Erkende verenigingen en feestcomités binnen de gemeente Langemark-Poelkapelle
  • Betoelaagde verenigingen uit Langemark–Poelkapelle 
  • Politieke partijen van Langemark-Poelkapelle vertegenwoordigd in de gemeenteraad
  • Eigen diensten van het lokaal bestuur
  • Scholen van Langemark-Poelkapelle
    
    
•   Groep 2: betalend gebruik:
  •  Aanvragen voor een activiteit met een belangrijke uitstraling die de gemeentegrenzen overschrijdt en/of een bijzonder grote opkomst beoogt van het aantal bezoekers (bv. organisatie Belgisch kampioenschap, groot optreden)
  • Organisatie van een inzameling voor een goed doel in de gemeente LP door inwoners van de gemeente LP. Het goede doel moet het algemeen belang dienen en een caritatieve insteek hebben. Het moet betrekking hebben op de inwoners van LP of een organisatie van LP. De aanvraag moet gericht worden aan het College van Burgemeester en schepenen. 
  • Straat – en buurtfeesten die georganiseerd worden binnen het reglement straat – en buurtfeesten

Het materiaal wordt niet ter beschikking gesteld van particulieren en voor alle activiteiten georganiseerd buiten de grenzen van de gemeente Langemark-Poelkapelle. In uitzondering wordt materiaal gratis uitgeleend aan omliggende gemeentebesturen.

Prijs groep 1

Het materiaal kan gratis ontleend worden. Een overzicht van het materiaal wordt hieronder opgenomen samen met de bijhorende vergoeding in geval van verlies of beschadiging.

Prijs groep 2

Het materiaal kan mits betaling ontleend worden. Een overzicht van het materiaal wordt hieronder opgenomen samen met de bijhorende vergoeding voor de huur en in geval van verlies of beschadiging. Het materiaal wordt steeds geleverd, behalve wanneer vermeld wordt dat het zelf af te halen is. De aanvrager staat dan zelf in voor afhalen en terugbrengen. De juiste locatie wordt gecommuniceerd door de medewerker van de Uitleendienst. Voor technisch materiaal wordt voor en na telkens de werking door een medewerker van de gemeentelijke Uitleendienst gecontroleerd. 

De minimum retributie bedraagt € 50. 

Volgende bepalingen worden gemaakt voor de reservatie van het materiaal:

• Groep 1:  aanvragen kan maximaal 1 jaar voor aanvang van het geplande evenement. Aanvragen minder dan 14 dagen op voorhand worden automatisch geweigerd. De materialen kunnen worden ontleend voor een periode van maximaal 7 dagen per evenement. Er kan een uitzonderding gemaakt worden voor kermis- en toneelactiviteiten. 
• Groep 2: aanvragen kan maximaal 6 maanden voor aanvang voor het geplande evenement. Aanvragen minder dan 14 dagen op voorhand worden automatisch geweigerd. De materialen kunnen worden ontleend voor een periode van maximaal 7 dagen per evenement. Er kan een uitzondering gemaakt worden voor kermis- en toneelactiviteiten. De aanvragen van groep 1 hebben voorrang op groep 2 bij dubbelreservaties. 6 weken voor het evenement is de reservatie definitief en vervalt de voorrang. 

De aanvraag wordt gedaan via https://reservaties.langemark-poelkapelle.be/.
De aanvragen van groep 1 hebben voorrang op groep 2 bij dubbelreservatie. 6 weken voor het evenement is de reservatie definitief en vervalt de voorrang.
De aanvragen worden prioritair behandeld volgens de datum waarop deze worden ingediend.
Het toekennen van materiaal gebeurt op basis van beschikbaarheid van eigen personeel en materiaal, zolang de voorraad strekt.

De aanvrager van groep 1 ontvangt bij goedkeuring een orderbevestiging en eventueel een waarborgfactuur per mail. De waarborg moet 30 dagen voor het evenement op rekening (BE83 0960 0023 2215) van het lokaal bestuur betaald worden, of onmiddellijk indien de aanvraag minder dan 30 dagen op voorhand gebeurt.

De aanvrager van groep 2 ontvangt bij goedkeuring een orderbevestiging en factuur en/of waarborgfactuur per mail. De waarborg of factuur moet 30 dagen voor het evenement op rekening (BE83 0960 0023 2215) van het lokaal bestuur gestort worden, of onmiddellijk indien de aanvraag minder dan 30 dagen dagen op voorhand gebeurt.

De waarborg wordt teruggestort op het rekeningnummer van de aanvrager binnen de maand na het evenement, na correcte teruggave van het materiaal. Er kan niet contant betaald worden.

Behoudens de uitzonderingen die in het overzicht in artikel 2 met een * zijn aangeduid, wordt het gereserveerde materiaal door de technische dienst van het lokaal bestuur gebracht en opgehaald op de afgesproken plaats. De plaats van levering en ophaling is dezelfde. 

Het materiaal wordt geleverd tijdens de werkuren en niet op zaterdagen, zondagen en feestdagen. Een uitzondering op deze regel dient uitdrukkelijk toegelaten te worden door de bevoegde schepen. Het gemeentelijk materiaal wordt niet buiten de grenzen van Langemark-Poelkapelle geleverd.

Het gemeentelijk materiaal kan zowel binnen als buiten gebruikt worden. Indien het materiaal in openlucht gebruikt wordt, is de huurder verplicht de nodige voorzorgsmaatregelen te treffen opdat eventuele schade, diefstal of verlies van de materialen vermeden wordt. 

De huurder dient alle veiligheidsmaatregelen te nemen en de materialen te gebruiken waarvoor ze dienen. De huurder verbindt zich er toe het materiaal in geen geval uit te lenen of te verhuren aan derden.

Indien de activiteit niet plaatsvindt, brengt de huurder het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle hiervan 7 dagen op voorhand zelf op de hoogte.

Eventuele beschadiging, diefstal of verlies van het materiaal vallen ten laste van de huurder. Het materiaal dient geordend en gepoetst klaar te staan voor ophaling, en dit in dezelfde staat zoals het werd afgeleverd. Indien dit niet zo is, worden de werkuren van de technische dienst aangerekend zoals bepaald in het meest recente retributiereglement.   

Indien blijkt dat een ontlener herhaaldelijk veel meer materiaal bestelt dan dat er daadwerkelijk wordt meegenomen en/of gebruikt, kan er een bedrag tot 250 € worden aangerekend. 

Het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle is bevoegd om de reservatie vastgelegd via https://reservaties.langemark-poelkapelle.be/ zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande tussenkomst te beëindigen indien blijkt dat één of meerdere verklaringen van de ontlener onvervulbaar of onjuist zijn of indien een of meerdere vervallen facturen onbetaald zijn gebleven. 

Na drie gevallen van schade of verlies waarbij de ontlener aansprakelijk werd gesteld, of bij het manifest niet naleven van het reglement kan het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle beslissen om de ontlener voor een vast te stellen periode het recht tot aanvragen te ontzeggen. 

Het college van burgemeester en schepenen beslist voor ieder van bovengenoemde gevallen over de gepaste sanctie.

Door het ontlenen van het materiaal verklaart de huurder zich akkoord met het naleven van dit reglement.

Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen of andere schadelijke gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal.

Eventuele bezwaren die voortvloeien uit dit reglement moeten aangetekend gemeld worden aan het college van Burgemeester en Schepenen. Alle betwiste en niet in dit reglement voorziene gevallen worden door het college van Burgemeester en Schepenen beslecht.

Dit reglement treedt in werking één maand na de goedkeuring van de gemeenteraad van 11 maart 2024. Door de goedkeuring van het retributiereglement feestmateriaal wordt het voorgaande reglement van 21 februari 2022 opgeheven.