Het verslag van de gemeenteraadszitting van 22 mei 2023 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Het audiovisuele zittingsverslag kan u bekijken via deze link. De raadszitting start op 00:00:00 en eindigt op 01:04:14.
Het verslag van de gemeenteraadszitting van 22 mei 2023 wordt goedgekeurd.
Het bestuur investeert op het vlak van preventie en sensibilisering. Cameratoezicht kan een nuttig hulpmiddel vormen voor de objectieve waarneming van overlastproblemen, de preventieve aanpak ervan en het opsporen van daders, slachtoffers en getuigen. Het bestuur moet hiervoor enkele wettelijke bepalingen in acht nemen:
Het bestuur wenst een tijdelijke vaste bewakingscamera in gebruik te nemen met volgende specificaties:
De korpschef adviseert gunstig over de nood en de opportuniteit om een tijdelijk vaste bewakingscamera te installeren en te gebruiken in niet-besloten plaatsen over het volledige grondgebied van de gemeente Langemark-Poelkapelle.
Op basis van de gegevensbeschermingseffectbeoordeling en indien aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan, verleent de DPO een gunstig advies voor de plaatsing tijdelijk vaste camera’s ter preventie van sluikstort en overlast aan het vijverpark en op het grondgebied van Langemark-Poelkapelle.
De gemeenteraad adviseert positief over de plaatsing en het gebruik van tijdelijke vaste bewakingscamera op niet-besloten plaatsen onder volgende voorwaarden:
Dit advies wordt ter kennis gebracht aan de verwerkingsverantwoordelijke, die instaat voor de aanmelding van de bewakingscamera’s bij de politiediensten, de plaatsing van de bij wet vereiste pictogrammen en het bij wet voorziene register van de beeldverwerkingsactiviteiten.
Eind 2017 startte Mirom een dossier op voor de aankoop van drie bewakingscamera’s om in te zetten op handhaving als sluitstuk van een integraal zwerfvuilbeleid. In dit kader werd een samenwerking opgestart tussen de gemeente, de politiezone en Mirom.
Zoals vastgelegd in de overeenkomst, worden de cameralocaties telkens bepaald in samenspraak met de gemeente. Na de plaatsbepaling zorgt Mirom voor de plaatsing van de camera volgens de wettelijke normen, het verwerken van de beelden en de opmaak van de bestuurlijke verslagen. Deze bestuurlijke verslagen worden overgemaakt aan de sanctionerend ambtenaar van de gemeente of politiezone die zorgen voor de verdere afhandeling waarna een beslissing kan genomen worden over een eventuele sanctie.
Om blijvend tegemoet te komen aan de vraag naar extra inzet en om een vlotte opvolging te kunnen garanderen, werd er intussen vanuit Mirom geïnvesteerd in bijkomende camera’s en extra personeel. Dit heeft ervoor gezorgd heeft dat er anno 2023 elf camera’s operationeel zijn in het hele werkingsgebied en een medewerker van Mirom de opleiding tot GAS-vaststeller volgde.
Om effectief vaststellingen te kunnen doen op het grondgebied van de gemeente in het kader van het afvalbeleid, dient hiervoor toestemming gegeven te worden door de gemeenteraad. Er wordt gevraagd om Annick Vanderper aan te stellen als GAS-vaststeller op het grondgebied van Langemark-Poelkapelle teneinde vaststellingen te kunnen doen.
Mevrouw Annick Vanderper wordt aangesteld als GAS-vaststeller op het grondgebied van Langemark-Poelkapelle teneinde vaststellingen te kunnen doen in het kader van sluikstorten en zwerfvuil.
In de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 29/06/2020 werd het kader van het organisatiebeheersingssysteem goedgekeurd.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
De proceseigenaars van de dienstverleningsprocessen werden gevraagd hun proces voor 2022 te evalueren (voorgekomen risico's in 2022, genomen of te nemen verbeteracties en relevante indicatoren).
De rapportage werd ter advies voorgelegd aan het managementteam op 05/06/2023 en ter kennisneming aan het college van burgemeester en schepenen op 12/06/2023.
De rapportage organisatiebeheersing 2022 wordt ter kennisneming voorgelegd aan de gemeenteraad.
De gemeenteraad neemt kennis.
De raad stelt de jaarrekening vast voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.
De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting.
De beleidsevaluatie geeft het beleid weer dat het lokaal bestuur gedurende het boekjaar heeft gevoerd en evalueert de beleidsdoelstellingen en de mate waarin ze zijn bereikt.
De financiële nota geeft de financiële gevolgen van het gevoerde beleid weer.
De toelichting bevat alle informatie over de verrichtingen in het ontwerp van de jaarrekening die relevant is voor de raadsleden om met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen. Ze bevat minstens informatie over de schulden en de financiële risico's.
Het geconsolideerd beschikbaar budgettair resultaat is 8.759.494 EUR in 2022.
De geconsolideerde autofinancieringsmarge bedraagt 1.915.084 EUR in 2022.
Het onderdeel van de jaarrekening 2022 voor het OCMW wordt ter vaststelling voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn en ter goedkeuring voorgelegd aan de Gemeenteraad.
Het gedeelte van de jaarrekening 2022 van de gemeente wordt ter vaststelling voorgelegd aan de Gemeenteraad.
De gemeenteraad keurt de jaarrekening 2022 OCMW goed.
De gemeenteraad stelt de jaarrekening 2022 gemeente vast.
Het Regionaal Landschap Westhoek organiseerde in 2021 en 2022 in samenwerking met de steden en gemeenten de samenaankoop ‘Behaag je tuin’. Het streekeigen, autochtone plantgoed wordt te koop aangeboden in een aantal op voorhand samengestelde pakketten die inwoners kunnen bestellen en betalen via een online platform www.behaagjetuin.be van het Regionaal Landschap Westhoek. Het is ook mogelijk om hoogstamfruitbomen, andere hoogstambomen, klimplanten en wilgentakken individueel te bestellen. Nu vraagt het Regionaal Landschap om deze actie te herhalen en een overeenkomst af te sluiten voor de duur van 2 bestel- en aanplantperiodes, nl. 2023-2024 en 2024-2025.
Vanuit de milieudienst wordt de deelname gunstig geadviseerd omwille van onderstaande redenen:
Gemeenteraadsbeslissing van 20 april 2020 betreffende de ondertekening van het Burgemeestersconvenant voor Klimaat en Energie (Covenant of Mayors for Climate & Energy), ondertekening in groep met collectief engagement (optie 2), waarbij de gevormde groep Van Zee tot IJzer bestaat uit Diksmuide, Koekelare, Koksijde, Kortemark, Langemark-Poelkapelle, Lo-Reninge, Nieuwpoort en Veurne;
Het Lokaal Energie- en Klimaatpact van de Vlaamse Regering en de Vlaamse steden en gemeenten van 4 juni 2021 aangaande het verbintenissen engagement inzake de algemene engagementen en de vier werven behoudend 16 specifieke doelstellingen.
Gemeenteraadsbeslissing van 4 oktober 2021 betreffende de ondertekening van het Lokaal Energie- en Klimaatpact 1.0.
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst met het Regionaal Landschap Westhoek i.k.v. de samenaankoop Behaag Je Tuin (2023-2025) goed.
Het Regionaal Landschap Westhoek organiseert in samenwerking met de steden en gemeenten de samenaankoop ‘Behaag je tuin’. Het streekeigen, autochtone plantgoed wordt te koop aangeboden in een aantal op voorhand samengestelde pakketten die inwoners kunnen bestellen en betalen via een online platform www.behaagjetuin.be van het Regionaal Landschap Westhoek. Het is ook mogelijk om hoogstamfruitbomen, andere hoogstambomen, klimplanten en wilgentakken individueel te bestellen.
Elke gemeente kan beslissen om het project extra te ondersteunen en te promoten door een korting toe te kennen onder de vorm van:
Langemark-Poelkapelle opteert voor een korting van 50% met een maximumbedrag van 100,00 euro per aanvrager of gezin per jaar. Ook bedrijven, verenigingen en scholen die gevestigd zijn op het grondgebied komen in aanmerking voor deze subsidie. Het plantgoed dient aangeplant te worden binnen het grondgebied op het platteland, in woongebied, op privaat terrein, op bedrijfsterreinen, op openbaar terrein,... Het plantgoed kan ook worden ingezet om de voorgeschreven, verplichte aanplantingen binnen goedgekeurde omgevingsvergunningen uit te voeren. Dit reglement treedt in werking vanaf 1 september 2023.
De raad keurt het subsidiereglement goed:
Artikel 1
Binnen de perken van de jaarlijks voorziene budgetten verleent de gemeente Langemark-Poelkapelle een betoelaging voor de aankoop van plantgoed aangekocht via de samenaankoop van (fruit)bomen, hagen, wilgentakken en klimplanten binnen de actie 'Behaag je tuin' van het Regionaal Landschap Westhoek.
De subsidie kan jaarlijks aangevraagd worden en bedraagt 50% op de totale aankoopprijs van het plantgoed, aangekocht via de samenaankoop, met een maximum van 100 euro subsidie per aanvrager of gezin en per jaar. De bestelling en betaling gebeurt online via www.behaagjetuin.be. Een bestelling is pas definitief na online betaling van het correcte bedrag.
Artikel 2
Voor deze subsidie komen de inwoners van Langemark-Poelkapelle in aanmerking, alsook de bedrijven, verenigingen en scholen die gevestigd zijn op het grondgebied van Langemark-Poelkapelle.
Het plantgoed dient aangeplant te worden binnen het grondgebied van de gemeente Langemark-Poelkapelle. De aanplantingen kunnen zowel gebeuren op het platteland, in woongebied, op privaat terrein, op bedrijfsterreinen, op openbaar terrein,... Het plantgoed kan ook worden ingezet om de voorgeschreven, verplichte aanplantingen binnen goedgekeurde omgevingsvergunningen uit te voeren.
Artikel 3
De gegevens van de aanvrager kunnen uitsluitend worden gebruikt door het Regionaal Landschap Westhoek en de gemeente Langemark-Poelkapelle in het kader van deze actie om de besteller een zo goed mogelijke service te bieden.
Artikel 4
Het Regionaal Landschap Westhoek en de gemeentelijke diensten van Langemark-Poelkapelle kunnen controles uitvoeren op het naleven van de bepalingen van dit reglement.
lndien blijkt dat de aanvrager dit reglement op aantoonbare wijze heeft overtreden, kan het lokaal bestuur terugbetaling eisen van het gemeentelijk aandeel van het geleverde plantgoed en de aanvrager uitsluiten van nieuwe aanvragen binnen dit reglement.
Artikel 5
Dit reglement treedt in werking vanaf 1 september 2023.
Bloeiende handelszaken zijn belangrijk voor onze dorpskernen. Een vlotte bereikbaarheid met alle vervoersmodi is belangrijk. Langemark-Poelkapelle kent - behalve in de Kasteelstraat bij het gemeentehuis - geen parkeerregimes die kortparkeren bevorderen.
Om te vermijden dat de parkeerplaatsen bij handelszaken ingenomen worden door langparkeerders, kan ter hoogte van handelszaken met een hoge rotatie van klanten, een zone met beperkte parkeerduur van 30 minuten ingesteld worden. De gemeenteraad heeft de principes voor dit kortparkeerbeleid bij handelszaken op 14 november 2022 goedgekeurd.
De volgende handelszaken vragen in dit kader een specifieke parkeerplaats aan voor de eigen zaak die langs een gemeenteweg is gelegen:
Onderstaande handelszaken vragen een specifieke parkeerplaats aan voor de eigen zaak die langs een gewestweg is gelegen:
Alle handelszaken voldoen aan de voorwaarden voor de inrichting van een parkeerplaats. Ze liggen langsheen een invalsweg in de bebouwde kom van de dorpskern. Een kort bezoek van de klant van maximaal 30 minuten is mogelijk. Het gaat om dagelijkse aankopen. De handelszaken zijn minimum drie dagen (van 8 uur) per week open voor klanten. Voor of nabij de handelszaken zijn weinig parkeermogelijkheden.
De aangevraagde parkeerplaatsen kortparkeren kunnen telkens worden ingericht voor de handelszaak waar al reglementair geparkeerd kan worden. Met uitzondering van Elektro Devoldere waar aan de overzijde van de straat een individueel parkeervak kan worden aangelegd. Mogelijks komt in de toekomst nog een garagepoort bij aan De Kubus rechts van de toegangsdeur waardoor de parkeerplaats kortparkeren daar beter niet wordt ingericht.
De uren worden afgestemd op het reglement 'Kortparkeerbeleid bij handelszaken'.
Voor de handelszaken langs de Brugseweg heeft de districtisingenieur haar akkoord al informeel gegeven. De formele goedkeuring gebeurt na de goedkeuring van dit reglement door de gemeenteraad.
De parkeerduur nabij volgende handelszaken langs gemeentewegen wordt beperkt tot maximaal 30 minuten:
De parkeerduur nabij volgende handelszaken langs de gewestweg Brugseweg (N313) wordt beperkt tot maximaal 30 minuten:
De beperkte parkeerduur geldt:
De beperking van de parkeerduur wordt aangeduid met het verkeersbord E9a met parkeerschrijf en opschrift 'max. 30 min', onderbord Xc met 5 m en een onderbord met vermelding van de periode waarbinnen de beperking van de parkeerduur geldt.
Dit aanvullend reglement wordt ter goedkeuring overgemaakt aan het Departement Mobiliteit en Openbare Werken.
Met e-mailbericht dd. 17/05/2023 vraagt de woonmaatschappij Thuiswest om een effectieve en een plaatsvervangende vertegenwoordiger aan te duiden om deel uit te maken van de toewijzingsraad die de woonmaatschappij zal oprichten binnen het (deel)werkingsgebied Midwest-West. Er wordt gevraagd om bij voorkeur een vertegenwoordiger aan te stellen met (enige) voeling met het werkveld.
Om een aanpak op maat te realiseren bij de toewijzing van sociale huurwoningen nemen de woonmaatschappijen het initiatief om een toewijzingsraad op te richten. De sociale verhuurders, lokale besturen en relevante welzijnsactoren kunnen op die manier in dialoog gaan met elkaar en afspraken maken, om een geïntegreerd en gedragen toewijzingsbeleid te realiseren.
In het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 (BVCW) wordt ruimte gelaten om bij het vastleggen van de toewijzingsregels sociale huur regionale en lokale accenten te leggen. Deze bepalingen worden opgenomen in een toewijzingsreglement. Hierbij wordt een grote rol toebedeeld aan de toewijzingsraad. De toewijzingsraad kan onder bepaalde voorwaarden passende maatregelen uitwerken in een toewijzingsreglement voor het (deel)werkingsgebied van de woonmaatschappij, waarbij wordt afgeweken van de standaardtoewijzingsregels, als de regionale of lokale situatie hierom vraagt. Hierdoor kan maximaal rekening worden gehouden met de specifieke noden.
Het BVCW bepaalt dat het in twee gevallen verantwoord is passende maatregelen uit te werken in een toewijzingsreglement, waar men kan afwijken van de standaardtoewijzingsregels. Een eigen toewijzingsbeleid kan worden ontwikkeld als men rekening wil houden met de langdurige woonbinding van de kandidaat-huurders of met de woonbehoeftigheid van specifieke doelgroepen. De opmaak van een toewijzingsreglement dient tot stand te komen in nauw overleg met alle relevante lokale (huisvestings- en welzijns-)actoren. De toewijzingsraad van het (deel)werkingsgebied van de woonmaatschappij speelt hierin de trekkersrol en is verantwoordelijk voor de opmaak van een ontwerp van het toewijzingsreglement. Het BVCW biedt op die manier de kans om een dynamiek te scheppen waarin kan worden gestreefd naar een regionaal gedragen en geïntegreerd toewijzingsbeleid.
Alle gemeenten in het (deel)werkingsgebied zijn vertegenwoordigd in de toewijzingsraad. Relevante huisvestings- en welzijnsactoren kunnen zichzelf aanmelden om deel uit te maken van de toewijzingsraad als ze actief zijn in het (deel)werkingsgebied van de woonmaatschappij. Als er geen consensus is over de samenstelling van de toewijzingsraad, beslist de woonmaatschappij over de samenstelling, waarbij ze rekening houdt met een evenwichtige samenstelling van de toewijzingsraad. De toezichthouder kan optreden wanneer de toewijzingsraad onvoldoende evenwichtig wordt samengesteld.
De toewijzingsraad heeft een beleidsmatige opdracht en een operationele opdracht. Dit wordt geregeld in artikel 6.23 van het BVCW.
Beleidsmatige opdracht
De toewijzingsraad stelt een ontwerp van toewijzingsreglement op. Hierin kunnen bepalingen over de verstrenging van de langdurige woonbinding en bepalingen voor specifieke doelgroepen worden opgenomen. De leden van de toewijzingsraad streven hierbij naar consensus. Als er geen consensus is, kunnen de deelnemende gemeenten van de toewijzingsraad specifiek voor hun gemeenten over deze bepalingen beslissen.
Voor het opnemen van een bepaling over de langdurige woonbinding met het (deel)werkingsgebied is in ieder geval consensus tussen de gemeenten van het (deel)werkingsgebied vereist.
Operationele opdracht
De toewijzingsraad staat ook in voor de praktische uitvoering van de regels die betrekking hebben op de versnelde toewijzingen en de toewijzingen aan specifieke doelgroepen. De toewijzingsraad kan afspraken maken over de werkwijze met betrekking tot de aanmelding en begeleiding van kandidaat-huurders en huurders. Deze afspraken worden opgenomen in het huishoudelijk reglement van de toewijzingsraad.
Voorstel
Door het college van burgemeester en schepenen wordt het afdelingshoofd Leven voorgedragen om de gemeente Langemark-Poelkapelle te vertegenwoordigen in de toewijzingsraad. De coördinator intergemeentelijke woondienst Zonnebeke - Langemark-Poelkapelle wordt voorgedragen als plaatsvervangende vertegenwoordiger.
Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021, artikel 6.22 (Hoofdstuk 2. Toewijzingsraad, toewijzingsreglement en huishoudelijk reglement (verv. BVR 17 december 2021, art. 33, I: 1 oktober 2023).
De gemeenteraad duidt het afdelingshoofd Leven aan als effectieve vertegenwoordiger om de gemeente te vertegenwoordigen in de toewijzingsraad van de woonmaatschappij binnen het (deel)werkingsgebied MidWest-West.
De gemeenteraad duidt de coördinator intergemeentelijke woondienst Zonnebeke - Langemark-Poelkapelle aan als plaatsvervangende vertegenwoordiger om de gemeente te vertegenwoordigen in de toewijzingsraad van de woonmaatschappij binnen het (deel)werkingsgebied Midwest-West.
Zowel het rioleringsstelsel als het openbaar domein in de Gistelhofstraat en Galgestraat worden vernieuwd. Op dit moment worden de nutsleidingen aangepast. Daarbij worden het laagspanningsnet en de kabels voor openbare verlichting ondergronds aangelegd.
Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 8 juni 2020 goedkeuring aan de gunning van de opdracht “Ondergronds brengen laagspannings- en openbaar verlichtingsnet” aan Fluvius System Operator, Brusselsesteenweg 199 te 9090 Melle tegen het nagerekende offertebedrag van € 112.065,26 excl. btw of € 114.235,86 incl. btw (€ 2.170,60 btw medecontractant).
De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2020921.
Enkele jaren geleden werd al een deel van het openbaar domein in de Gistelhofstraat, nl. tussen nrs. 122 en 140 heraangelegd in het kader van een private verkaveling. Daarbij bleef het OV- en laagspanningsnet bovengronds. Dit resulteert in een afwijkend straatbeeld waarbij in één deeltje van de Gistelhofstraat nog een bovengronds net met betonpalen staat.
Tijdens de uitvoering van de opdracht bleek daarom dat het noodzakelijk was om volgende wijzigingen aan te brengen:
Meerwerken | + | € 18.329,68 |
TOTAAL | = | € 18.329,68 |
Hiervoor werd een offerte ontvangen op 17 april 2023.
Deze verrekening overschrijdt het bestelbedrag met 16,36%, waardoor het totale bestelbedrag na verrekeningen nu € 130.394,94 excl. btw of € 132.565,54 incl. btw (€ 2.170,60 btw medecontractant) bedraagt.”
De offerte voor deze meerwerken bedraagt meer dan 10% van het oorspronkelijk gegunde bedrag en moet daarom door de gemeenteraad goedgekeurd worden.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° d) iii) (de opdracht kan slechts door één bepaalde ondernemer worden uitgevoerd om redenen van: bescherming van exclusieve rechten).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Goedkeuring wordt verleend aan verrekening 1 van de opdracht “Ondergronds brengen laagspannings- en openbaar verlichtingsnet” voor het totaal bedrag in meer van € 18.329,68.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 in het investeringsbudget op budgetcode 0200-00/224000/BESTUUR/GR/0/IP-ACT10.
Het krediet zal verhoogd worden bij een aanpassing van het meerjarenplan.
Om de infrastructuur van de Academie - Beeld (voormalige jongensschool, Poelkapellestraat) te optimaliseren wordt er een samenwerking aangegaan met de Vrije Basisschool van Langemark (Zonnebekestraat 27).
De gemeenteraad keurt volgende gebruiksovereenkomst met VBS Langemark goed:
SCHOOLGEBOUWEN - Gebruiksovereenkomst Dé Academie
VZW Vrij Katholiek Basisonderwijs Langemark (0445.104.888) gevestigd te Zonnebekestraat 27, 8920 Langemark, vertegenwoordigd door voorzitter Luc Descamps, hierna eigenaar genoemd enerzijds,
en
Het gemeentebestuur van Langemark-Poelkapelle, gevestigd te Kasteelstraat 1, 8920 Langemark, vertegenwoordigd door Koen Bentein, gemeenteraadsvoorzitter, en Jochen Vermote, algemeen directeur, hierna gebruiker genoemd anderzijds,
verklaren dat zij een gebruiksovereenkomst voor de schoolgebouwen aangaan. De volgende voorwaarden zijn op deze overeenkomst van toepassing:
Voorwerp van gebruik en bestemming
1. De eigenaar geeft in gebruik aan de gebruiker gedurende twee dagen per week:
Deze ruimtes kunnen enkel benut worden buiten de lestijden van de school. De ruimtes maken deel uit van het onroerend goed gelegen in de Zonnebekestraat 27 te Langemark. De gebruiker erkent het onroerend goed voldoende te kennen en wenst er geen nadere omschrijving van.
2. De lokalen worden gebruikt teneinde dit effectief en uitsluitend te gebruiken als klas voor het onderricht in de domeinen beeld, woord en eventueel ook het domein muziek.
3. De gebruiker mag de lokalen niet uitlenen aan derden anders dan de Academie.
Duur en wekelijks tijdstip van terbeschikkingstelling
4. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 september 2023 voor een duur van 60 maanden om te eindigen op 31 augustus 2028. Na het verstrijken van de termijn van de huurovereenkomst, zonder vooropzeg, wordt deze overeenkomst stilzwijgend vijfjaarlijks verlengd.
5. De eigenaar en de gebruiker kunnen in onderling overleg structureel één of meerdere extra dagen óf één of meerdere lokalen toevoegen aan de samenwerking tijdens het lopen van de huurovereenkomst. De gebruiker dient hiervoor een schriftelijke aanvraag in bij de eigenaar die op zijn beurt een afweging maakt over het al dan niet toekennen van extra lokalen of extra dagen. De eigenaar kan zonder motivatie deze vraag weigeren. Het toevoegen van extra dagen binnen de samenwerking leidt tot het verhogen van de huur zoals omschreven onder artikel 8 van de gebruiksovereenkomst. Indien een extra lokaal wordt toegevoegd binnen de reeds overeengekomen dagen, wordt een energetisch supplement van 50 euro per maand per extra lokaal gevraagd. Dit energetisch supplement wordt in dat geval verrekend binnen de huur zoals omschreven onder artikel 8 van deze gebruiksovereenkomst.
Ontbinding en einde van de overeenkomst
6. Zowel de gebruiker als de eigenaar kunnen vijfjaarlijks een einde stellen aan deze overeenkomst mits een vooropzeg van 6 maanden voor aanvang van de nieuwe huurperiode (dd. 01/09/x) en dit per aangetekende brief.
7. In het geval van onmogelijke toegang ten gevolge van overmacht loopt het gebruik af op de datum waarop de overmacht ontstaat. De gebruiker kan geen schadeloosstellingen eisen van de eigenaar.
Gebruiksvergoeding
8. De gebruiksvergoeding is vastgesteld op € 300 per maand (€ 150 x 2 dagen per week = € 300 per maand) voor het gebruik van de lokalen omschreven in artikel 1. Het maandelijks bedrag wordt vooraf betaald tegen de eerste van elke maand op rekening BE76 0682 0500 6695 op naam van Vrije Basisschool Langemark. In juli en augustus is geen vergoeding vereist.
9. De gebruiksvergoeding is definitief en vast. Bij gebrek aan betaling op zijn vervaldag brengt de gebruiksvergoeding van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest op tegen de wettelijke intrestvoet. De gebruiker is hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot betaling van de gebruiksvergoeding.
10. De gebruiker is ertoe gehouden de door hem gedane betalingen te bewijzen op eenvoudig verzoek van de eigenaar.
11. Er is geen waarborg van toepassing op de gebouwen. Er is wel een waarborg van toepassing op de sleutel die toegang geeft tot de gebouwen van € 50 per gegeven sleutel. De school voorziet 5 sleutels voor de gebruiker.
12. De eigenaar heeft het recht om jaarlijks de gebruiksvergoeding te onderwerpen aan een indexatie op basis van de gezondheidsindex zonder daarvoor de bestaande gebruiksvergoeding op te zeggen. De nieuwe geïndexeerde gebruiksvergoeding gaat telkens in vanaf 01/09/x. De gebruiker wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht door de eigenaar.
Kosten
13. Er zijn geen verdere verbruikskosten. De individuele verbruikskosten van water, gas, elektriciteit en internet zijn volledig ten laste van de verhuurder.
14. Kosten voor gebruik van partituren, SABAM-vergoedingen en auteursrechten vallen volledig ten laste van de gebruiker.
Verzekering
15. De eigenaar staat in voor de brandverzekering van de gebouwen via een clausule ‘afstand van verhaal’. Eventuele extra premies of verhoging van de brandverzekering door deze clausule wordt door de gebruiker vergoed. De eigenaar legt hiervoor een eenduidig bewijs voor aan de gebruiker die op zijn beurt het bedrag binnen de twee weken, na het voorleggen van het bewijs, overmaakt aan de eigenaar op het rekeningnummer omschreven in artikel 8 van deze overeenkomst.
16. De gebruiker verbindt er zich toe een brandverzekering af te sluiten die tegelijkertijd zijn inboedel en zijn aansprakelijkheid als gebruiker dekt gedurende de ganse periode dat hij het gebouw huurt.
17. De gebruiker verbindt er zich toe een verzekering af te sluiten waardoor haar burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen van haar leden gedekt is.
18. De gebruiker moet in het contract het kapitaal voorzien dat hem een volledige vergoeding waarborgt in geval van ramp.
19. De gebruiker dient uiterlijk bij het aanvangen van de huur een afschrift van deze verzekeringspolis alsook het betalingsbewijs van de verzekering voor te leggen aan de eigenaar.
20. De gebruiker is eveneens verplicht bij elke vraag van de eigenaar hem een afschrift van de polis voor te leggen zonder dat dit nazicht enige verantwoordelijkheid voor de eigenaar met zich meebrengt.
21. De gebruiker zal ten alle tijden toegang aan de eigenaar of door haar aangestelde derden moeten verlenen.
Bijkomende afspraken
22. De gebruiker verklaart de ruimte(s) in goede staat te ontvangen en verplicht er zich toe om het even welke beschadiging onmiddellijk aan de eigenaar bekend te maken en zelf aangebrachte beschadiging te vergoeden. De gebruiker zal het gebruikte goed m.a.w. betrekken en gebruiken als een goede huisvader in de zin van art. 1728 B.W. De herstellingswerken ten laste van de gebruiker zijn deze vermeld in art. 1754 B.W. Indien de huurder niet tijdig de hem ten laste vallende onderhouds- en herstellingswerken uitvoert, heeft de eigenaar, na ingebrekestelling bij aangetekende brief, het recht om deze werken uit te voeren of te doen uitvoeren door een derde voor rekening van de gebruiker. Deze laatste zal dan aan de eigenaar binnen de maand na facturatie de door hem uitgegeven som moeten terugbetalen.
23. Bij verlies of breuk van de sleutel door de gebruiker wordt de eigenaar meteen op de hoogte gebracht. De kosten voor het vervangen van eventuele sloten dat gepaard gaan met het verlies of breuk worden van de waarborg van € 50 genomen. Bij extra kosten wordt de huurder verzocht de meerprijs te betalen zoals omschreven in artikel 22.
24. De gebruikte ruimtes worden na de activiteit netjes en in oorspronkelijke staat achtergelaten. Dit houdt in: alle tafels en stoelen worden op hun oorspronkelijke plaats teruggezet, de lichten worden gedoofd, kranen worden afgesloten, vuilnis wordt opgeruimd, de gebruikte materialen worden gereinigd, werktafels worden vrijgemaakt, alle deuren en poorten worden bij het verlaten van de terreinen afgesloten.
25. De op de speelplaats aanwezige speelmaterialen en speelplaatskoffers worden op geen enkel moment door de leden van de gebruiker gebruikt.
26. De speelplaats wordt niet gebruikt als parkeerplaats of aanrijstrook om materiaal te laden en te lossen.
27. Het is verboden om huisdieren toe te laten op de speelplaats.
28. Het algemeen rookverbod wordt op het volledige schooldomein nageleefd.
29. De gebruiker mag geen werken, verbeteringen en verbouwingen aan de gebruikte lokalen uitvoeren zonder uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van de eigenaar. Een weigering dient niet door de eigenaar gemotiveerd te worden. Indien de gebruiker toch zonder toelating van de eigenaar veranderingen aanbrengt aan het gebruikte goed, heeft de eigenaar het recht te eisen dat het gebruikte goed en haar aanhorigheden onmiddellijk in de oorspronkelijke staat worden hersteld.
30. De gebruiker zal zelf instaan voor het nodige EHBO-materiaal.
31. De gebruiker kan de aanwezige afvalcontainers gebruiken voor afvalwerking. Er is aandacht voor correct recycleren en het proper houden van de ruimtes rond de afvalcontainers.
32. De gebruiker gaat akkoord met de veiligheidsvoorschriften die gelden bij het gebruik van de ruimtes door derden. De gebruiker heeft kennis genomen van de veiligheidsinstructiekaarten die in de ruimte aanwezig zijn en heeft kennis genomen van het evacuatieplan en de verschillende vluchtwegen.
33. De gebruiker heeft weet dat voor veiligheidsredenen het gebouw onder videotoezicht staat buiten de gewone schooluren. De beelden zijn enkel te raadplegen door de eigenaar (meer bepaald de directeur). De gebruiker kan deze videobeelden enkel inkijken mits gegronde reden die via een schriftelijke motivatie gericht wordt aan de eigenaar. De eigenaar behoudt het recht deze aanvraag te weigeren zonder motivatie.
34. De gebruiker staat in voor het toezicht van zijn leden tijdens het gebruik van de gebouwen.
35. De eigenaar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade, veroorzaakt door ongevallen bij het gebruik van het ter beschikking gestelde goed.
36. De eigenaar is niet verantwoordelijk voor diefstal, noch voor enig andere schade veroorzaakt aan de eigendommen, toebehorend aan de gebruiker of haar leden.
37. Op het einde van elk schooljaar houden eigenaar en gebruiker een overleg waarin deze gebruiksovereenkomst geëvalueerd wordt. Waar nodig kunnen in samenspraak bijkomende afspraken in deze overeenkomst opgenomen worden.
Geschillen
38. Elk geschil i.v.m. de huidige overeenkomst zal tot de bevoegdheid van de rechtbanken te Ieper behoren.
De geplaatste units op het speelplein van Bikschote zijn in een afwerkingsfase. Hierdoor dringt een nieuwe overeenkomst zich op.
De overeenkomst handelt over het gebruik van de containerunits (open ruimte met sanitair- en bergruimte) die door het lokaal bestuur ter beschikking van KSA Bikschote worden gesteld. De ruimtes bevinden nabij de Mariazaal, 8920 Langemark-Poelkapelle.
De gemeenteraad keurt volgende gebruikersovereenkomst goed:
Deze overeenkomst wordt afgesloten tussen:
De gemeenteraad keurt de huurkoopovereenkomst van het kunstwerk "de beeldengroep wachtend langs spoorlijn 63" goed.
De gemeenteraad neemt akte.