Terug
Gepubliceerd op 21/03/2023

Notulen  Gemeenteraad

ma 20/03/2023 - 19:30 Raadzaal De Bron

Samenstelling

Aanwezig

Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote

Verontschuldigd

Nicole Louwagie

Secretaris

Jochen Vermote

Voorzitter

Koen Bentein

Agendapunten

1.

2023_GR_00022 - Verslag van de gemeenteraadszitting van 6 februari 2023 - Goedkeuring

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2023_GR_00022 - Verslag van de gemeenteraadszitting van 6 februari 2023 - Goedkeuring
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 18
Doris Dereyne, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Claudine Muylle, Jos Meersch, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Dominique Vanpeteghem, Heidi Coppenolle, Lieven Vanbelleghem, Koen Bentein
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 0
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
1.

2023_GR_00022 - Verslag van de gemeenteraadszitting van 6 februari 2023 - Goedkeuring

2023_GR_00022 - Verslag van de gemeenteraadszitting van 6 februari 2023 - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

Het verslag van de gemeenteraadszitting van 6 februari 2023 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Het audiovisuele zittingsverslag kan u bekijken via deze link. De raadszitting start op 00:01:51 en eindigt op 01:10:10.

Regelgeving: bevoegdheid
8a08e5925082ef9901508532e3490b4d
Regelgeving bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.
<p>De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

Het verslag van de gemeenteraadszitting van 6 februari 2023 wordt goedgekeurd.

2.

2023_GR_00024 - Mirom - agenda algemene vergadering op 28 maart 2023 - Goedkeuring

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2023_GR_00024 - Mirom - agenda algemene vergadering op 28 maart 2023 - Goedkeuring
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 18
Doris Dereyne, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Claudine Muylle, Jos Meersch, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Dominique Vanpeteghem, Heidi Coppenolle, Lieven Vanbelleghem, Koen Bentein
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 0
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
2.

2023_GR_00024 - Mirom - agenda algemene vergadering op 28 maart 2023 - Goedkeuring

2023_GR_00024 - Mirom - agenda algemene vergadering op 28 maart 2023 - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

Inleiding

De Vlaamse Regering stelt via het Regiodecreet een proces voorop waarbij via het vastleggen van referentieregio's meer coherentie wordt gebracht in de zogenaamde huidige intermediaire structuren die werden opgericht om bovenlokale problematieken aan te pakken.  Het nieuwe decretale kader moet ervoor zorgen dat de zogenaamde verrommeling aan banden wordt gelegd.  Mirom Roeselare toont via deze gemotiveerde aanvraag tot afwijking aan dat de specifieke uitzondering voor afvalintercommunales voor haar niet dienstig is en vraagt aan de Vlaamse Regering om een afwijking te krijgen die haar toelaat om ook na 2036 met de huidige vennoten verder te werken.

Mirom Roeselare

In de aanvraag tot afwijking wordt de organisatie en dienstverlening van de afvalintercommunale uitgebreid weergegeven.

Het staat vast dat een onverkorte toepassing van de indeling van de 12 deelnemende gemeenten in Mirom Roeselare in de vooropgestelde referentieregio's tot gevolg heeft dat de gehele werking van het intergemeentelijk samenwerkingsverband volstrekt ontwricht wordt.  Het rechtmatig belang om zich te richten tot de Vlaamse Regering met de aanvraag tot een afwijking staat dan ook buiten kijf.

Aanvraag tot definitieve afwijking conform artikel 7 §2 Regiodecreet

Algemeen

Conform artikel 7§2 van het Regiodecreet wenst Mirom Roeselare, via beslissing van haar Algemene Vergadering een aanvraag in te dienen tot definitieve afwijking van de principes van Regiovorming.  Het is immers duidelijk dat deze principes niet compatibel zijn met de essentie van de succesvolle en duurzame samenwerking die binnen Mirom Roeselare wordt vormgegeven.  Mirom Roeselare heeft sinds 1973 alles in het werk gesteld om met de 12 deelnemende gemeenten een afvalbeleid te creëren op basis van twee leidende principes: uniforme samenwerking en solidariteit.

Uniforme werking

Mirom Roeselare benadrukt in de aanvraag tot afwijking dat zij gekend staat voor haar uniforme werking binnen haar werkingsgebied.  Deze uniforme werking uit zich onder meer in het algemeen preventie- en sensibiliseringsbeleid, het gebruik van dezelfde afvalzakken met een uniform tarief, de gesolidariseerde inzameling van afval, de uniforme verwerking van restafval, en een globale aanpak van openbare netheid.  Een opdeling in verschillende referentieregio's stelt een einde aan deze uniforme werking.  In de aanvraag tot afwijking wordt verder ingegaan op verschillende elementen binnen de dienstverlening van Mirom Roeselare gekenmerkt door deze uniforme werking in de 12 deelnemende gemeenten:

  • Afvalpreventie: de huidige aanpak van communicatie is het resultaat van meer dan 40 jaren ervaring, waardoor inwoners van de 12 deelnemende gemeenten voor hun informatie gericht zijn op Mirom Roeselare.  De afvalintercommunale heeft een uitgebreide communicatiedienst en is zeer actief op sociale media.  Het uit elkaar trekken van Mirom Roeselare zou een einde betekenen van deze rechtstreekse communicatielijnen naar de burger toe.
  • Inzameling: Mirom Roeselare staat in voor de planning en logistieke organisatie van de huis-aan-huis-ophaling (HaH) van afval in de 12 deelnemende gemeenten en heeft 13 recyclageparken die op vandaag in gemeentelijk operationeel beheer zijn en worden uitgebaat door gemeentelijk personeel.  Deze operationele uitbating vindt plaats onder een uniform beleid dat uitgezet wordt binnen Mirom Roeselare.  De uniforme organisatie van de recyclageparken heeft voordelen op het vlak van logistiek en kostenoptimalisatie, dewelke op de helling komen te staan bij uittreding van enkele vennoten.
  • Verwerking: Mirom Roeselare verwerkt en verbrandt al decennia het afval van IVIO, IVVO en Mirom Menen, dit aan een steeds ongewijzigd verbrandingstarief.  De verbrandingsinstallatie is aangesloten op een uitgebreid warmtenet, waarvoor lange termijn contracten worden afgesloten.  Een mogelijke opdeling van Mirom Roeselare betekent (rechts)onzekerheid voor deze lopende contracten.

Mirom Roeselare argumenteert dat het opdelen van de afvalintercommunale er de facto toe leidt dat het uniforme afvalbeleid van die gemeenten komt te vervallen en terug naar af wordt gestuurd.  Indien de regiovorming het huidig afvalbeleid een halt zou toeroepen in 2036, ondermijnt men jarenlange inspanningen om voor alle deelnemende gemeenten solidaire en uniforme samenwerking te creëren.  Hierdoor wordt totale (rechts)onzekerheid gecreëerd.

Organisatorisch

Mirom Roeselare staat ook stil bij de organisatorische en bestuurlijke gevolgen die gepaard gaan met eventuele uittredingen van deelnemende gemeenten.  De onverkorte implementatie van de principes van Regiovorming draagt volgende nefaste gevolgen met zich mee:

  • De decretale hervorming leidt tot uittreding van gemeenten, maar staat niet stil bij de fusiemechanismen die de uit te treden vennoten moet toelaten om op een efficiënte, effectieve en rechtszekere manier verder te functioneren.  Wegens de regioconformiteit wordt niet enkel afbreuk gedaan aan de hierboven beschreven uniforme en solidaire samenwerking binnen Mirom Roeselare, maar rijzen er ook organisatorische moeilijkheden wegens de herschikking van de dienstverlening voor en communicatie met overige afvalintercommunale, zoals IVIO en IVVO.  Ten slotte dient ook gewezen te worden op de impact van de regiovorming en het mogelijks gewijzigde afvalbeleid in hoofde van Mirom Roeselare op organisaties waaronder OVAM en FostPlus.

Economische, financiële en fiscale overwegingen

  • Investeringen: voor de uitvoering van de taken die haar in beheer zijn overgedragen door de 12 deelnemende gemeenten heeft Mirom Roeselare belangrijke investeringen gedaan, kaderend in een langetermijnstrategie.  Deze strategie dreigt haar draagvlak te verliezen in de aanloop naar een gedwongen opsplitsing en uittreding van vennoten.  Daardoor worden ook toekomstige investeringengeheel onzeker.  Lopende investeringen in hoofde van Mirom Roeselare zijn: de oprichting van de eigen transportdienst, de werkzaamheden en herontwikkelingen kantoorgebouwen (2024), de herinrichting recyclingpark, de uitbouw van de energierecuperatie.  Cruciaal om hierbij te vermelden is dat onzekerheid over regiovorming tot gevolg zal hebben dat er niet meer wordt geïnvesteerd in bovenvermelde projecten.
  • Fiscaliteit: sinds 2015 valt Mirom Roeselare juridisch gezien onder het regime van de vennootschapsbelasting, echter heeft zij verder kunnen blijven werken onder het regime van de rechtspersonenbelasting via fiscale rulings die verkregen zijn onder voorwaarde dat er geen dividenduitkering zou tussenkomen.  In het geval van een onverkorte regiovorming kunnen deze aangegane engagementen onder druk komen, met alle gevolgen van dien.

Lopende engagementen

In het licht van de vooropgestelde conformiteitsdatum van 31 december 2036 dient Mirom Roeselare te wijzen op verschillende lopende engagementen die deze vooropgestelde termijn overschrijden.

  • Verwerking restafval AIC's: onder meer worden in rekening gebracht het contractuele kader met vennoten Mirom Menen, IVIO en IVVO inzake de aanlevering of verwerking van restafval, dat reikt voorbij de deadline van de conformeringsdatum.  Door een uittreding van deelnemende gemeenten verliezen deze contractuele kaders aldus hun cruciale waarde.  De regioconforme afvalintercommunale én de individuele gemeenten kunnen ook geconfronteerd worden met een hogere verbrandingsprijs wegens de lagere toevoer aan restafval.
  • Energierecuperatie en warmteleveringen: door de hoge betrouwbaarheid van het warmtenet beschikken de meeste klanten niet meer over een back-up installatie waardoor ze geheel of gedeeltelijk afhankelijk geworden zijn van Mirom Roeselare.  Projecten op het vlak van energierecuperatie en warmtelevering zijn afhankelijk van de afvalophaling en verbranding binnen een gesolidariseerd kader met 12 participerende gemeenten.  De aanvoer van restafval dient verzekerd te blijven om de installatie op capaciteit te laten draaien en de investeringen te laten renderen.

Besluit

Tegenover de overwegingen inzake de duurzame, solidaire en uniforme samenwerking binnen Mirom Roeselare wordt een nieuw decretaal kader geplaatst dat als doelstelling heeft om voornamelijk op bestuurlijk vlak de zogenaamde verrommeling te beëindigen.  Echter miskent deze doelstelling volstrekt het gedane werk dat binnen de afvalintercommunale werd uitgevoerd en dat nog in de steigers staat, waardoor het buiten kijf staan dat Mirom Roeselare als intergemeentelijk samenwerkingsverband onmogelijk kan inpassen binnen de principes van de regiovorming én waardoor de definitieve afwijking van het Regiodecreet de enige juiste oplossing vormt.

Juridische grond
  • Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, en in het bijzonder op artikel 41
  • Wet van 21 december 1994 houdende sociale en diverse bepalingen, artikel 180
  • Statuten van Mirom
  • Gemeenteraadsbeslissing van 15 november 2021 waarbij de vertegenwoordigers voor de algemene vergaderingen van Mirom werden aangeduid.
Regelgeving: bevoegdheid
8a08e5925082ef9901508532e3490b4d
Regelgeving bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.
<p>De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De raad verleent goedkeuring aan de punten op de agenda van de algemene vergadering van Mirom van 28 maart 2023 en de daarbij horende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten :

  1. Samenstelling van het bureau
  2. Ter goedkeuring: gemotiveerde afwijkingsaanvraag regiodecreet
  3. Varia

Artikel 2

Voor de algemene vergaderingen van Mirom werd Heidi Coppenolle aangesteld als vertegenwoordiger en Dominique Cool als plaatsvervangend vertegenwoordiger.  

Artikel 3

Een afschrift van deze beslissing wordt verstuurd naar Mirom, Oostnieuwkerksesteenweg 121, 8800 Roeselare, info@mirom.be.

3.

2023_GR_00032 - Overkoepelend Vrijwilligersbeleid lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle - Goedkeuring

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2023_GR_00032 - Overkoepelend Vrijwilligersbeleid lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle - Goedkeuring
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 18
Doris Dereyne, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Claudine Muylle, Jos Meersch, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Dominique Vanpeteghem, Heidi Coppenolle, Lieven Vanbelleghem, Koen Bentein
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 0
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
3.

2023_GR_00032 - Overkoepelend Vrijwilligersbeleid lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle - Goedkeuring

2023_GR_00032 - Overkoepelend Vrijwilligersbeleid lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

Het lokaal bestuur werkt op verschillende diensten samen met vrijwilligers, die een divers takenpakket hebben. Veelal is zowel de taakinhoud als de honorering historisch gegroeid en geworteld. Met respect voor de bestaande werking wil het lokaal bestuur een overkoepelend vrijwilligersbeleid uitwerken, waarbij waardering en duidelijkheid centraal staan. 

Dit vrijwilligersbeleid treedt in werking vanaf 1 april 2023.

Juridische grond

Decreet lokaal bestuur

Regelgeving: bevoegdheid
8a80be218334ccea01833b1ceeb715df
Regelgeving bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van het Decreet Lokaal Bestuur
<p>De gemeenteraad is bevoegd op basis van het Decreet Lokaal Bestuur</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

ALGEMEEN

  • Er wordt een vrijwilligersovereenkomst opgemaakt waarin de vergoeding en de periodiciteit van de betaling worden vastgelegd. 
  • De prestaties van de vrijwilliger worden per afdeling bijgehouden in het vrijwilligersregister. 
  • De vrijwilligersovereenkomst wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de algemeen directeur.

Artikel 2

VRIJWILLIGERS WORDEN NAAR VERGOEDING EN RETURN INGEDEELD IN 3 GROTE CATEGORIEEN

  1. Continue of zeer regelmatige activiteiten 
    • Noodzakelijk om continuïteit van dienstverlening te garanderen
    • Grote verantwoordelijkheid 
    • Deze vrijwilligers krijgen een vrijwilligersvergoeding, afgestemd per uur of per opdracht. De wettelijke vrijwilligersvergoeding vormt hierbij het handvat. 
    • Voorbeelden:
      • Chauffeurs dagverzorgingscentrum en dorpsrestaurant
      • Animatoren speelpleinwerking, monitor sportkamp 
      • Toezichter academie en Duitse Militaire Begraafplaats
      • Zaalverantwoordelijken 
      • Cafetaria en dorpsrestaurant
  2. Vaste terugkerende activiteiten
    • Specifiek afgebakende taak, die periodiek terugkeert. 
    • Afhankelijk van de opdracht wordt een specifieke afgebakende vergoeding of attentie toegekend. 
    • Voorbeelden:
      • contactkoor
      • leesjury
      • leesuurtjes
      • Paspartoe
      • Multimove
      • Logistieke hulp BKO 
  3.  Occasionele activiteiten
    • Eenmalige of losse activiteiten waarbij de hulp van vrijwilligers nodig is. Soms zijn het specifieke activiteiten waarbij van de vrijwilligers voorbereidingswerk wordt gevraagd. 
    • Deze vrijwilligers krijgen return in de vorm van drank- en eetbonnen, een LP-bon of attentie ter waarde van maximum de wettelijke vrijwilligersvergoeding.
      Vrijwilligers die helpen bij maaltijdgerelateerde evenementen, ontvangen geen attentie maar kunnen mee aanschuiven bij de maaltijd. 
    • Voorbeeld
      • Koffiefestival
      • Workshop
      • Bloemschikken in LDC 
      • Aperitiefmoment met bewoners WZC 
      • Vroegmorgenwandeling met ontbijt 
      • Meegaan op daguitstap zorgcampus
      • Seingevers duathlon 
      • Gidsbeurt (los van de Gidsenkring)
      • Schattingscommissie
      • Huiswerkbegeleiding
      • Mentor tekenacademie

Artikel 3

SPECIFICATIE VAN DE VERGOEDINGEN

  • Chauffeurs zorgcampus : 5 EUR per vervoershift 
  • Dorpsrestaurant : 5 EUR per uur (verrekend per kwartier), maximaal 10 EUR per dagdeel
  • Cafetaria : 5 EUR per uur (verrekend per kwartier), maximaal 15 EUR per dagdeel 
  • Muzikant contactkoor : 20 EUR per keer
  • Zaalverantwoordelijken : 300 EUR op voorschot en afrekening volgens prestaties na jaareinde 
  • Toezichter Academie : maximale dagvergoeding per toezichtsdag
  • Toezichter Duitse Militaire Begraafplaats: 600 EUR per jaar 

Artikel 4

WAARDERING

  • De vrijwilligers worden met partner uitgenodigd op de nieuwjaarsreceptie van het lokaal bestuur. 
  • De vrijwilligers van de zorgcampus hebben de kans om mee te gaan op de jaarlijkse vrijwilligersdaguitstap. Kostprijs bedraagt maximum 50 EUR, de vrijwilligers betalen zelf 25 EUR. 
  • Vrijwilligers die over de middag aanwezig zijn tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk, kunnen eten aan personeelstarief in het dorpsrestaurant. 
  • Voor vaste groepen van vrijwilligers wordt een evaluatiemoment voorzien met traktaat (zaalverantwoordelijken, animatoren, vrijwilligers zorgcampus, …). Dit kan per groep verschillen. Partners kunnen deelnemen mits betaling van bijdrage.
  • Tijdens een afwezigheid van meer dan 4 weken wegens gezondheidsredenen wordt een bezoekje gebracht en een fruitmand van maximum 20 EUR afgegeven voor vrijwilligers uit categorie 1.
  • Tijdens de week van de vrijwilliger wordt een kleine attentie aangeboden.

Artikel 5

INWERKINGTREDING

Dit vrijwilligersbeleid treedt  in werking vanaf 1 april 2023.

4.

2022_GR_00142 - Openbare verkoop handelshuis Boezingestraat 37 - Goedkeuring

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2022_GR_00142 - Openbare verkoop handelshuis Boezingestraat 37 - Goedkeuring
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 10
Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Claudine Muylle, Jos Meersch, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Heidi Coppenolle, Koen Bentein
Stemmen tegen 8
Doris Dereyne, Marleen Soete, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Dominique Vanpeteghem, Lieven Vanbelleghem
Onthoudingen 0
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
4.

2022_GR_00142 - Openbare verkoop handelshuis Boezingestraat 37 - Goedkeuring

2022_GR_00142 - Openbare verkoop handelshuis Boezingestraat 37 - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

Het vroegere AVEVE gebouw, gelegen in de Boezingestraat 37 te 8920 Langemark-Poelkapelle, staat leeg. Een nieuwe bestemming binnen de gemeente is niet voorzien, daarom wordt voorgesteld om het gebouw te verkopen.

Het schattingsverslag van 19/05/2022 voor de verkoop van dit gebouw werd opgemaakt door landmeter D'hallewin GVC en in bijlage toegevoegd.

Bepalingen in verband met de verkoop en de voorwaarden:

- Beschrijving van het goed: handelshuis gelegen in de Boezingestraat 37 te langemark-Poelkapelle, gekend ten kadaster sectie H - perceelnummer 0531/02RP0000 en een deel van een perceelnummer 0532Y2P0000, met een oppervlakte van 31 are en 36 ca;
- Wijze van verkoop: openbare verkoop via het notarisplatform Biddit. De verkoopprocedure en de voorwaarden zullen ook voldoende bekendgemaakt worden via de gemeentelijke informatiekanalen;
- Reden verkoop: leegstand en geen nieuwe bestemming in de gemeente;
- Verkoopsvoorwaarden: een instelprijs (=minimum prijs van eerste bieding) van € 653.000. De uiteindelijke verkoopprijs wordt vastgelegd op minstens € 725.000 (de waarde vermeld in het schattingsverslag).
De overeenkomst "opdracht tot tekoopstelling - Online verkoop" werd als bijlage toegevoegd. In deze overeenkomst wordt de opdracht van notaris Ellen Vanslambrouck omschreven. In bijlage werden ook de verkoopsvoorwaarden voor online verkoop op biddit.be opgenomen. Het forfaitair kostenpercentage, zoals bepaald in artikel 25 van de algemene verkoopsvoorwaarden, is ten laste van de koper. Het saldo bij afrekening, na verrekening van het forfaitair kostenpercentage, is ten laste van de verkoper.

Juridische grond

Decreet over het lokaal bestuur. 
Omzendbrief KB/ABB 2019/3 over de transacties van onroerende goederen door lokale en provinciale besturen en door besturen van de erkende erediensten.

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De gemeenteraad keurt de "voorkoopswaarden Biddit" en de "opdracht tot tekoopstelling" goed. Beide overeenkomsten zijn toegevoegd in bijlage.
Het betreft de openbare verkoop van het handelshuis gelegen in de Boezingestraat 37 te 8920 Langemark-Poelkapelle. Het perceel is kadastraal gekend als Sectie H, perceelnummer 0531/02RP0000 en een deel van een perceelnummer 0532Y2P0000, met een totale oppervlakte van 31 are en 36 ca.

De gemeenteraad beslist om de openbare verkoop te organiseren via het notarisplatform Biddit met een instelprijs (=minimum prijs van eerste bieding) van € 653.000. De uiteindelijke verkoopprijs wordt vastgelegd op minstens € 725.000 (de waarde vermeld in het schattingsverslag).

Artikel 2

Notaris Ellen Vanslambrouck wordt aangesteld om de openbare verkoop te organiseren via Biddit en de verkoopakte te verlijden.

5.

2023_GR_00029 - Ontwerpakte kosteloze grondafstand door CVBA De Mandel en toevoeging aan het openbaar domein - Goedkeuring

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2023_GR_00029 - Ontwerpakte kosteloze grondafstand door CVBA De Mandel en toevoeging aan het openbaar domein - Goedkeuring
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 18
Doris Dereyne, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Claudine Muylle, Jos Meersch, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Dominique Vanpeteghem, Heidi Coppenolle, Lieven Vanbelleghem, Koen Bentein
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 0
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
5.

2023_GR_00029 - Ontwerpakte kosteloze grondafstand door CVBA De Mandel en toevoeging aan het openbaar domein - Goedkeuring

2023_GR_00029 - Ontwerpakte kosteloze grondafstand door CVBA De Mandel en toevoeging aan het openbaar domein - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

CVBA De Mandel wenst gronden gelegen langs de Wilgenlaan en Eikenlaan in het Populierenhof te Langemark-Poelkapelle kosteloos over te dragen aan de gemeente Langemark-Poelkapelle voor opname in het openbaar domein.
De heer Alain Maricou, commissaris bij de afdeling Vastgoedtransacties van de Vlaamse overheid, werd aangesteld voor de opmaak van de akte kosteloze grondafstand ten voordele van de gemeente Langemark-Poelkapelle. Hij vraagt de gemeenteraad om de ontwerpakte goed te keuren.

Hierna volgt de geografische en kadastrale beschrijving van de onroerende goederen die opgenomen zijn in de kosteloze grondafstand:

GEMEENTE LANGEMARK-POELKAPELLE  - EERSTE AFDELING

1/ Een perceel grond - zijnde lot 1 -, gelegen nabij ‘Wilgenlaan’, gekadastreerd volgens recent uittreksel uit de kadastrale legger als plein, sectie A - nummer 1001/A8 P0000 met een totale oppervlakte volgens kadaster van negen are negentien centiare (9a 19ca), KI: drie euro (€ 3,00).

2/ Een oppervlakte van achttien centiare (18ca) grond, - zijnde lot A - gelegen nabij ‘Wilgenlaan’, te nemen uit een perceel, gekadastreerd volgens recent uittreksel uit de kadastrale legger als grond, sectie A - nummer 1001/R3 P0000 met een totale oppervlakte volgens kadaster van vier are drieëntwintig centiare (4a 23ca), met gereserveerd individueel perceelsidentificatienummer A 1001 D 8 P0000, KI: vier euro (€ 4,00) 

3/ Een oppervlakte van twaalf centiare (12ca) grond, - zijnde lot B -  gelegen nabij ‘Wilgenlaan’:

  • deels te nemen uit een perceel, gekadastreerd volgens recent uittreksel uit de kadastrale legger als grond, sectie A - nummer 1001/R3 P0000 met een totale oppervlakte volgens kadaster van vier are drieëntwintig centiare (4a 23ca), KI: vier euro (€ 4,00)
  • deels te nemen uit een perceel, gekadastreerd volgens recent uittreksel uit de kadastrale legger grond, sectie A - nummer 1001/S3 P0000 met een totale oppervlakte volgens kadaster van twee are vijfenzestig centiare (2a 65ca), KI: drie euro (€ 3,00) 

met gereserveerd individueel perceelsidentificatienummer A 1001 E 8 P0000.

Juridische grond
  • Het decreet lokaal bestuur

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De gemeenteraad aanvaardt de kosteloze grondafstand, zoals omschreven in de toegevoegde ontwerpakte, om deze in te lijven bij het openbaar domein van de gemeente Langemark-Poelkapelle.

Artikel 2

De gemeenteraad verklaart de grondafstand van openbaar nut gezien de bestemming als rijweg.

Artikel 3

De gemeenteraad keurt de ontwerpakte kosteloze grondafstand, zoals gehecht aan dit besluit, van CVBA De Mandel aan de gemeente Langemark-Poelkapelle, opgemaakt door de heer Alain Maricou, commissaris bij de afdeling Vastgoedtransacties, goed.

6.

2023_GR_00027 - Toetreding tot het SAVE-CHARTER - samenwerking met Ouders van Verongelukte Kinderen -SAVE vzw - Goedkeuring

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2023_GR_00027 - Toetreding tot het SAVE-CHARTER - samenwerking met Ouders van Verongelukte Kinderen -SAVE vzw - Goedkeuring
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 18
Doris Dereyne, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Claudine Muylle, Jos Meersch, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Dominique Vanpeteghem, Heidi Coppenolle, Lieven Vanbelleghem, Koen Bentein
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 0
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
6.

2023_GR_00027 - Toetreding tot het SAVE-CHARTER - samenwerking met Ouders van Verongelukte Kinderen -SAVE vzw - Goedkeuring

2023_GR_00027 - Toetreding tot het SAVE-CHARTER - samenwerking met Ouders van Verongelukte Kinderen -SAVE vzw - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

Ouders van Verongelukte Kinderen (OVK) wenst steden en gemeenten te betrekken bij haar strijd voor meer verkeersveiligheid via het project SAVE Steden & Gemeenten.

Aan de hand van het SAVE-charter, zeven doelstellingen gericht op het verhogen van de verkeersveiligheid, wenst OVK lokale besturen blijvend aan te sporen een beter en veiliger mobiliteitsbeleid te voeren. Dit in het bijzonder op plaatsen waar kinderen en jongeren vaak aan het verkeer deelnemen, opdat er geen (jonge) verkeersslachtoffers zouden vallen.

Het project wil in SAVE-gemeenten een verkeersveiligheidscultuur doen ontstaan die er niet alleen voor zorgt dat de verkeersveiligheid verhoogt, maar ook de verkeersleefbaarheid.

 Het SAVE-charter Steden & Gemeenten bestaat uit zeven SAVE-doelstellingen die een grotere veiligheid beogen voor elke weggebruiker en voor jongeren en kinderen in het bijzonder:

  1. De opmaak en evaluatie van een verkeersveiligheidsanalyse
  2. De implementatie van het STOP-principe (eerst Stappen, dan Trappen, anders Openbaar vervoer en als laatste optie Privaat vervoer).
  3. De afstemming van het mobiliteitsbeleid op kinderen en jongeren
  4. Het garanderen van een hoog handhavingsniveau
  5. De voorbeeldfunctie van de gemeente en haar beleidsverantwoordelijkheden
  6. Een actief sensibilisatie- en educatiebeleid voeren
  7. De opvang van verkeersslachtoffers optimaliseren

Het actieplan wordt verder uitgewerkt in overleg met de gemeentelijke commissie openbare werken en verkeer

Regelgeving: bevoegdheid
8a80be218334ccea01833b1ceeb715df
Regelgeving bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van het Decreet Lokaal Bestuur
<p>De gemeenteraad is bevoegd op basis van het Decreet Lokaal Bestuur</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De gemeenteraad onderschrijft de doelstelling van Ouders van Verongelukte Kinderen-SAVE (OVK-SAVE vzw) om in elke Belgische gemeente een veiligheidscultuur te ontwikkelen én daardoor mee te werken aan een verkeersveilige leefomgeving; 

Artikel 2

De gemeenteraad onderschrijft dat OVK-SAVE vzw de gemeente wil betrekken bij haar strijd voor meer verkeersveiligheid via het SAVE-charter Steden & Gemeenten op maat van jongeren én kinderen. 

Artikel 3

De gemeenteraad onderschrijft dat het volledige traject bestaat uit een stappenproces dat de gemeente zal moeten doorlopen wanneer zij zich engageert; 

Artikel 4

De gemeenteraad onderschrijft dat de eerste stap de officiële ondertekening is van het SAVE-charter. De gemeente engageert zich bijgevolg om op basis van de 7 doelstellingen aan de slag te gaan met het uitwerken van een SAVE-actieplan waarbij het de nodige acties zal ondernemen om tegemoet te komen aan de onderschreven doelstellingen;

Artikel 5

De gemeenteraad onderschrijft dat de gemeente zal ondersteund én begeleid worden door de SAVE-coördinator Steden & Gemeenten bij OVK-SAVE vzw.

Artikel 6

De gemeenteraad onderschrijft dat de gemeente een symbolische bijdrage levert met betrekking tot het SAVE Steden & Gemeenten-project van 0,01 euro x aantal inwoners, met voor Langemark-Poelkapelle de minimale bijdrage van 100 euro.

Artikel 7

De gemeenteraad keurt de ondertekening van het SAVE-charter goed.

7.

2023_GR_00030 - Bosgroep IJzer en Leie - samenwerkingsovereenkomst bebossing 'Boezingestraat-Cayennestraat' - Goedkeuring

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2023_GR_00030 - Bosgroep IJzer en Leie - samenwerkingsovereenkomst bebossing 'Boezingestraat-Cayennestraat' - Goedkeuring
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 18
Doris Dereyne, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Claudine Muylle, Jos Meersch, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Dominique Vanpeteghem, Heidi Coppenolle, Lieven Vanbelleghem, Koen Bentein
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 0
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
7.

2023_GR_00030 - Bosgroep IJzer en Leie - samenwerkingsovereenkomst bebossing 'Boezingestraat-Cayennestraat' - Goedkeuring

2023_GR_00030 - Bosgroep IJzer en Leie - samenwerkingsovereenkomst bebossing 'Boezingestraat-Cayennestraat' - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

In de gemeenteraad van 3 oktober 2022 werd de aankoop van een perceel akkerland te Langemark (1e Afdeling Sectie G nr. 69 X2), toegankelijk zowel vanuit de Boezingestraat als vanuit de Cayennestraat, principieel goedgekeurd. In kader van de ACT-05-Meer groen in de gemeente uit het gemeentelijk meerjarenplan zal dit perceel akkerland bebost worden. Er wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de Bosgroep IJzer en Leie om de bosaanleg te realiseren. 

De Bosgroep verbindt zich ertoe om onderstaande deeltaken uit te voeren:

  • Contacten (afstemming met gemeente en andere partners) en terreinbezoeken
  • Opmaak en begeleiding noodzakelijke vergunningsaanvragen
  • Opmaak standaard bebossingsplan en -kaart
  • Nagaan en aanvragen financiële ondersteuningsmogelijkheden
  • Organisatie en opvolging terreinwerkzaamheden en effectieve bosaanleg
  • Invoer van bebossing in de bosteller

De gemeente geeft de Bosgroep toestemming om de percelen waarop deze overeenkomst betrekking heeft te betreden.

De overeenkomst loopt tot 31/03/2024.

Juridische grond

Gemeenteraadsbeslissing van 3 oktober 2022 betreffende de principiële goedkeuring van de aankoop van een perceel akkerland te Langemark (1e Afdeling Sectie G nr. 69 X2), toegankelijk zowel vanuit de Boezingestraat als vanuit de Cayennestraat.

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De raad keurt de samenwerkingsovereenkomst betreffende de bosaanleg op het perceel 1e Afdeling Sectie G nr. 69 X2 'Boezingestraat-Cayennestraat' goed.

8.

2023_GR_00023 - Woonmaatschappij werkingsgebied Midwest-West - voordragen kandidaten voor het bestuurdersmandaat in de raad van bestuur - Ter beslissing

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein
8.

2023_GR_00023 - Woonmaatschappij werkingsgebied Midwest-West - voordragen kandidaten voor het bestuurdersmandaat in de raad van bestuur - Ter beslissing

2023_GR_00023 - Woonmaatschappij werkingsgebied Midwest-West - voordragen kandidaten voor het bestuurdersmandaat in de raad van bestuur - Ter beslissing

Motivering

Aanleiding en context

Op 1 juli 2023 zal de nieuwe woonmaatschappij voor het werkingsgebied Midwest-West gevormd worden. Langemark-Poelkapelle maakt deel uit van dit werkingsgebied. Overeenkomstig de ontwerpstatuten van de nieuwe woonmaatschappij werd vastgesteld dat voor de gemeente Langemark-Poelkapelle 1 bestuursmandaat wordt voorbehouden in de raad van bestuur van deze woonmaatschappij.
Overeenkomstig artikel 15 §3 van de ontwerpstatuten van de nieuwe woonmaatschappij, dient elke voordrager van een bestuursmandaat evenveel kandidaten voor te stellen als het aantal mandaten waarvoor zij de kandidaten mag voordragen, plus minstens één extra kandidaat. De leden van het bestuursorgaan, worden dan door de algemene vergadering uit die voorgedragen kandidaten benoemd. Artikel 4.39/5 §2 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 bepaalt dat ten hoogste 2/3e van de leden van de raad van bestuur van hetzelfde geslacht mogen zijn. Deze genderdiversiteitsvoorwaarde indachtig, wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle verzocht om zo mogelijk twee kandidaten te willen voordragen met een verschillend geslacht. 

Juridische grond

Decreet Lokaal Bestuur, artikel 246

Regelgeving: bevoegdheid
8a08e59266e23ace0166e3207a6a003a
Regelgeving bevoegdheid
Decreet Lokaal Bestuur
<p>Decreet Lokaal Bestuur</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De raad gaat over tot geheime stemming. Het stembureau wordt samengesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, aangevuld met de jongste raadsleden : Brecht Bogaert en Tristan Bruynsteen. 

De stemming geeft volgende resultaten: 

  • aantal stembiljetten: 18
  • aantal ongeldige stemmen: 0
  • aantal blanco stemmen: 0
  • aantal stemmen : 
    •  Peter Vantomme: 10 stemmen
    • Marleen Soete : 7 stemmen
    • Jan Halewyck: 1 stem

De gemeente Langemark-Poelkapelle draagt dhr Peter Vantomme voor als eerste kandidaat voor de invulling van het bestuursmandaat van Langemark-Poelkapelle in de raad van bestuur van de woonmaatschappij.

Artikel 2

De raad gaat over tot geheime stemming. Het stembureau wordt samengesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, aangevuld met de jongste raadsleden : Brecht Bogaert en Tristan Bruynsteen. 

De stemming geeft volgende resultaten: 

  • aantal stembiljetten: 18
  • aantal ongeldige stemmen: 0
  • aantal blanco stemmen: 0
  • aantal stemmen : 
    •  Dominique Cool: 10 stemmen
    • Jan Halewyck: 7 stemmen
    • Marleen Soete: 1 stem

De gemeente Langemark-Poelkapelle draagt dhr Dominique Cool voor als tweede kandidaat voor de invulling van het bestuursmandaat van Langemark-Poelkapelle in de raad van bestuur van de woonmaatschappij.

9.

2023_GR_00026 - Aankopen materiaal voor relighting in gemeentelijke gebouwen - lastvoorwaarden en gunningswijze - Goedkeuring

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2023_GR_00026 - Aankopen materiaal voor relighting in gemeentelijke gebouwen - lastvoorwaarden en gunningswijze - Goedkeuring
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 18
Doris Dereyne, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Claudine Muylle, Jos Meersch, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Dominique Vanpeteghem, Heidi Coppenolle, Lieven Vanbelleghem, Koen Bentein
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 0
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
9.

2023_GR_00026 - Aankopen materiaal voor relighting in gemeentelijke gebouwen - lastvoorwaarden en gunningswijze - Goedkeuring

2023_GR_00026 - Aankopen materiaal voor relighting in gemeentelijke gebouwen - lastvoorwaarden en gunningswijze - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

In december 2016 werd door Fluvius een energiezorgplan voor de verschillende gemeentelijke gebouwen opgemaakt.  Hierin staan per gebouw een aantal mogelijke energiebesparende maatregelen opgenomen.  Het bestuur wenst voor een aantal gebouwen de verlichting aan te passen.

De uitgave voor de opdracht “Aankoop van materiaal voor relighting in gemeentelijke gebouwen” wordt geraamd op € 137.023,07 excl. btw of € 165.797,91 incl. 21% btw.

Het betreft een afname van een raamovereenkomst die door Farys, aanvullende diensten TMVW werd gesloten. De opdracht 'Raamovereenkomst voor het leveren van elektrisch materiaal' werd via openbare procedure gegund.

Juridische grond

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet), en meer bepaald artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

Gemeenteraadsbeslissing van 20 april 2020 betreffende de ondertekening van het Burgemeestersconvenant 2030, ook gekend als Covenant of Mayors.

Gemeenteraadsbeslissing van 4 oktober 2021 betreffende de ondertekening van het Lokaal Energie- en Klimaatpact 1.0.

Gemeenteraadsbeslissing van 14 november 2022 betreffende de ondertekening van het Lokaal Energie- en Klimaatpact 2.0.

Regelgeving: bevoegdheid
8a08e5925082ef9901508532e3490b4d
Regelgeving bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.
<p>De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De opdracht “Aankopen materiaal voor relighting in gemeentelijke gebouwen”, wordt goedgekeurd. De raming bedraagt € 137.023,07 excl. btw of € 165.797,91 incl. 21% btw.

Artikel 2

Bovengenoemde opdracht betreft een afname van de raamovereenkomst ‘'Raamovereenkomst voor het leveren van elektrisch materiaal' die via openbare procedure gegund door Farys, aanvullende diensten TMVW.


Artikel 3

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2023, op budgetcode 0110-00/221000/BESTUUR/GR/0/IP-ACT24 (ACT-24).

10.

2023_GR_00028 - Ontwerpen en aanleggen van een skatepark - Lastvoorwaarden en gunningswijze

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2023_GR_00028 - Ontwerpen en aanleggen van een skatepark - Lastvoorwaarden en gunningswijze
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 10
Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Claudine Muylle, Jos Meersch, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Heidi Coppenolle, Koen Bentein
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 8
Doris Dereyne, Marleen Soete, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Dominique Vanpeteghem, Lieven Vanbelleghem
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
10.

2023_GR_00028 - Ontwerpen en aanleggen van een skatepark - Lastvoorwaarden en gunningswijze

2023_GR_00028 - Ontwerpen en aanleggen van een skatepark - Lastvoorwaarden en gunningswijze

Motivering

Aanleiding en context

In het kader van de opdracht “Ontwerpen en aanleggen van een skatepark” werd een bestek met nr. 20231032 opgesteld door Team Ontspannen.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 82.644,63 excl. btw of € 100.000,00 incl. 21% btw (€ 17.355,37 btw medecontractant).

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. 

Juridische grond

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

Regelgeving: bevoegdheid
8a08e5925082ef9901508532e3490b4d
Regelgeving bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.
<p>De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

Het bestek met nr. 20231032 en de raming voor de opdracht “Ontwerpen en aanleggen van een skatepark”, opgesteld door Team Ontspannen worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 82.644,63 excl. btw of € 100.000,00 incl. 21% btw (€ 17.355,37 btw medecontractant).

Artikel 2

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.


Artikel 3

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2023, op budgetcode 0740-00/222000/BESTUUR/GR/0/IP-ACT06 (ACT-06).

11.

2023_GR_00031 - Retributiereglement op het gebruik van gemeentelijke zalen en lokalen - Wijziging - Goedkeuring

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2023_GR_00031 - Retributiereglement op het gebruik van gemeentelijke zalen en lokalen - Wijziging - Goedkeuring
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 10
Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Claudine Muylle, Jos Meersch, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Heidi Coppenolle, Koen Bentein
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 8
Doris Dereyne, Marleen Soete, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Dominique Vanpeteghem, Lieven Vanbelleghem
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
11.

2023_GR_00031 - Retributiereglement op het gebruik van gemeentelijke zalen en lokalen - Wijziging - Goedkeuring

2023_GR_00031 - Retributiereglement op het gebruik van gemeentelijke zalen en lokalen - Wijziging - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

De gemeentelijke infrastructuur word al een tijd gratis verhuurd aan verenigingen van Langemark-Poelkapelle.  Sinds 1 februari 2023 werd een nieuw reserveringssysteem voor de zalen en lokalen ingevoerd. 

Het reglement dient te worden geactualiseerd:

  • Reservaties gebeuren niet meer met een formulier of per mail, maar via reservaties.lp.be.
  • De aanvraag gebeurt niet meer via de zaalverantwoordelijke.
  • Bij artikel 18 staat een verwijzing naar de geluidswetgeving en is nog specifiek de Vlarem wetgeving genoemd.
Juridische grond
  • Decreet Lokaal Bestuur
  • Gemeenteraadsbeslissing dd 16 december 2019 - voorstel aanpassing reglement zalen en lokalen
  • Gemeenteraadsbeslissing dd 22 februari 2022 - Aanpassing op het reglement gemeentelijke zalen en lokalen
Regelgeving: bevoegdheid
8a80be927d4ff19f017d565997f222e7
Regelgeving bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 38 van het decreet lokaal bestuur
<p>De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 38 van het decreet lokaal bestuur</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het aangepaste reglement op het gebruik van gemeentelijke zalen en lokalen goed.

A.ALGEMENE BEPALINGEN


Artikel 1

Onder bepaalde voorwaarden worden gemeentezalen of -lokalen door het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle ter beschikking gesteld.

B.GEBRUIK

Artikel 2

Het gebruik van gemeentelokalen of –zalen wordt toegelaten voor:

  • Vergaderingen
  • Tentoonstellingen
  • Manifestaties ter bevordering van de opvoeding, de cultuur en de kunst
  • Manifestaties, waarvan de opbrengst gebruikt wordt ten bate van een liefdadig, humanitair, sociaal of cultureel doel
  • Gezonde ontspanning
  • Manifestaties, die het algemeen belang dienen
  • Privéfeesten.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen FUIVEN, COMMERCIËLE ACTIVITEITEN, NIET-COMMERCIËLE ACTIVITEITEN en PRIVEFEESTEN.

  • Onder commerciële activiteiten worden verstaan activiteiten die winstgevend zijn voor de aanvrager of activiteiten waarvoor toegangsgelden worden gevraagd of waar dranken worden verkocht met de bedoeling opbrengst te bekomen voor de vereniging.
  • Activiteiten enkel bestemd voor de leden van de vereniging, worden als niet-commercieel beschouwd.
  • Onder een privéfeest wordt een bijeenkomst met familiaal karakter bedoeld, georganiseerd door een gezin van de gemeente Langemark-Poelkapelle.  Op een privéfeest wordt geen toegangsgeld gevraagd en/of geen opbrengst gegenereerd voor de organisator van het feest.
  • Een fuif is een activiteit waar versterkte muziek wordt gedraaid, waar alcohol wordt geschonken, de mogelijkheid wordt geboden tot dans en die tot na middernacht voortduurt. Voor fuiven met meer dan 100 verwachte bezoekers, moeten de gebruikers voldoen aan de voorwaarden die opgelegd worden in de machtiging. De machtiging wordt verkregen na invoeren van het evenement op het digitaal platform EagleBe.
  • Een megafuif is een fuif waarbij sporthal en cultuurzaal Den Tap samen gehuurd worden. Megafuiven zijn niet toegestaan in andere zalen of lokalen.
Artikel 3
Het gebruik van de gemeentelokalen wordt toegelaten voor de volgende aanvragers:

CATEGORIE 1:
  • Activiteiten en vergaderingen van het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle
  • Activiteiten en vergaderingen van de gemeentelijke adviesraden
  • Activiteiten en vergaderingen tijdens de schooluren, niet-commerciële activiteiten buiten de schooluren en schoolfeesten van de scholen van de gemeente
CATEGORIE 2:
  • Activiteiten en vergaderingen van de verenigingen erkend en/of gesubsidieerd door de gemeente
  • Activiteiten en vergaderingen van de politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad en hun geledingen
  • De scholen van de gemeente voor wat betreft commerciële activiteiten (met uitzondering van de schoolfeesten).
  • Fuiven
  • Megafuiven
CATEGORIE 3:
  • Verenigingen buiten de gemeente. Deze verenigingen dienen voor het eerste gebruik een toestemming te verkrijgen door het College van Burgemeester en Schepenen. De daarna volgende aanvragen gebeuren cf. art 8 van het reglement. Er wordt niet verhuurd aan verenigingen buiten de gemeente voor commerciële activiteiten of fuiven.
CATEGORIE 4:
  • Gezinnen, wonende in Langemark-Poelkapelle met de bedoeling een privéfeest te organiseren. Er wordt niet verhuurd aan privépersonen voor commerciële activiteiten of fuiven
  • Vrijzinnige rouwdiensten.
Artikel 4:
Volgende gemeentelijke zalen en lokalen vallen onder dit reglement:

Zalen:
  • Cultuurzaal Den Tap, p.a. Klerkenstraat 37, Langemark
  • Poelkring, p.a. Nieuwplaats14, Poelkapelle
  • De Mariazaal p.a. Bikschotestraat z/n, Bikschote
  • ’t Madointje, p.a. Klerkenstraat 128, Madonna
  • De Hazebrug, p.a. Hazeweidestraat 24, Sint-Juliaan
  • Sporthal Den Tap, p.a. Klerkenstraat 37, Langemark (voor wat betreft niet-sportgebonden activiteiten).
Lokalen:
  • ’t Klasje, p.a. Nieuwplaats14,Poelkapelle
  • het bovenlokaal in De Hazebrug, p.a. Hazeweidestraat 24, Sint-Juliaan
  • de vergaderzaal in het sportcentrum, p.a. Boezingestraat 51a, Langemark
  • Polyvalente zaal Den Tap p.a. Klerkenstraat 37, Langemark
Het gebruik van de gemeentelijke sporthallen voor wat betreft sport en het dorpshuis in Poelkapelle vallen niet onder dit reglement.

Artikel 5:
  • Aanvragen voor het gebruik door de gemeente hebben steeds voorrang op andere aanvragen.
  • Aanvragen van scholen van de gemeente, voor activiteiten tijdens de schooluren, hebben steeds voorrang op andere aanvragen, maar niet op deze van het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle.
  • Aanvragen door verenigingen buiten de gemeente en door particulieren zijn opzegbaar tot 6 maanden voor de activiteit.
  • Activiteiten georganiseerd door de scholen van de gemeente worden bij het begin van het schooljaar aangevraagd.
Artikel 6:
Bij activiteiten georganiseerd in de vergaderzaal van het sportcentrum tijdens de openingsuren van Sportkaffee Eleven, dienen alle dranken afgenomen te worden bij Sportkaffee Eleven, Boezingestraat 51a, Langemark.

Artikel 7:
Bij verhuringen van sporthal Den Tap voor niet-sportgebonden activiteiten wordt enkel de volledige sportzaal verhuurd. Nevenverhuringen van zaalgedeelten zijn niet mogelijk.

C.AANVRAGEN

Artikel 8:
  • Aanvragen voor het gebruik door verenigingen van gemeentezalen of – lokalen moeten ingediend worden door een gemachtigd en verantwoordelijk persoon van de vereniging, hierna genoemd de “organisatie-verantwoordelijke” en dit via reservaties.lp.be.  De aanvraag moet de juiste identiteit van de aanvrager, de naam van de organisatie, die hij of zij vertegenwoordigt, en het volledige contactadres met telefoonnummer vermelden. De aanvraag dient tevens alle inlichtingen te bevatten aangaande het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum, het privé en openbaar karakter, de toegangsvoorwaarden (tegenbetaling of vrij) en andere.
  • Aanvragen voor het gebruik door gezinnen gebeurt via reservaties.lp.be door de inrichter van het feest.  De aanvraag moet de juiste identiteit van de aanvrager en het volledige contactadres met telefoonnummer vermelden. De aanvraag dient tevens alle inlichtingen te bevatten aangaande het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum, het privé en openbaar karakter, de toegangsvoorwaarden en andere.
Artikel 9:
De aanvraag dient minstens 14 kalenderdagen en maximum 18 maanden vooraf ingediend te worden via reservaties.lp.be.
Bij betwisting of onduidelijkheden met betrekking tot de aanvraag neemt het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing.
Ga er nooit van uit dat jouw vereniging 'verworven rechten' heeft op een bepaalde datum.


Annuleren kan via reservaties.lp.be. Wanneer je de reservatie wil annuleren, dan kan dat kosteloos tot en met 8 kalenderdagen voor het gebruik.  Indien de reservatie van de aangevraagde zaal geannuleerd wordt minder dan 8 kalenderdagen voor het gebruik, dan wordt een vergoeding aangerekend voor de reeds gedane administratieve en interne organisatiekosten die het gebruik van de infrastructuur vooraf gaan.

Artikel 10:
Voor dringende aangelegenheden kan de toelating verleend worden door de bevoegde schepen of zijn afgevaardigde, die de aanvraag ter regularisatie en bekrachtiging voorlegt aan het College van Burgemeester en Schepenen in de eerstvolgende zitting.

D.BETALINGSWIJZE

Artikel 11:
De aanvrager betaalt het verschuldigde bedrag uiterlijk 8 dagen vóór het plaatshebben van de activiteit door overschrijving op rekeningnummer BE22 0910 1787 8947 met vermelding van de naam van de zaal en/of het lokaal en de referentiecode.  Repetitieve reservaties worden afgerekend per kalenderjaar op basis van het effectieve aantal verhuringen en na controle van de reservatieformulieren.

Artikel 12:
Bij niet-gebruik van de zaal of het lokaal of bij laattijdige annulatie (zie artikel 9), zijnde minder dan 8 kalenderdagen voor de datum van de activiteit, wordt € 50 aangerekend.

Artikel 13:
Indien een waarborg wordt aangerekend dient deze minimum 8 kalenderdagen op voorhand te worden betaald via online betaling op reservaties.lp.be of door middel van overschrijving op rekeningnummer BE22 0910 1787 8947 met vermelding van de naam van de zaal en/of het lokaal en de referentiecode.
Indien aan de voorwaarden voldaan is, wordt de waarborgsom na afloop aan de aanvrager terugbetaald. De vergoedingen, bepaald in art. 15 en art. 16 kunnen van de waarborgsom afgehouden worden, onverminderd de mogelijkheid om toegebrachte schade na schatting door een deskundige in rekening te brengen aan de aanvrager.

E. AANSPRAKELIJKHEID

Artikel 14:
De aanvrager dient in te staan voor de verzekering inzake eventuele tentoongestelde voorwerpen en eigen gebruikte materialen, alsook voor wat betreft de burgerlijke aansprakelijkheid.  Het lokaal bestuur of de zaalverantwoordelijke kan niet worden verantwoordelijk gesteld voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen van de gebruikers of voor gebeurlijke ongevallen van welke aard ook.

Artikel 15:
De aanvrager is wegens het gebruik aansprakelijk voor alle veroorzaakte schade. Hij dient te zorgen voor het rein houden van de gebruikte lokalen en zalen, voor het doven van de lichten en van de verwarming, voor het sluiten van de vensters en deuren, voor het uitvoeren van een preventieronde ter voorkoming van brand en ervoor te zorgen dat geen huisdieren in zalen en lokalen komen. Indien hieraan geen gevolg gegeven is, zullen de meerkosten inzake verlichting of verwarming worden aangerekend, met een minimum van € 25.

Artikel 16:
De gebruikte zaal dient bij het einde van de terbeschikkingstelling ontruimd en schoongemaakt te worden. Bij het in gebreke blijven, zullen de ontruiming en de schoonmaak ambtshalve door de gemeentediensten uitgevoerd worden op kosten van de aanvrager en zonder enig mogelijk verhaal van zijnentwege, met een minimum van € 50 voor de lokalen en € 150 voor de zalen.  Teneinde de opkuis vlot te laten verlopen worden de zalen de voormiddag na een fuif of commerciële activiteit niet verhuurd.

Artikel 17:
Indien de vereniging gebreken aan de zaal niet meldt aan de zaalverantwoordelijke voor de start van de activiteit, wordt de aangebrachte schade als van de vereniging beschouwd en aangerekend.

Artikel 18:
  • De billijke vergoeding wordt door de gemeente betaald voor activiteiten met dans. Uitzonderingen hierop is sporthal Den Tap: hier betaalt de aanvrager de billijke vergoeding.
  • De sabamvergoeding wordt door de gemeente betaald voor zover het gaat om kosteloze mechanische muziekuitvoeringen ter gelegenheid van activiteiten zonder winstgevend doel en dit voor zover er geen toegangsgeld wordt gevraagd.  Bij filmvertoningen, toneelopvoeringen, activiteiten waarvoor toegangsgeld wordt gevraagd en activiteiten die opgeluisterd worden door een orkest dient de aanvrager zelf de activiteit te melden bij Sabam en het verschuldigde bedrag te betalen.
  • Het gebruik van elektronisch versterkte muziek is geregeld in de Vlaamse milieuregelgeving (VLAREM). De regelgeving over het maximale geluidsniveau geldt voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld.

F. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 19:
Het College beslist in alle niet binnen dit reglement bepaalde gevallen en kan eventuele uitzonderingen op het reglement toestaan. Uitzonderingsmaatregelen worden schriftelijk aangevraagd aan het College van Burgemeester en Schepenen, Kasteelstraat 1 te 8920 Langemark-Poelkapelle, onthaal@lp.be.
Het College van Burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om bepaalde activiteiten te weigeren.

Artikel 20:
Indien er privégebruik van de gemeentelijke infrastructuur wordt vastgesteld door aanvragers namens een vereniging van categorie 1 en 2, wordt overgegaan tot het opleggen van een geldboete (€500) en een schrapping van de vereniging voor 1 jaar.

Artikel 21:
De zalen of de lokalen kunnen niet worden doorverhuurd aan derden. Doorverhuring geeft aanleiding tot schorsing.

Artikel 22:
Aankondigingen, prijslijsten e.d. dienen uitsluitend op de daartoe voorziene prikborden te worden aangebracht.

Artikel 23:
In de zalen of lokalen kan geen toegangsgeld of vergoeding worden gevraagd om de toiletten te gebruiken, met uitzondering van megafuiven. In andere gevallen zijn de toiletten openbaar.

Artikel 24:
Om de vloer niet te beschadigen is het ten strengste verboden om met wagens, heftrucks, e.d. in de gebruikte accommodatie te rijden. Bakken, podiumelementen, e.d. kunnen op geen enkel ogenblik verplaatst worden zonder deze op te tillen.

Artikel 25:
Alle afval wordt meegenomen door de gebruiker. Afval dat in de zalen of lokalen achter gelaten wordt, wordt geregistreerd als sluikstorten.

G. TARIEVEN

CATEGORIE 1:
  • Activiteiten en vergaderingen van het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle
  • Activiteiten en vergaderingen van de gemeentelijke adviesraden
  • Activiteiten en vergaderingen tijdens de schooluren, niet-commerciële activiteiten buiten de schooluren en schoolfeesten van de scholen van de gemeente
CATEGORIE 2:
  • Activiteiten en vergaderingen van de verenigingen erkend en/of gesubsidieerd door het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle
  • Activiteiten en vergaderingen van de politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad en hun geledingen
  • De scholen van de gemeente voor wat betreft commerciële activiteiten (met uitzondering van de schoolfeesten)
  • Fuiven
  • Megafuiven
CATEGORIE 3:
  • Verenigingen buiten de gemeente. Deze verenigingen dienen voor het eerste gebruik een toestemming te verkrijgen door het College van Burgemeester en Schepenen. De daarna volgende aanvragen gebeuren cf. art 8 van het reglement. Er wordt niet verhuurd aan verenigingen buiten de gemeente voor commerciële activiteiten of fuiven.
CATEGORIE 4:
  • Gezinnen, wonende in Langemark-Poelkapelle met de bedoeling een privéfeest te organiseren. Er wordt niet verhuurd aan privépersonen voor commerciële activiteiten of fuiven.
  • Vrijzinnige rouwdiensten

LOKALEN : 

Bovenlokaal De Hazebrug (Sint-Juliaan)
Vergaderzaal Sportcentrum (Langemark)

Categorie 1 

Gratis

Categorie 2

Gratis

Categorie 3

€ 15 per gebruik

Categorie 4

€ 25 per gebruik

LOKAAL  :

’t Klasje (Poelkapelle) – zonder keuken
Polyvalente zaal Den Tap (Langemark)

Categorie 1

Gratis

Categorie 2

Gratis

Categorie 3

€ 40 per gebruik

Categorie 4

 € 130 per gebruik

ZALEN :

 Cultuurzaal Den Tap (Langemark)
 Sporthal Den Tap (Langemark)
 Poelkring (Poelkapelle)
 Mariazaal (Bikschote)
 ’t Madointje (Madonna)
 De Hazebrug (Sint-Juliaan)

Categorie 1 :

 

Niet-commerciële activiteiten

Gratis

Commerciële activiteiten

Gratis

Fuiven

Gratis

Categorie 2 :

 

Niet-commerciële activiteiten 

Gratis

Commerciële activiteiten

Gratis

Commerciële activiteiten in Sporthal Den Tap

Gratis

Fuiven

Gratis + waarborg van € 300

Megafuiven

Gratis + waarborg van € 500

Categorie 3 :

 enkel voor niet-commerciële activiteiten

Minder dan 10 activiteiten per jaar

€ 50 per gebruik

Van 10 tot 20 activiteiten door dezelfde vereniging op jaarbasisForfaitair bedrag van € 400
Van 20 tot 30 activiteiten door dezelfde vereniging op jaarbasisForfaitair bedrag van € 550
Meer dan 30 activiteiten door dezelfde vereniging op jaarbasisForfaitair bedrag van € 650

Categorie 4 :

 


€ 330 per gebruik.  De zaal wordt niet verhuurd voor commerciële activiteiten of fuiven aan categorie 4



Artikel 26:
De tarieven gelden per gebruik, uitgezonderd voor de fuiven, indien de gebruikte tijd voor het klaarzetten van de zaal (max ½ dag) en de opkuis van de zaal (max ½dag) vooraf werden bepaald op het aanvraagformulier. Zoniet worden bijkomende huurgelden gevraagd aan het tarief van de commerciële activiteiten in de zaal.

Artikel 27:
Indien fuiven, commerciële activiteiten of privéfeesten onder een andere noemer werden aangevraagd en nadien blijkt dat de activiteit onder 1 van deze categorieën valt, vordert het college een boete van € 500 van de gebruiker.

H. CAPACITEIT

Artikel 28:
Het maximum aantal toegelaten personen per aard van de activiteit staat geafficheerd aan de inkom van elke zaal en lokaal. Deze kunnen onder geen enkel beding worden overschreden.

Artikel 29:
Dit reglement treedt in werking na de goedkeuring van de gemeenteraad d.d. 20 maart 2023.  Door de goedkeuring van het retributiereglement zalen en lokalen wordt het voorgaande reglement van 21 februari 2022 opgeheven op het ogenblik van de inwerkingtreding van het goedgekeurd reglement op 20 maart 2023.

12.

2023_GR_00034 - Toegevoegd punt door CD&V - Buitenverlichting aan feestzalen - Ter beslissing

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein

Stemming op het agendapunt

2023_GR_00034 - Toegevoegd punt door CD&V - Buitenverlichting aan feestzalen - Ter beslissing
Aanwezig
Koen Bentein, Lieven Vanbelleghem, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jean-Marie Callewaert, Jos Meersch, Claudine Muylle, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Doris Dereyne, Tristan Bruynsteen, Dominique Vanpeteghem, Jan Halewyck, Heidi Coppenolle, Jochen Vermote
Stemmen voor 18
Doris Dereyne, Marleen Soete, Robert Barthier, Peter Vantomme, Dominique Cool, Eddy Vanacker, Jan Halewyck, Claudine Muylle, Jos Meersch, Brecht Bogaert, Leen Louwagie, Laurent Hoornaert, Tristan Bruynsteen, Jean-Marie Callewaert, Dominique Vanpeteghem, Heidi Coppenolle, Lieven Vanbelleghem, Koen Bentein
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 0
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
12.

2023_GR_00034 - Toegevoegd punt door CD&V - Buitenverlichting aan feestzalen - Ter beslissing

2023_GR_00034 - Toegevoegd punt door CD&V - Buitenverlichting aan feestzalen - Ter beslissing

Motivering

Aanleiding en context

De laatste weken komen veel bemerkingen over het pikdonker zijn bij het verlaten van de feestzalen wegens het doven van de openbare verlichting. Dit zowel door organisatoren als bezoekers. Als CD&V stellen we voor om enige buitenverlichting te voorzien aan de feestzalen die onafhankelijk werkt van de openbare verlichting om zo toch wat licht te hebben bij het verlaten van de zaal.

CD&V vraagt hieromtrent goedkeuring.

Regelgeving: bevoegdheid
8a80be927d4ff19f017d565997f222e7
Regelgeving bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 38 van het decreet lokaal bestuur
<p>De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 38 van het decreet lokaal bestuur</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De raad gaat akkoord om aan de gemeentelijke zalen en lokalen extra buitenverlichting te voorzien.

13.

2023_GR_00025 - Vragen en antwoord - Aktename

Kennis genomen

Samenstelling

Aanwezig
Koen Bentein; Lieven Vanbelleghem; Marleen Soete; Robert Barthier; Peter Vantomme; Dominique Cool; Eddy Vanacker; Jean-Marie Callewaert; Jos Meersch; Claudine Muylle; Brecht Bogaert; Leen Louwagie; Laurent Hoornaert; Doris Dereyne; Tristan Bruynsteen; Dominique Vanpeteghem; Jan Halewyck; Heidi Coppenolle; Jochen Vermote
Verontschuldigd
Nicole Louwagie
Secretaris
Jochen Vermote
Voorzitter
Koen Bentein
13.

2023_GR_00025 - Vragen en antwoord - Aktename

2023_GR_00025 - Vragen en antwoord - Aktename

Motivering

Regelgeving: bevoegdheid
8a08e5925082ef9901508532e3490b4d
Regelgeving bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.
<p>De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De gemeenteraad neemt akte.