Om de infrastructuur van de Academie - Beeld (voormalige jongensschool, Poelkapellestraat) te optimaliseren wordt er een samenwerking aangegaan met de Vrije Basisschool van Langemark (Zonnebekestraat 27).
De gemeenteraad keurt volgende gebruiksovereenkomst met VBS Langemark goed:
SCHOOLGEBOUWEN - Gebruiksovereenkomst Dé Academie
VZW Vrij Katholiek Basisonderwijs Langemark (0445.104.888) gevestigd te Zonnebekestraat 27, 8920 Langemark, vertegenwoordigd door voorzitter Luc Descamps, hierna eigenaar genoemd enerzijds,
en
Het gemeentebestuur van Langemark-Poelkapelle, gevestigd te Kasteelstraat 1, 8920 Langemark, vertegenwoordigd door Koen Bentein, gemeenteraadsvoorzitter, en Jochen Vermote, algemeen directeur, hierna gebruiker genoemd anderzijds,
verklaren dat zij een gebruiksovereenkomst voor de schoolgebouwen aangaan. De volgende voorwaarden zijn op deze overeenkomst van toepassing:
Voorwerp van gebruik en bestemming
1. De eigenaar geeft in gebruik aan de gebruiker gedurende twee dagen per week:
Deze ruimtes kunnen enkel benut worden buiten de lestijden van de school. De ruimtes maken deel uit van het onroerend goed gelegen in de Zonnebekestraat 27 te Langemark. De gebruiker erkent het onroerend goed voldoende te kennen en wenst er geen nadere omschrijving van.
2. De lokalen worden gebruikt teneinde dit effectief en uitsluitend te gebruiken als klas voor het onderricht in de domeinen beeld, woord en eventueel ook het domein muziek.
3. De gebruiker mag de lokalen niet uitlenen aan derden anders dan de Academie.
Duur en wekelijks tijdstip van terbeschikkingstelling
4. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 september 2023 voor een duur van 60 maanden om te eindigen op 31 augustus 2028. Na het verstrijken van de termijn van de huurovereenkomst, zonder vooropzeg, wordt deze overeenkomst stilzwijgend vijfjaarlijks verlengd.
5. De eigenaar en de gebruiker kunnen in onderling overleg structureel één of meerdere extra dagen óf één of meerdere lokalen toevoegen aan de samenwerking tijdens het lopen van de huurovereenkomst. De gebruiker dient hiervoor een schriftelijke aanvraag in bij de eigenaar die op zijn beurt een afweging maakt over het al dan niet toekennen van extra lokalen of extra dagen. De eigenaar kan zonder motivatie deze vraag weigeren. Het toevoegen van extra dagen binnen de samenwerking leidt tot het verhogen van de huur zoals omschreven onder artikel 8 van de gebruiksovereenkomst. Indien een extra lokaal wordt toegevoegd binnen de reeds overeengekomen dagen, wordt een energetisch supplement van 50 euro per maand per extra lokaal gevraagd. Dit energetisch supplement wordt in dat geval verrekend binnen de huur zoals omschreven onder artikel 8 van deze gebruiksovereenkomst.
Ontbinding en einde van de overeenkomst
6. Zowel de gebruiker als de eigenaar kunnen vijfjaarlijks een einde stellen aan deze overeenkomst mits een vooropzeg van 6 maanden voor aanvang van de nieuwe huurperiode (dd. 01/09/x) en dit per aangetekende brief.
7. In het geval van onmogelijke toegang ten gevolge van overmacht loopt het gebruik af op de datum waarop de overmacht ontstaat. De gebruiker kan geen schadeloosstellingen eisen van de eigenaar.
Gebruiksvergoeding
8. De gebruiksvergoeding is vastgesteld op € 300 per maand (€ 150 x 2 dagen per week = € 300 per maand) voor het gebruik van de lokalen omschreven in artikel 1. Het maandelijks bedrag wordt vooraf betaald tegen de eerste van elke maand op rekening BE76 0682 0500 6695 op naam van Vrije Basisschool Langemark. In juli en augustus is geen vergoeding vereist.
9. De gebruiksvergoeding is definitief en vast. Bij gebrek aan betaling op zijn vervaldag brengt de gebruiksvergoeding van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest op tegen de wettelijke intrestvoet. De gebruiker is hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot betaling van de gebruiksvergoeding.
10. De gebruiker is ertoe gehouden de door hem gedane betalingen te bewijzen op eenvoudig verzoek van de eigenaar.
11. Er is geen waarborg van toepassing op de gebouwen. Er is wel een waarborg van toepassing op de sleutel die toegang geeft tot de gebouwen van € 50 per gegeven sleutel. De school voorziet 5 sleutels voor de gebruiker.
12. De eigenaar heeft het recht om jaarlijks de gebruiksvergoeding te onderwerpen aan een indexatie op basis van de gezondheidsindex zonder daarvoor de bestaande gebruiksvergoeding op te zeggen. De nieuwe geïndexeerde gebruiksvergoeding gaat telkens in vanaf 01/09/x. De gebruiker wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht door de eigenaar.
Kosten
13. Er zijn geen verdere verbruikskosten. De individuele verbruikskosten van water, gas, elektriciteit en internet zijn volledig ten laste van de verhuurder.
14. Kosten voor gebruik van partituren, SABAM-vergoedingen en auteursrechten vallen volledig ten laste van de gebruiker.
Verzekering
15. De eigenaar staat in voor de brandverzekering van de gebouwen via een clausule ‘afstand van verhaal’. Eventuele extra premies of verhoging van de brandverzekering door deze clausule wordt door de gebruiker vergoed. De eigenaar legt hiervoor een eenduidig bewijs voor aan de gebruiker die op zijn beurt het bedrag binnen de twee weken, na het voorleggen van het bewijs, overmaakt aan de eigenaar op het rekeningnummer omschreven in artikel 8 van deze overeenkomst.
16. De gebruiker verbindt er zich toe een brandverzekering af te sluiten die tegelijkertijd zijn inboedel en zijn aansprakelijkheid als gebruiker dekt gedurende de ganse periode dat hij het gebouw huurt.
17. De gebruiker verbindt er zich toe een verzekering af te sluiten waardoor haar burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen van haar leden gedekt is.
18. De gebruiker moet in het contract het kapitaal voorzien dat hem een volledige vergoeding waarborgt in geval van ramp.
19. De gebruiker dient uiterlijk bij het aanvangen van de huur een afschrift van deze verzekeringspolis alsook het betalingsbewijs van de verzekering voor te leggen aan de eigenaar.
20. De gebruiker is eveneens verplicht bij elke vraag van de eigenaar hem een afschrift van de polis voor te leggen zonder dat dit nazicht enige verantwoordelijkheid voor de eigenaar met zich meebrengt.
21. De gebruiker zal ten alle tijden toegang aan de eigenaar of door haar aangestelde derden moeten verlenen.
Bijkomende afspraken
22. De gebruiker verklaart de ruimte(s) in goede staat te ontvangen en verplicht er zich toe om het even welke beschadiging onmiddellijk aan de eigenaar bekend te maken en zelf aangebrachte beschadiging te vergoeden. De gebruiker zal het gebruikte goed m.a.w. betrekken en gebruiken als een goede huisvader in de zin van art. 1728 B.W. De herstellingswerken ten laste van de gebruiker zijn deze vermeld in art. 1754 B.W. Indien de huurder niet tijdig de hem ten laste vallende onderhouds- en herstellingswerken uitvoert, heeft de eigenaar, na ingebrekestelling bij aangetekende brief, het recht om deze werken uit te voeren of te doen uitvoeren door een derde voor rekening van de gebruiker. Deze laatste zal dan aan de eigenaar binnen de maand na facturatie de door hem uitgegeven som moeten terugbetalen.
23. Bij verlies of breuk van de sleutel door de gebruiker wordt de eigenaar meteen op de hoogte gebracht. De kosten voor het vervangen van eventuele sloten dat gepaard gaan met het verlies of breuk worden van de waarborg van € 50 genomen. Bij extra kosten wordt de huurder verzocht de meerprijs te betalen zoals omschreven in artikel 22.
24. De gebruikte ruimtes worden na de activiteit netjes en in oorspronkelijke staat achtergelaten. Dit houdt in: alle tafels en stoelen worden op hun oorspronkelijke plaats teruggezet, de lichten worden gedoofd, kranen worden afgesloten, vuilnis wordt opgeruimd, de gebruikte materialen worden gereinigd, werktafels worden vrijgemaakt, alle deuren en poorten worden bij het verlaten van de terreinen afgesloten.
25. De op de speelplaats aanwezige speelmaterialen en speelplaatskoffers worden op geen enkel moment door de leden van de gebruiker gebruikt.
26. De speelplaats wordt niet gebruikt als parkeerplaats of aanrijstrook om materiaal te laden en te lossen.
27. Het is verboden om huisdieren toe te laten op de speelplaats.
28. Het algemeen rookverbod wordt op het volledige schooldomein nageleefd.
29. De gebruiker mag geen werken, verbeteringen en verbouwingen aan de gebruikte lokalen uitvoeren zonder uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van de eigenaar. Een weigering dient niet door de eigenaar gemotiveerd te worden. Indien de gebruiker toch zonder toelating van de eigenaar veranderingen aanbrengt aan het gebruikte goed, heeft de eigenaar het recht te eisen dat het gebruikte goed en haar aanhorigheden onmiddellijk in de oorspronkelijke staat worden hersteld.
30. De gebruiker zal zelf instaan voor het nodige EHBO-materiaal.
31. De gebruiker kan de aanwezige afvalcontainers gebruiken voor afvalwerking. Er is aandacht voor correct recycleren en het proper houden van de ruimtes rond de afvalcontainers.
32. De gebruiker gaat akkoord met de veiligheidsvoorschriften die gelden bij het gebruik van de ruimtes door derden. De gebruiker heeft kennis genomen van de veiligheidsinstructiekaarten die in de ruimte aanwezig zijn en heeft kennis genomen van het evacuatieplan en de verschillende vluchtwegen.
33. De gebruiker heeft weet dat voor veiligheidsredenen het gebouw onder videotoezicht staat buiten de gewone schooluren. De beelden zijn enkel te raadplegen door de eigenaar (meer bepaald de directeur). De gebruiker kan deze videobeelden enkel inkijken mits gegronde reden die via een schriftelijke motivatie gericht wordt aan de eigenaar. De eigenaar behoudt het recht deze aanvraag te weigeren zonder motivatie.
34. De gebruiker staat in voor het toezicht van zijn leden tijdens het gebruik van de gebouwen.
35. De eigenaar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade, veroorzaakt door ongevallen bij het gebruik van het ter beschikking gestelde goed.
36. De eigenaar is niet verantwoordelijk voor diefstal, noch voor enig andere schade veroorzaakt aan de eigendommen, toebehorend aan de gebruiker of haar leden.
37. Op het einde van elk schooljaar houden eigenaar en gebruiker een overleg waarin deze gebruiksovereenkomst geëvalueerd wordt. Waar nodig kunnen in samenspraak bijkomende afspraken in deze overeenkomst opgenomen worden.
Geschillen
38. Elk geschil i.v.m. de huidige overeenkomst zal tot de bevoegdheid van de rechtbanken te Ieper behoren.