Het verslag van de gemeenteraadszitting van 12 december 2022 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Het audiovisuele zittingsverslag kan u bekijken via deze link. De raadszitting start op 01:43:53 en eindigt op 02:54:04.
Het verslag van de gemeenteraadszitting van 12 december 2022 wordt goedgekeurd.
De overeenkomst handelt over het gebruik van de gebouwen (exclusief tribune) en het voetbalterrein gelegen ter hoogte van de Boezingestraat 47 die door het lokaal bestuur ter beschikking van sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle worden gesteld:
Deze overeenkomst wordt afgesloten tussen het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle, Kasteelstraat 1, 8920 Langemark-Poelkapelle, vertegenwoordigd door Dominique Cool, burgemeester en Dominiek Vancolen, algemeen directeur wnd., en VK Langemark-Poelkapelle, Boezingestraat 47A, 8920 Langemark-Poelkapelle, vertegenwoordigd door Pascal D’Haveloose, voorzitter en Johan Claerebout, secretaris.
De overeenkomst handelt over het gebruik van de gebouwen (exclusief tribune) en voetbalterrein gelegen ter hoogte van de Boezingestraat 47 die door het lokaal bestuur ter beschikking van sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle worden gesteld:
Een omstandige plaatsbeschrijving zal deel uitmaken van de overeenkomst tussen het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle en sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle. Deze plaatsbeschrijving wordt opgemaakt binnen de 15 dagen na goedkeuring van de overeenkomst op de gemeenteraad.
Indien de overeenkomst door een van de partijen wordt opgezegd, dan zal de plaatsbeschrijving ten laatste 7 dagen na het einde van de overeenkomst worden opgemaakt.
Het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle vertrekt vanuit een positieve kijk op VK Langemark-Poelkapelle en heeft een open dialoog met de vrijwilligers die de sportvereniging uitbouwen. Team Ontspannen fungeert als aanspreekpunt voor het bestuur van VK Langemark-Poelkapelle en voor het lokaal bestuur voor zaken die de sportvereniging aanbelangen.
De overeenkomst wordt afgesloten voor onbepaalde duur te rekenen vanaf 01/02/2023. De overeenkomst kan via een schriftelijke opzeg beëindigd worden. Bij opzeg door het lokaal bestuur heeft de gebruiker het recht om nog 6 maanden de gebouwen en het voetbalterrein te gebruiken.
Indien er nog 6 maanden gebruik wordt gemaakt van de gebouwen en het voetbalterrein, dan zal de plaatsbeschrijving opnieuw worden opgemaakt ten laatste 7 dagen na het eind van het gebruik.
VK Langemark-Poelkapelle kan de gebouwen en het voetbalterrein prioritair en op ieder ogenblik gebruiken voor activiteiten die kaderen binnen de normale werking: vergaderingen, ledenactiviteiten, trainingen, wedstrijden, voorbereiding en vormingen.
Lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle kan de gebouwen en het terrein (exclusief kantine, inclusief vip ruimte) verhuren. Het gebruik door erkende verenigingen uit Langemark-Poelkapelle en het lokaal bestuur is gratis. Ander gebruik is in overeenstemming met het reglement zalen en lokalen. De beschikbaarheid wordt publiek bekend gemaakt door het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle na afstemming met VK Langemark-Poelkapelle. Evenwel blijft tussen sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle en de derden afstemming noodzakelijk teneinde de prioritaire beschikbaarheid voor VK Langemark-Poelkapelle te waarborgen.
Het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle staat in voor de brandverzekering van de gebouwen. Sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle staat in voor de verzekering van de inboedel en alle materialen alsook alle andere noodzakelijke verzekeringen (o.a. burgerlijke aansprakelijkheid, verzekering objectieve aansprakelijkheid en ontploffing, brandverzekering van de inboedel).
Alle grote herstellingen of aanpassingen aan de ter beschikking gestelde infrastructuur kunnen aangevraagd worden via de technische dienst van het lokaal bestuur. Eventueel kan via de procedure omschreven in het infrastructuurreglement een aanvraag worden ingediend.
De gebruiker staat in voor kleine herstellingen omschreven in de meest recente versie van “Ziezo!...Handig boekje voor huurders” opgemaakt door Agentschap Wonen Vlaanderen.
De gebruiker staat tevens in voor alle herstellingen die nodig zijn door verkeerd gebruik of gebrek aan onderhoud, of herstellingen die nodig zijn omdat de gebruiker een defect niet tijdig heeft gemeld en dit extra schade veroorzaakt.
Het lokaal bestuur laat de gebouwen en installaties keuren zoals wettelijk bepaald.
Onderhoud voetbalterrein is ten laste van het lokaal bestuur. Ze ondersteunt VK Langemark-Poelkapelle voor het onderhoud van de voetbalterreinen 2 en 3. Hieronder wordt verstaan: verf belijning, inzaaien, meststoffen, maaien en bewateren.
VKLP staat zelf in voor kosten gas, elektriciteit en water.
Sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle engageert zich om zich respectvol op te stellen ten opzichte van de ruime omgeving en zal de gebouwen en het terrein als een goede huisvader beheren. De gebruiker verklaart de goederen te kennen en te aanvaarden in de staat waarin het zich bevindt. De gebruiker zal nieuwe gebreken die men vaststelt meteen melden aan de eigenaar.
De gebruiker verbindt zich ertoe om de gebruikte goederen na afloop van de gebruiksovereenkomst in goede en nette staat te brengen. De overlast voor de buurtbewoners wordt zo klein mogelijk gehouden. Er wordt de nodige aandacht besteed aan vermijden van nachtlawaai, afval en andere ongemakken. Sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle communiceert proactief met de buurt.
Sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle mag geen enkele wijziging aanbrengen aan de goederen zonder schriftelijke toestemming van het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle.
Aangezien in bepaalde plaatsen (gevelbekleding cafetaria, binnenmuren cafetaria, plafond, tochtwand) asbest aanwezig is, moet VK Langemark-Poelkapelle zich aan het beheers-programma en afspraken houden die lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle hen oplegt. Dit volgens het asbestinventaris rapportnummer ‘ABMB/ABI/2022-1128’, zie bijlage 2.
Sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle heeft kennis van de risicoanalyse brand (20221027_RA BRAND voetballokalen, zie bijlage 3) die het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle heeft uitgevoerd. De voorschriften brandveiligheid (zie punt 6.1, 20221027_RA BRAND voetballokalen) dienen strikt gevolgd te worden.
Sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle heeft kennis van het legionellabeheersplan dat het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle ter beschikking stelt. De voorschriften (legionellabeheersplan VKLP deel 1, 2 en 3, zie bijlage 4) dienen strikt gevolgd te worden.
Mocht sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle het goed toch wijzigen zonder toestemming, mag het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle, bij het verstrijken van de overeenkomst, hetzij het goed aanvaarden in zijn nieuwe staat zonder enige vergoeding verschuldigd te zijn aan sportvereniging VK Langemark-Poelkapelle, hetzij van deze laatste eisen dat het goed opnieuw in zijn oorspronkelijke staat wordt hersteld op eigen kosten.
Deze overeenkomst werd opgemaakt te Langemark-Poelkapelle, op …../…../………. in twee exemplaren, waarvan beide partijen verklaren elk één exemplaar te hebben ontvangen, ondertekend voor akkoord.
Om geldig te zijn, dient elke wijziging aan de tekst van huidig document te worden bevestigd door de handtekening van beide partijen op de pagina zelf en ter hoogte van de wijziging.
Overgangsbepaling:
De verhuur zoals bepaald in artikel 6 treedt in werking na goedkeuring door de gemeenteraad van het aangepaste reglement zalen en lokalen.
Graag willen we een stand van zaken horen over de werken langs de Brugseweg. Hier gebeurt helemaal geen communicatie rond.
De raad bespreekt dit punt.
De gemeenteraad neemt akte.