Notulen  Gemeenteraad

Het verslag van de gemeenteraadszitting van 9 oktober 2023 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Het audiovisuele zittingsverslag kan u bekijken via deze link. De raadszitting start op 0:00:00 en eindigt op 1:39:38.

Gezien de aanstelling van een nieuw afdelingshoofd Wonen dient de aanduiding van een waarnemend algemeen directeur te worden herzien. Er is voldoende gekwalificeerd personeel voorhanden maar er kan niet altijd op voorhand worden bepaald wie de waarneming het best kan opnemen. In die zin is de aanduiding van één persoon als permanent waarnemend algemeen directeur niet opportuun.

De gemeenteraad kan de aanstelling van een waarnemend algemeen directeur of financieel directeur toevertrouwen aan het college van burgemeester en schepenen en aan de functiehouder van het ambt. Vandaar het voorstel om de aanstellingsbevoegdheid toe te kennen aan de functiehouder voor zover het afwezigheidsperiodes betreft die niet langer duren dan 30 dagen.

Decreet lokaal bestuur, artikel 166.

De politiezone Arro Ieper stelt voor om een aantal aanpassingen door te voeren aan de zonale verordening van de politiezone Arro Ieper. De wijzigingen zouden - mits goedkeuring door de verschillende gemeenteraden -  ingaan vanaf 1 januari 2024 en werden gemarkeerd in de bijlage. 

De belangrijkste aanpassingen betreffen:

• Bedelen (art 2.2.1.5)
• Kampvuur en BBQ  (afdeling 6)
• Herbruikbaar cateringmateriaal (art 3.3.1 en 3.3.2)

• Wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst op twee niveaus (WGP);
• Wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties;
• Beslissing van de politieraad van 12 oktober 2023, waarbij gunstig advies werd verleend aan de gewijzigde zonale politieverordening
• Goedkeuring van de zonale verordening in de gemeenteraad van 7 maart 2016, 3 juli 2017 en 6 september 2021  

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van TMVS op 12 december 2023.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Wijziging van vermogen
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
3. Evaluatie 2023, te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie 2024 (cfr. artikel 432 Decreet Lokaal Bestuur)
4. Begroting 2024 (cfr. artikel 432 Decreet Lokaal Bestuur)
5. Statutaire benoemingen
6. Statutenwijziging
   6.1. Toelichtende nota bij de statutenwijziging met artikelsgewijze bespreking
   6.2. Nieuwe tekst van de statuten
7. Overboeking van het (oorspronkelijk) vast kapitaal (rekening 111 Onbeschikbare inbreng buiten het kapitaal) naar een beschikbare eigenvermogensrekening
8. Overboeking van de in het verleden aangelegde wettelijke reserves (rekening 1311 Statutair onbeschikbare reserves) naar een beschikbare eigenvermogensrekening
9. Volmachten
10. Varia

Voor de algemene vergaderingen van TMVS werd dhr Jos Meersch aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Peter Vantomme als plaatsvervangend vertegenwoordiger.  De vergadering gaat door in Flanders Expo, Maaltekouter 1, 9051 Gent. De vergadering zal fysiek plaatsvinden met digitale inbelmogelijkheid via ZOOM.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering en de statutenwijziging goed te keuren.

• Vlaams decreet van 6 juli 2001 ivm de intergemeentelijke samenwerking en latere wijzigingen
• Decreet Lokaal Bestuur
• Statuten van TMVS
• Gemeenteraadsbeslissing van 28 januari 2019 waarbij de vertegenwoordigers voor de algemene vergaderingen van TMVS werden aangeduid.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de digitale buitengewone algemene vergadering van Fluvius OV op 6 december 2023.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Bespreking in het kader van artikel 432 van het decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2024 alsook van het door de raad van bestuur opgestelde budget voor 2024
2. Statutaire benoemingen
3. Statutaire mededelingen

• De gemeente Langemark-Poelkapelle is aangesloten bij Fluvius Opdrachthoudende Vereniging.
• De gemeente werd per aangetekend schrijven van 3 oktober 2023 opgeroepen om  deel te nemen aan de digitale  Algemene Vergadering van Fluvius Opdrachthoudende Vereniging op 6 december 2023.
• Artikel 432, alinea 3 van het decreet over het lokaal bestuur waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke algemene vergadering

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Fluvius West  op 11 december 2023.

Op de agenda:

1. Bespreking in het kader van artikel 432 van het decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2024 alsook van de door de Raad van Bestuur opgestelde begroting 2024.
2. Vaststelling van de uitkering overeenkomstig artikel 6:114 e.v. WVV
3. Desgevallend aanvaarding uitbreiding aansluiting gemeenten voor (neven)activiteiten
4. Statutaire benoemingen
5. Statutaire mededelingen

Voor de algemene vergaderingen van Fluvius West werd dhr Tristan Bruynsteen aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Jos Meersch als plaatsvervangend vertegenwoordiger.  De vergadering gaat door in het Fluvius-gebouw, Noordlaan 9, 8820 Torhout.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

• Decreet Lokaal Bestuur
• De gemeente Langemark-Poelkapelle is momenteel voor een of meerdere activiteiten aangesloten bij de Opdrachthoudende Vereniging Fluvius West.
• De gemeente werd per aangetekend schrijven van 26 september 2023 opgeroepen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van Fluvius West die op maandag 11 december 2023 plaatsheeft in het Fluvius-gebouw te 8820 Torhout, Noordlaan 9.
• Bij de oproepingsbrief werd een dossier met documentatiestukken toegevoegd.
• Artikel 432, alinea 3 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke algemene vergadering.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Gaselwest op 19 december 2023.

Op de agenda:

1. Bespreking in het kader van artikel 432 van het decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2024 alsook van de door de Raad van Bestuur opgestelde begroting 2024
2. Vaststelling van de uitkering overeenkomstig artikel 6:114e.v. WVV
3. Desgevallend aanvaarding uitbreiding aansluiting gemeenten voor (neven)activiteiten
4. Statutaire benoemingen
5. Statutaire mededelingen

Voor de algemene vergaderingen van Gaselwest werd dhr Peter Vantomme aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Jos Meersch als plaatsvervangend vertegenwoordiger.  De vergadering gaat door in het Fluvius-gebouw, P. Kennedypark 12, 8500  Kortrijk.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

• Decreet Lokaal Bestuur
• De gemeente Langemark-Poelkapelle is voor één of meerdere activiteiten aangesloten bij de opdrachthoudende vereniging Gaselwest
• De gemeente werd per aangetekend schrijven van 28 september 2023 opgeroepen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van Gaselwest die op 19 december 2023 plaatsheeft in het Fluvius Auditorium, 8500 Kortrijk, President Kennedypark 12.
• Het dossier met documentatiestukken werd per brief van 28 september 2023 overgemaakt.
• Artikel 432, alinea 3 van het decreet over het lokaal bestuur, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke algemene vergadering.
• Gemeenteraadsbeslissing van 28 januari 2019 waarbij de vertegenwoordigers voor de algemene vergaderingen van Gaselwest werden aangeduid.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Psilon op 6 december 2023 om 19u30 in de ontvangstzaal Horizon bij crematorium Uitzicht.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Vaststelling werkprogramma 2024
2. Vaststelling begroting 2024

Voor de algemene vergaderingen van Psilon werd dhr Jean-Marie Callewaert aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Jos Meersch als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

• Decreet Lokaal Bestuur
• Gemeenteraadsbeslissing van 25 mei 2020 en 15 november 2021 waarbij de vertegenwoordigers voor de algemene vergaderingen van Psilon werden aangeduid.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking werd de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van DVV op 13 december 2023.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Goedkeuring verslag jaarvergadering van 21 juni 2023
2.  Vaststelling lid algemene vergadering - Gemeenteraadsbesluit Poperinge dd. 28 november 2022
3.  Goedkeuring jaarplan 2024 - Ontwerp jaarplan 2024
4.  Goedkeuring budget 2024
   a. Ontwerp budget 2024
    b. Toelichtende nota bij budget 2024
5.  Vaststelling gemeentelijke bijdrage in de werkingskosten 2024 - Ontwerpbesluit
6. Varia.

Voor de algemene vergaderingen van DVV Westhoek werd dhr Dominique Cool aangesteld als vertegenwoordiger en mevr Heidi Coppenolle als plaatsvervangend vertegenwoordiger.  De vergadering gaat door in Streekhuis Westhoek om 18.00u.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

• Vlaams decreet van 6 juli 2001 ivm de intergemeentelijke samenwerking en latere wijzigingen
• Decreet Lokaal Bestuur
• Statuten van DVV Westhoek
• Gemeenteraadsbeslissing van 15 november 2021 waarbij de vertegenwoordigers voor de algemene vergaderingen van DVV Westhoek werden aangeduid.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van De Watergroep op 15 december 2023.

Op de agenda:

1. Oprichting van de naamloze vennootschap van publiek recht ‘Waterunie Operator’ 
2. Goedkeuring wijziging van de statuten van de cv Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening 
3. Machtiging aan het bestuursorgaan tot uitvoering van de te nemen beslissingen. 

Voor de algemene vergaderingen van De Watergroep werd dhr Jos Meersch aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Eddy Vanacker als plaatsvervangend vertegenwoordiger.  De vergadering gaat door in De Montil, Moortelstraat 8 in Affligem.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.

• Decreet Lokaal Bestuur
• Gemeenteraadsbeslissing van 28 januari 2019 en 22 februari 2022 waarbij de vertegenwoordigers voor de algemene vergaderingen van De Watergroep werden aangeduid.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Mirom op 12 december 2023.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Samenstelling bureau
2. Statutenwijziging (bijzondere meerderheid)
3. Activiteiten en strategie 2024
4. Begroting 2024
5. Benoeming bestuurders
6. Varia

Voor de algemene vergaderingen van Mirom werd Heidi Coppenolle aangesteld als vertegenwoordiger en Dominique Cool als plaatsvervangend vertegenwoordiger. De vergadering gaat door om 18.00u in de Oostnieuwkerksesteenweg 121, Roeselare.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd akte te nemen van de agenda van de vergadering.

• Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, en in het bijzonder op artikel 41
• Wet van 21 december 1994 houdende sociale en diverse bepalingen, artikel 180
• Statuten van Mirom
• Gemeenteraadsbeslissing van 15 november 2021 waarbij de vertegenwoordigers voor de algemene vergaderingen van Mirom werden aangeduid.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking werd de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van WVI op 13 december 2023 in De Magneet, Egemstraat 49, 8740 Pittem.

Op de agenda van de algemene vergadering om 18.30u:

1.  Goedkeuring verslag van de algemene vergadering dd. 07.06.2023
2. Begroting 2024
3.  Benoeming commissaris-revisor voor een periode van 3 jaar en vaststelling jaarbezoldiging
4. Mededelingen

Aansluitend op deze vergadering is er een extra algemene vergadering om 19.00u:

1. Statutenwijziging (art 1, 2, 3, 11, 13, 14, 27, 34, 36 en 38)

Voor de algemene vergaderingen van WVI werd dhr Peter Vantomme aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Koen Bentein als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergaderingen goed te keuren.

• Vlaams decreet van 6 juli 2001 ivm de intergemeentelijke samenwerking en latere wijzigingen
• Decreet Lokaal Bestuur
• Statuten van WVI
• Gemeenteraadsbeslissing van 28 januari 2019 en 15 november 2021 waarbij de vertegenwoordigers voor de algemene vergaderingen van WVI werden aangeduid.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Cipal op 14 december 2023.  Deze vergadering van Cipal gaat digitaal door.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Toetreding en aanvaarding van nieuwe deelnemers
2.  Bespreking en goedkeuring van de begroting voor het boekjaar 2024
3. Goedkeuring van het verslag, staande de vergadering

Voor de algemene vergaderingen van Cipal werd dhr Laurent Hoornaert aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Tristan Bruynsteen als plaatsvervangend vertegenwoordiger.

• Vlaams decreet van 6 juli 2001 ivm de intergemeentelijke samenwerking en latere wijzigingen
• Decreet Lokaal Bestuur
• Statuten van Cipal
• Gemeenteraadsbeslissing van 15 november 2021 waarbij de vertegenwoordigers voor de algemene vergaderingen van Cipal werden aangeduid.

De gemeente en het OCMW stellen enkele aanpassingen voor op vlak van rechtspositieregeling, zowel voor gemeente als OCMW.

Bij de voorbereiding werd gekeken om de aanpassingen aan de rechtspositieregelingen zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen.

• De aanpassingen aan de rechtspositieregelingen werden voorgelegd aan het managementteam van 11/09/2023.
• De aanpassingen aan de rechtspositieregelingen zijn onderworpen aan onderhandelingen. Het BOC vond plaats op 22/09/2023.

De rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel wordt voor goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad van 13/11/2023.

De rechtspositieregelingen van het OCMW worden ter goedkeuring voorgelegd op de RMW van 13/11/2023.

• het decreet lokaal bestuur
• het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn
• de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel en het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel
• Onze tot op heden aangevulde en aangepaste beslissing dd. 21/02/2022 betreffende de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel van Langemark-Poelkapelle
• De voorstellen tot aanpassing aan de rechtspositieregelingen opgenomen op de bijgevoegde RPR
• het meerjarenplan
• het protocol van het syndicaal overleg van 22/09/2023
• de bespreking in het managementteam, dd 11/09/2023

Een personeelsformatie is het kader dat de opsomming van het aantal en de soorten betrekkingen voor een lokaal bestuur bevat. De personeelsformatie wordt in het decreet lokaal bestuur sinds 1 janauri 2019 niet meer opgelegd als een verplicht instrument.

Een modern HR-beleid vereist dat er flexibel en snel moet worden omgesprongen met wijzigingen in taken of opdrachten. Aanwervingen moeten steeds kaderen binnen de kredieten voorzien in de beleids- en beheerscyclus BBC. Volgens artikel 41 van het decreet lokaal bestuur kan de gemeenteraad de bevoegdheid met betrekking tot (onder meer) de personeelsformatie en de gemeentelijke reglementen i.v.m. personeelsaangelegenheden delegeren aan het college van burgemeester en schepenen. 

Gezien de geïntegreerde samenwerking van gemeente en OCMW wordt voorgesteld deze delegatie in beide besturen toe te passen. 

Een organogram is een schematisch overzicht van de organisatiestructuur. Het uittekenen van een organogram voor het bestuur is een decretale verplichting en schept duidelijkheid voor de medewerkers, de politieke verantwoordelijken en de gebruikers van de diensten. Het geeft de hiërarchie weer en laat zien wie aan het hoofd staat van welke afdeling of team en wie waarvoor verantwoordelijkheid moet afleggen.

De wijzigingen aan het organogram:

• DPO wordt toegevoegd aan organogram ICT (intergemeentelijk)
• Technische dienst en groen- en klusjesdienst worden apart benoemd 
• Zorg wordt duidelijker gestructureerd en afgebakend
  • Centrum voor dagverzorging
  • woonzorg met zorgteam en paramedisch team & Wonen en Leven
  • Assistentiewoningen worden toegevoegd door de link met functie woonassistent
  • Lokaal dienstencentrum
  • Ondersteunende diensten worden geclusterd: Onthaal, Sociale Dienst, Keuken en Schoonmaak en Logistiek

Het organogram is besproken en positief geadviseerd op 

• Managementteam van 11/09/2023
• Syndicaal overleg van 22/09/2023

Het vroegere AVEVE gebouw, gelegen in de Boezingestraat 37 te 8920 Langemark-Poelkapelle, staat leeg. Een nieuwe bestemming binnen de gemeente is niet voorzien, daarom wordt voorgesteld om het gebouw onderhands te verkopen.

In de gemeenteraad van 20 maart 2023 werd beslist om het gebouw openbaar te verkopen via Biddit. Er werd echter geen enkel bod uitgebracht. Rekening houdend met de huidige economische omstandigheden en het feit dat via Biddit geen enkel bod werd uitgebracht, werd gevraagd om het schattingsverslag te actualiseren.
Het geactualiseerd schattingsverslag van 25 oktober 2023 voor de verkoop van dit gebouw werd opgemaakt door landmeter D'hallewin en in bijlage toegevoegd.

Bepalingen in verband met de verkoop en de voorwaarden:

- Beschrijving van het goed: handelshuis gelegen in de Boezingestraat 37 te langemark-Poelkapelle,
gekend ten kadaster sectie H;
- perceelnummer 0531/02RP0000 en een deel van een perceelnummer 0532Y2P0000, met een oppervlakte van 31 are en 36 ca;
- Wijze van verkoop: onderhandse verkoop via notaris. De verkoopprocedure en de voorwaarden zullen ook voldoende bekendgemaakt worden via de gemeentelijke informatiekanalen;
- Reden verkoop: leegstand en geen nieuwe bestemming in de gemeente;
- Verkoopsvoorwaarden: een instelprijs van € 550.000 (waarde schattingsverslag).

Decreet over het lokaal bestuur. 
Omzendbrief KB/ABB 2019/3 over de transacties van onroerende goederen door lokale en provinciale besturen en door besturen van de erkende erediensten.