Het verslag van de gemeenteraadszitting van 24 april 2023 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Het audiovisuele zittingsverslag kan u bekijken via deze link. De raadszitting start op 00:01:40 en eindigt op 00:59:29.
Het verslag van de gemeenteraadszitting van 24 april 2023 wordt goedgekeurd.
In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de algemene vergadering van Mirom op 30 mei 2023.
Op de agenda van de algemene vergadering :
Voor de algemene vergaderingen van Mirom werd Heidi Coppenolle aangesteld als vertegenwoordiger en Dominique Cool als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd akte te nemen van de agenda van de vergadering.
De raad verleent goedkeuring aan de punten op de agenda van de algemene vergadering van Mirom van 30 mei 2023 en de daarbij horende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten :
Voor de algemene vergaderingen van Mirom werd Heidi Coppenolle aangesteld als vertegenwoordiger en Dominique Cool als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
Een afschrift van deze beslissing wordt verstuurd naar Mirom, Oostnieuwkerksesteenweg 121, 8800 Roeselare, info@mirom.be.
In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de digitale algemene vergadering van Fluvius OV op 7 juni 2023.
Op de agenda van de algemene vergadering :
De raad verleent goedkeuring aan de agenda van de algemene vergadering van Fluvius Opdrachthoudende Vereniging dd 7 juni 2023 met als agendapunten:
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de digitale algemene vergadering van Fluvius Opdrachthoudende Vereniging op 7 juni 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), wordt opgedragen zijn stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.
Voor de algemene vergaderingen van Fluvius OV werd dhr Dominique Cool aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Tristan Bruynsteen als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van deze beslissing en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan Fluvius Opdrachthoudende Vereniging, vennootschapssecretariaat@fluvius.be.
In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de algemene vergadering van TMVS op 20 juni 2023 in Flanders Expo, Maaltekouter 1, 9051 Gent.
Op de agenda van de algemene vergadering :
Voor de algemene vergaderingen van TMVS werd dhr Jos Meersch aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Peter Vantomme als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.
De raad beslist goedkeuring te verlenen aan alle punten op de agenda van de algemene vergadering TMVS dv van 20 juni 2023 en de daarbij behorende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten:
Voor de algemene vergaderingen van TMVS werd dhr Jos Meersch aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Peter Vantomme als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Zij worden opgedragen hun stemgedrag af te stemmen op deze beslissing.
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van de hierbij genomen beslissingen en deze over te maken aan TMVS, Stropstraat 1, 9000 Gent, 20230620AVTMVS@farys.be.
In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de algemene vergadering van Psilon op 21 juni 2023 in Crematorium Uitzicht, Ambassadeur Baertlaan 5, 8500 Kortrijk.
Op de agenda van de algemene vergadering :
Voor de algemene vergaderingen van Psilon werd dhr Jean-Marie Callewaert aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Jos Meersch als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.
De raad verleent goedkeuring aan de punten op de agenda van de algemene vergadering van Psilon van 21 juni 2023 en de daarbij horende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten :
Voor de algemene vergaderingen van Psilon werd dhr Jean-Marie Callewaert aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Jos Meersch als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Zij worden opgedragen hun stemgedrag af te stemmen op deze beslissing.
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van deze beslissing en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan Psilon, Ambassadeur Baertlaan 5, 8500 Kortrijk, info@crematoriumuitzicht.be.
In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de algemene vergadering van DVV op 21 juni 2023.
Op de agenda van de algemene vergadering:
Voor de algemene vergaderingen van DVV Westhoek werd dhr Dominique Cool aangesteld als vertegenwoordiger en mevr Heidi Coppenolle als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.
De raad verleent goedkeuring aan de agenda van de algemene vergadering van DVV Westhoek van 21 juni 2023:
Voor de algemene vergaderingen van DVV Westhoek werd dhr Dominique Cool aangesteld als vertegenwoordiger en mevr Heidi Coppenolle als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrrichten aan DVV Westhoek, Woumenweg 100, 8600 Diksmuide, dorine.sioen@dvvwesthoek.be.
In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de algemene vergadering van Cipal op 22 juni 2023.
De Algemene Vergadering van Cipal dv vindt plaats in het Technologiehuis in Geel. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om online te participeren via het elektronisch systeem waarmee de vorige Algemene Vergaderingen werden georganiseerd.
Op de agenda van de algemene vergadering :
Voor de algemene vergaderingen van Cipal werd dhr Laurent Hoornaert aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Tristan Bruynsteen als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
De raad verleent goedkeuring aan de punten op de agenda van de algemene vergadering van Cipal van 22 juni 2023 en de daarbij horende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten :
Voor de algemene vergaderingen van Cipal werd dhr Laurent Hoornaert aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Tristan Bruynsteen als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Zij worden opgedragen hun stemgedrag af te stemmen op deze beslissing. Indien deze algemene vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien deze algemene vergadering om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de vertegenwoordiger van de gemeente gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van deze beslissing en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan Cipal, infoavdv@cipal.be.
Jaarlijks legt het centraal kerkbestuur de rekeningen van de 5 kerkbesturen van het voorbije jaar ter advies voor aan het gemeentebestuur en ter goedkeuring aan de provinciegouverneur.
De gemeenteraad verleent gunstig advies aan de rekeningen 2022 van de kerkbesturen Sint-Paulus Langemark, Sint-Juliaan, OLV Madonna, Sint-Andries Bikschote en OLV Poelkapelle.
In 2020 gaf de gemeente Langemark-Poelkapelle aan interesse te hebben in het PDPO-project Bomenplan. Helaas viel de gemeente uit de boot. Dit project loopt af op 30 juni 2023, maar het provinciebestuur en Regionaal Landschap Westhoek, Regionaal Landschap Houtland & Polders, Stad-Land-Schap West-Vlaamse Hart en Stad-Land-Schap Leie en Schelde ambiëren een verderzetting van het project onder de noemer Bomenplan 2.0. De bomenplanner blijft in dienst en de provincie draagt de helft van de personeelskost. Er wordt binnen het project begeleiding aangeboden bij:
Aangezien goed onderhoud van het bestaande bomenbestand ook belangrijk is, wordt hieraan ook een abonnementsformule gekoppeld - 3.500 euro per jaar. De gemeente kan beroep doen op de expertise van de bomenplanner (jaarlijks overmaken beheerplannen, up to date houden beheerplannen, uitvoeren van een aantal taken uit de beheerplannen, voorstel nieuwe locaties voor beplanting, algemeen adviserende rol m.b.t. bomen en beheer, advies soortenkeuze, technische voorschriften bomen bij verkavelingen,...
Vanuit de milieudienst wordt de opmaak van een bomenplan, de opmaak van de kansenkaart en de abonnementsformule voor opvolging van het onderhoud van het bestaande bomenbestand gunstig geadviseerd omwille van onderstaande redenen:
Gemeenteraadsbeslissing van 20 april 2020 betreffende de ondertekening van het Burgemeestersconvenant voor Klimaat en Energie (Covenant of Mayors for Climate & Energy), ondertekening in groep met collectief engagement (optie 2), waarbij de gevormde groep Van Zee tot IJzer bestaat uit Diksmuide, Koekelare, Koksijde, Kortemark, Langemark-Poelkapelle, Lo-Reninge, Nieuwpoort en Veurne;
Het Lokaal Energie- en Klimaatpact van de Vlaamse Regering en de Vlaamse steden en gemeenten van 4 juni 2021 aangaande het verbintenissen engagement inzake de algemene engagementen en de vier werven behoudend 16 specifieke doelstellingen.
Gemeenteraadsbeslissing van 4 oktober 2021 betreffende de ondertekening van het Lokaal Energie- en Klimaatpact 1.0.
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst met het Regionaal Landschap Westhoek Goed. Deze samenwerkingsoverheenkomst heeft betrekking op:
Het college van burgemeester en schepenen is belast met de verdere uitvoering van dit besluit.
De woondienst Zonnebeke – Langemark-Poelkapelle is van start gegaan op 1 oktober 2014.
Het jaarverslag bevat een rapportageverslag van de verplichte en aanvullende activiteiten en het financieel verslag van werkingsjaar 2022.
Op de stuurgroep van 23 maart 2023 werd het jaarverslag besproken. Het jaarverslag werd aangepast aan de bemerkingen en aanvullingen van de stuurgroep. Zie bijlage voor het verslag van de stuurgroep.
In het jaarverslag wordt omschreven hoe de verplichte en aanvullende activiteiten in functie van de doelstellingen op vlak van lokaal woonbeleid, werden uitgevoerd:
Op 17 april 2023 ontvingen we de evaluatie van werkingsjaar 2022 van Wonen in Vlaanderen (zie bijlage). Uit de evaluatie van Wonen Vlaanderen:
Opmerking: Naast conformiteitsonderzoeken in woningen voor seizoenarbeiders en buitenlandse arbeidskrachten screende dit IGS bijkomend ook woningen waar Oekraïense vluchtelingen gehuisvest werden. Ondanks de mogelijkheid die geboden werd om de voorziene uitvoering van deze activiteit tijdelijk te vervangen, bleef men de diverse situaties onderzoeken, al waren er iets minder onderzoeken dan in 2021 en in 2020. De woondienst deed dus meer dan werd verwacht.
Opmerking: Eind 2021 werd er voor het eerst een screening uitgevoerd in Zonnebeke. Daarmee werden de eerste stappen gezet om verwaarlozing structureel aan te pakken. In februari 2022 werden de eigenaars van een tiental woningen aangeschreven. Dit leidde tot 8 nieuwe opnames in 2022, waarvan er 2 in hetzelfde jaar opnieuw geschrapt werden. Een geslaagd resultaat!
Aandachtspunt: in 2023 wordt deze aanvullende activiteit uit het subsidiedossier geschrapt, maar het gemeentelijk reglement blijft verder van kracht. We verwachten dan ook dat de gemeente verder jaarlijks en systematisch blijft screenen en zo verwaarlozing blijft aanpakken.
Eén aanvullende activiteit werd niet naar behoren uitgevoerd in Langemark-Poelkapelle: AA 2_6: Verwaarloosde gebouwen en woningen opsporen, registreren en aanpakken.Argumentatie: Er werden enkele woningen gescreend, maar er werden geen woningen in de inventaris opgenomen. Waar er verwaarlozing werd vastgesteld in woningen die al op de inventaris leegstaand stonden, besliste de gemeente om de woningen niet op te nemen. Hiermee geeft de gemeente geen uitvoering aan hun eigen registratie- en belastingreglement, dat door de gemeenteraad goedgekeurd werd op 14 december 2020. We kunnen deze activiteit dan ook niet als uitgevoerd beschouwen.
Gevolg: Voor deze activiteit wordt subsidievermindering toegepast voor Langemark-Poelkapelle.
Wat betreft het financiële luik:
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
Het Vlaamse Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Besluit van de Vlaamse Regering van 8 juli 2016 houdende subsidiëring van intergemeentelijke projecten ter ondersteuning van het lokaal woonbeleid.
De gemeenteraad neemt kennis van het jaarverslag van werkingsjaar 2022 van de Woondienst Zonnebeke - Langemark-Poelkapelle en van de evaluatie door Wonen Vlaanderen.
In het kader van de opdracht “Aankoop van een veegmachine” werd een bestek met nr. 20231046 opgesteld door de Groendienst.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 115.702,47 excl. btw of € 140.000,00 incl. 21% btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
Het bestek met nr. 20231046 en de raming voor de opdracht “Aankoop van een veegmachine”, opgesteld door de Groendienst worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 115.702,47 excl. btw of € 140.000,00 incl. 21% btw.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2023, op budgetcode 0200-00/242200/BESTUUR/GR/0/IP-ACT23 (ACT-23).
Zoals bepaald in de statuten van het intergemeentelijke samenwerkingsverband Westhoek Sport Overleg wordt jaarlijks het werkingsverslag en de jaarrekening ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
De raad keurt de jaarrekening en het jaarverslag 2022 van het Westhoek Sport Overleg goed.
Zoals bepaald in de statuten van het intergemeentelijke samenwerkingsverband CO7 legt de projectvereniging jaarlijks het werkingsverslag (2022), samen met de jaarrekening en het verslag van de accountant, ter goedkeuring voor aan de zeven gemeenteraden.
Gemeente Langemark-Poelkapelle is aangesloten bij CO7 via een intergemeentelijk samenwerkingsverband van 7 gemeenten. Via de statuten is bepaald dat CO7 jaarlijks zijn jaarverslag, jaarrekening en een verslag van accountant laat goedkeuren op de gemeenteraad.
De gemeenteraad keurt het werkingsverslag 2022 van CO7 goed.
De gemeenteraad keurt de CO7 jaarrekening van 2022 goed.
De gemeenteraad keurt het verslag van de accountant van CO7 2022 goed.
Context en voorgeschiedenis
CO7 (CultuurOverleg Zeven) is het samenwerkingsverband voor cultuur en erfgoed tussen de zeven gemeenten Heuvelland, Ieper, Langemark-Poelkapelle, Mesen, Poperinge, Vleteren en Zonnebeke.
CO7 werd opgericht in 2005 als projectvereniging. Op vandaag is binnen de projectvereniging een erfgoedcel en een intergemeentelijke onroerenderfgoeddienst (IOED) actief. Daarnaast zet CO7 ook in op een bovenlokale cultuurwerking en staat ze in voor de regionale depotwerking vanuit Erfgoeddepot DEPOTYZE. De werking wordt gefinancierd met Vlaamse subsidies en gemeentelijke bijdragen.
Op 29 januari 2020 werd de akte van verlenging ondertekend waarmee de samenwerking tussen bovenstaande gemeenten werd vernieuwd voor de periode 2020-2025. De gemeentelijke bijdragen werden op dat moment statutair vastgelegd op 1,78 euro/inwoner.
Erfgoeddepot DEPOTYZE opende eind 2017 de deuren. CO7 staat in voor de regionale depotwerking zowel op vlak van cultureel erfgoed (i.s.m. de erfgoedcel) als wat betreft het onroerend erfgoed. Erfgoeddepot DEPOTYZE kreeg een erkenning als onroerend erfgoeddepot en ontvangt een Vlaamse subsidie voor de regionale werking van het depot. Deponering in het erfgoeddepot is betalend. De tarieven hiervoor werden vastgelegd door de raad van bestuur van CO7 op 30 mei 2017.
Argumentatie
De algemene stijging van het prijspeil in 2022 deed de kosten voor de werking van CO7 exponentieel toenemen. De loonkosten namen in 2022 met ca. 11% toe.
CO7 voerde de afgelopen jaren een voorzichtig financieel beleid en bouwde een beperkte reserve op die de eerste grote stijgingen kan opvangen, maar geen duurzame buffer vormt voor de hele beleidsperiode.
Vlaanderen voorziet reeds in de indexering van de werkingsmiddelen voor de uitvoering van het cultureel-erfgoedconvenant en sinds 2023 ook in een beperkte indexering van de middelen van de IOED en het onroerenderfgoeddepot.
De gemeentelijke bijdragen werden tot hiertoe niet aangepast aan de stijging van het prijspeil. Gezien de uitzonderlijke budgettaire situatie is het wenselijk om ook deze bijdragen te indexeren.
Om impact van deze verhoging te beperken, zouden de bijdrages niet jaarlijks worden geïndexeerd, maar eenmalig worden aangepast in 2023 op basis van de afgevlakte gezondheidsindex en statutair verankerd worden tot en met 2026 (zie verder). Concreet gaat het om een verhoging van 0,20 euro/inwoner.
Voor Langemark-Poelkapelle zou de verhoging van de gemeentelijke bijdragen een meerkost van 1.578,39 euro met zich mee brengen vanaf 2023.
Ter compensatie van deze onvoorziene stijging van de gemeentelijke werkingsbijdragen, stelt CO7 gratis ruimte ter beschikking in het erfgoeddepot DEPOTYZE tot eind 2026 (zie verder). Momenteel kan hier enkel tegen betaling (6 euro/m²/maand) worden gedeponeerd.
Het volume gratis depotcapaciteit werd berekend op basis van de beschikbare ruimte in het depot die met de huidige financiële en personele middelen beheerd kan worden. Elke CO7-gemeente krijgt een basisvolume (5 m³) en een variabel gedeelte (1m³/750 inwoners) ter beschikking. Langemark-Poelkapelle krijgt aldus 15,57 m³ gratis ter beschikking. De waarde van deze opslagruimte aan de huidige tarieven bedraagt 4.303,50 euro.
Aangezien de gemeentelijke bijdragen statutair zijn verankerd, zal een wijziging van de statuten dienen te gebeuren. Naast de aanpassing van de bijdrage, wordt ook voorgesteld om de looptijd van de huidige projectvereniging met 1 jaar te verlengen tot en met 2026. Zowel het huidig cultureel-erfgoedconvenant als de samenwerkingsovereenkomst met de Vlaanderen voor de subsidiëring van de intergemeentelijke onroerend erfgoeddienst (IOED) lopen tot en met 2026. Daarnaast is ook wijziging van het Bovenlokaal Cultuurdecreet in voorbereiding die de beleidsperiode van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met één jaar zal verlengen om deze af te stemmen op de andere beleidsperiodes.
Tot slot werd ook artikel 19 in de statuten aangepast waarbij in geval van ontbinding de activa na aanzuivering van de passiva worden overgemaakt aan een door de raad van bestuur aangeduide vereniging. Deze wijziging wordt doorgevoerd op advies van de boekhouder i.f.v. de regelgeving rond de vennootschapsbelasting.
De gemeente Langemark-Poelkapelle gaat akkoord met een eenmalige indexering van de gemeentelijke bijdrage van CO7 vanaf 1 januari 2023.
De gemeente Langemark-Poelkapelle gaat akkoord met verlenging van de projectvereniging met 1 jaar tot en met 2026.
De gemeente Langemark-Poelkapelle keurt de gewijzigde statuten van CO7 goed.
De gemeenteraad neemt akte.