Agenda  Gemeenteraad

Het verslag van de gemeenteraadszitting van 26 juni 2023 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Het audiovisuele zittingsverslag kan u bekijken via deze link. De raadszitting start op 01:25:40 en eindigt op 02:47:55.

Tom Thijs architecten bvba schenken de maquette aangaande het project 'Sociaal huis, Langemark-Poelkapelle', gerealiseerd ter gelegenheid van de tentoonstelling 'Composite Presence' (Biënnale Venetië, Z33 Hasselt) aan het lokaal bestuur.

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de algemene vergadering van Zefier op 19 december 2023.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Omvorming van de statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening in een beschikbare eigen vermogensrekening. 
2. Kennisname van de volgende verslagen:
   i. Het verslag van het bestuursorgaan over de invoering van de coöperatieve finaliteit van de Vennootschap in de statuten opgesteld overeenkomstig artikel 6:86 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen
   ii. het verslag van het bestuursorgaan over de wijziging van de rechten verbonden aan de verschillende soorten van aandelen van de Vennootschap opgesteld overeenkomstig artikel 6:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ingevolge de creatie van nieuwe soorten van aandelen, en de afschaffing van soorten van aandelen
   iii. het verslag van de commissaris waarin wordt beoordeeld of de financiële en boekhoudkundige gegevens die aan het verslag van het bestuursorgaan ten grondslag liggen getrouw en voldoende zijn in al hun materiële aspecten om de algemene vergadering te informeren, opgesteld in toepassing van artikel 6:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
3. Toevoeging van een nieuw artikel in de statuten inzake de coöperatieve waarden en finaliteit van de Vennootschap.
4. Aanname van een nieuwe tekst van statuten teneinde deze onder meer in overeenstemming te brengen met de genomen beslissingen en met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
5. Volmacht voor de coördinatie van statuten.
6. Machtiging aan het bestuursorgaan tot uitvoering van de te nemen beslissingen.
7. Volmacht voor de formaliteiten.

Voor de algemene vergaderingen van Zefier werd dhr Jos Meersch aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Tristan Bruynsteen als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt echter gevraagd om een volmacht te verlenen aan de secretaris van Zefier (indien hij verhinderd zou zijn aan een medewerker van advocatenkantoor Stibbe of een medewerker van notariskantoor Berquin).

In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Cipal op 12 oktober 2023.  Deze vergadering van Cipal gaat digitaal door.

Op de agenda van de algemene vergadering :

1. Wijziging van de statuten

Voor de algemene vergaderingen van Cipal werd dhr Laurent Hoornaert aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Tristan Bruynsteen als plaatsvervangend vertegenwoordiger.

Vanuit het centraal kerkbestuur werden budgetwijzigingen ingediend voor de kerkbesturen van OLV Madonna, OLV Poelkapelle, Sint-Paulus Bekering Langemark en Sint-Andreas Bikschote.

Deze wijzigingen zijn budgetneutraal voor het gemeentebestuur.  Aangezien het budget verder past in het goedgekeurde meerjarenplan, dient de gemeenteraad enkel akte te nemen van de budgetwijziging.

Overeenkomstig artikel 47 van het decreet betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten worden de budgetten van de kerkbesturen voor 2024 voorgelegd. 

In het kader van zijn opdrachten voor de noodplanning en het crisisbeheer beschikt het Nationaal Crisiscentrum sinds 2011 over een Contact center om bij noodsituaties de bevolking te informeren. Voor de periode 2023-2027 is daartoe een raamcontract afgesloten met de Belgische onderneming WEngage.

Om gebruik te kunnen maken van het Contact center, dient een overeenkomst afgesloten te zijn met WEngage. Die overeenkomst heeft als doel de activerings- en gebruiksomstandigheden van het Contact center bij noodsituaties te omschrijven en bij de activering een snelle authenticatie mogelijk te maken.
De stand-by 24/7 van het Contact center wordt door het NCCN gefinancierd. De ondertekening van de overeenkomst heeft dus geen directe financiële weerslag.  Enkel het effectief gebruik van het Contact center als u dit nodig vindt bij een noodbeheer of een oefening valt ten laste van de gemeente.

Het decreet Lokaal bestuur bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid rapporteert aan de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau. Het rapport omvat een overzicht van de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten en de financiële risico's. Voor de financiële risico's wordt verwezen naar de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025_3
Het verslag bevat ook informatie over het debiteurenbeheer. Er werd een overzicht opgenomen van de fiscale en niet-fiscale vorderingen. Een afschrift van dit rapport wordt ter beschikking gesteld van de algemeen directeur.

Het financieel rapport is een momentopname. Er wordt gewerkt met de budgetgegevens op 03/07/2023. 

De gemeente heft een retributie op het parkeren in een blauwe zone. Het retributiereglement, goedgekeurd in de gemeenteraad van 5 september 2022, wordt uitgebreid met een aantal plaatsen waar kortparkeren wordt toegelaten.

Om de toegankelijkheid van het lokaal bestuur en de lokale handel in de Kasteelstraat te garanderen, wordt een maximale parkeerduur van 1 uur ingevoerd:

• tussen de Kasteelstraat 1 en 16
• op de parkeerstrook tgo. nr. 28

Zonder bijkomende vermeldingen op de verkeersborden, geldt de verplichting om de parkeerschijf te plaatsen elke dag tussen 9 en 18 uur. De retributie is niet verschuldigd op zon- en feestdagen en ook niet door personen met een handicap.

Om het kortparkeren te bevorderen bij handelszaken wordt een maximale parkeerduur van 30 minuten ingevoerd op volgende plaatsen langs gemeentewegen:

• op de eerste parkeerplaats in de Langemarkstraat over een afstand van 5 m
• op de parkeerstrook over een afstand van 5 meter ter hoogte van Boezingestraat 31
• op de parkeerstrook over een afstand van 5 meter ter hoogte van Boezingestraat 35 
• op de eerste parkeerplaats over een afstand van 5 meter ter hoogte van Klerkenstraat 11
• op de eerste parkeerplaats over een afstand van 5 meter ter hoogte van Klerkenstraat 53
• op de eerste parkeerplaats over een afstand van 5 meter ter hoogte van Statiestraat 17

Bij het kortparkeren moet een parkeerschijf worden gelegd van maandag tot en met zaterdag, van 8.00 tot 18.30 uur en op zondag van 8.00 tot 12.30 uur. De retributie is niet verschuldigd op wettelijke feestdagen en ook niet door personen met een handicap.

Het overschrijden van de gratis parkeertijd in de blauwe zone werd door het invoeren van deze retributie gedepenaliseerd. De retributie op het parkeren van auto’s in een blauwe zone wordt niet beschouwd als een sanctie, maar wel als een betaling voor een geleverde dienst, namelijk het ter beschikking stellen van een parkeerplaats door de gemeente.

Er worden twee parkeerplaatsen voorbehouden voor elektrische voertuigen op de Markt, tgo. nr. 11.

Vanaf 1 november 2023 worden de openingsuren van het recyclagepark gewijzigd. Het recyclagepark wordt gesloten op donderdag omdat dit de dag is met het minst aantal bezoekers. 

Artikel 5 van het aanvoerreglement wordt gewijzigd en wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

Een projectontwikkelaar heeft een groepsbouwproject ingediend voor het bouwen van 4 geschakelde woningen en de aanleg van wegenis. Ook de tuinzone en bergingen voor de woningen Brugseweg 122A-B-C wordt aangepast. De gemeenteraad keurt de rooilijn, de weg en het bestek goed.

Westtoer wenst in iedere gemeente van de Westhoek picknickbanken en rustbanken te plaatsen. Al enige tijd zijn ze op zoek geweest naar een geschikte locatie binnen onze gemeente. Onder hun voorwaarde hebben ze hun oog laten vallen op het aangekochte stuk grond langs de Hooyaardstraat waar een natuurgebied wordt ingericht. Omdat het project voor Westtoer afloopt eind juli en er meer budget over was dan voorzien, willen ze meer investeren in Langemark-Poelkapelle dan voorzien. 
Westtoer wenst ons dus fietsnietjes, picknickbanken en ligbanken te schenken en te plaatsen voor een totaal waarde van 7962 euro.  Aankoop en plaatsing is voor rekening van Westtoer, onderhoud is voor de gemeente voor een periode van minimum 10 jaar. Die banken moeten langsheen een fietsroute worden geplaatst. Om nog in aanmerking te komen voor dit subsidiedossier dat Westtoer opvolgt, dient Langemark-Poelkapelle akkoord te gaan met hun aanbod en dit te bevestigen in een samenwerkingsovereenkomst. 

Er wordt een overeenkomst afgesloten inzake toegang en gebruik van het zwembad De Amfoor te Moorslede.

Er zijn enkele algemene wijzigingen (gemarkeerd met geel) aan het schoolreglement basisonderwijs en de infobrochure. Beide zijn volledig gebaseerd op de versie van de Onderwijskoepel van Steden en Gemeenten (OVSG). Verder zijn er ook nog enkele schoolspecifieke wijzigingen (gemarkeerd met groen).

Er zijn wijzigingen aan het arbeidsreglement. De aanpassingen staan in kleur op het document in bijlage.

Het retributie - en huishoudelijk reglement van de voor- en naschoolse opvang wordt uitgebreid met de procedure bij niet-betalen van de facturen.

Het lestijdenpakket 2023~2024 wordt voorgelegd aan de GR.

Bikschooltje dient te beschikken over een professionaliseringsplan. Het werd reeds goedgekeurd op het ABC van 19/6/2023 en de Schoolraad van 15/6/2023.