De Gemeenteraad keurt het reglement Burgerbudget goed.
Artikel 1: Doelstelling
Het Burgerbudget is een initiatief van lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle om burgerinitiatief te stimuleren. Met het Burgerbudget kunnen inwoners van Langemark-Poelkapelle acties opzetten met als specifiek doel de leefbaarheid, het samenleven, de bewonersparticipatie en de onderlinge betrokkenheid in de buurt te verbeteren. Bij het Burgerbudget staat een grote mate van zelfinitiatief van burgers centraal.
Artikel 2: Doelgroep
Voor het Burgerbudget komen inwoners van Langemark-Poelkapelle ouder dan 18 jaar in aanmerking evenals feitelijke verenigingen, vzw’s en privaatrechtelijke personen met domicilieadres of maatschappelijke/exploitatie zetel in Langemark – Poelkapelle.
Artikel 3: Toepassingsgebied en voorwaarden
§1. Volgende activiteiten worden uitgesloten van ondersteuning:
Privé-activiteiten: activiteiten die zich in de persoonlijke levenssfeer van iemand afspelen of geen openbaar karakter hebben.
Activiteiten met een religieus, filosofisch of partijpolitiek karakter.
Commerciële activiteiten, inclusief de evenementen en/of activiteiten ter ondersteuning van de commerciële activiteiten. Met commercieel wordt bedoeld: gericht op persoonlijk winstbejag.
Activiteiten die kunnen beschouwd worden als reguliere taken van de aanvragers.
Activiteiten die behoren tot de kerntaken van het lokaal bestuur zoals infrastructuurwerken aan het openbaar domein.
Fondsenwerving
§2. De activiteit moet plaatsvinden op het grondgebied van Langemark-Poelkapelle.
§3. Enkel aanvragen met uitgaven die door de aanvragers zelf worden gedaan, zijn ontvankelijk. Het doorgeven van het Burgerbudget aan een andere vereniging of groep is verboden.
§4. Bij het indienen van een voorstel, wordt een kostenraming bijgevoegd. Indien nodig worden eventuele onderhoudskosten ook hierin opgenomen.
§4. Kosten die worden aanvaard:
Alle kosten die rechtstreeks betrekking hebben op de actie en aantoonbaar nodig zijn voor een geslaagde uitvoering ervan.
Aankopen van roerende goederen nodig voor de actie mits het toewijzen van een bestemming in functie van de buurt na de actie.
§5. Kosten die niet worden aanvaard:
Personeelskosten en persoonlijke vergoedingen aan leden van de bewonersgroep (verplaatsingskosten, vergaderingen voor het project, ...)
Aankopen van onroerende goederen.
Artikel 4: Burgerrechtelijke aansprakelijkheid
De aanvragers moeten een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid hebben of afsluiten om zichzelf en alle vrijwillige medewerkers aan de activiteit, te verzekeren tegen eventuele schade die ze tijdens de uitvoering van hun actie aan derden berokkenen.
Artikel 5: Bedrag
§1. Het totaalbudget per indienronde bedraagt 20 000 EUR.
§2. Per aanvraag kan maximaal 5.000 EUR Burgerbudget aangevraagd worden. Het toegekende bedrag kan niet hoger zijn dan het bedrag dat aangevraagd worden. Het aangevraagde bedrag moet gestaafd worden met een raming, en kan niet hoger zijn dan de raming.
§3. Het Burgerbudget mag niet worden gecumuleerd met andere subsidies van de gemeente Langemark-Poelkapelle. Het Burgerbudget mag wel worden gecumuleerd met andere subsidies dan gemeentesubsidies, tenzij de andere subsidie(s) cofinanciering uitsluiten of tenzij het om dubbelfinanciering gaat.
§4. Indien meer dan 1 aanvrager wordt een apart rekeningnummer aangemaakt waar het lokaal bestuur het toegekende bedrag op overschrijft.
§5. Indien het toegekende bedrag lager of gelijk is aan 2.500 EUR, wordt dit bedrag na bekrachtiging in het College van Burgemeester en Schepenen integraal overgeschreven door het lokaal bestuur op de rekening van de aanvragers.
Indien het toegekende bedrag hoger is dan 2.500 EUR wordt het toegekende bedrag in 2 schijven uitbetaald op de rekening van de aanvragers. Na de bekrachtiging in het College van Burgemeester en Schepenen wordt 50% van het toegekende bedrag overgeschreven door het lokaal bestuur op de rekening van de aanvragers. Na uitvoering van het project en na indiening van het eindrapport en het financieel verslag, wordt de overige 50% gestort.
Artikel 6: Procedure
§1. Fase 1: indienperiode.
Lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle lanceert een oproep via de gemeentelijke infokanalen. Nadat de oproep gelanceerd werd, kunnen de aanvragers gedurende 3 maanden voorstellen indienen via een formulier op de gemeentelijke website (www.langemark-poelkapelle.be/burgerbudget). Voordat de voorstellen gepubliceerd worden op de website, worden ze gecontroleerd op ontvankelijkheid. Indien nodig wordt er contact opgenomen met de aanvragers om extra informatie op te vragen. De voorstellen die niet voldoen aan de voorwaarden zoals opgenomen in dit reglement zijn onontvankelijk en worden bijgevolg niet weerhouden. De aanvragers die een voorstel indienden dat niet weerhouden werd, worden hiervan op de hoogte gebracht. De ontvankelijke voorstellen worden gepubliceerd op de website.
§2. Fase 2: stemperiode weerhouden voorstellen.
De weerhouden voorstellen worden gepubliceerd op de website van lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle. Enkel deelnemers die gedomicilieerd zijn in Langemark-Poelkapelle op het moment van registratie en 16 jaar zijn op het moment van registratie kunnen deelnemen aan het stemproces. Elke bezoeker die voldoet aan die voorwaarden kan na registratie een virtueel budget verdelen over de weerhouden voorstellen. Hij krijgt hiervoor het virtuele totaalbudget van 20.000 EUR ter beschikking. De bezoeker kan voorstellen kiezen tot zijn totaalbudget opgebruikt is. Elk voorstel dient doorminstens 25 unieke bezoekers te worden gekozen om door te gaan naar de volgende fase. Aanvragers mogen hun eigen voorstel ook kiezen. Deze stemperiode duurt 1 maand. De aanvragers die een voorstel indienden dat niet gekozen werd, worden op de hoogte gebracht.
§3. Fase 3: jurering.
Een jury nodigt de aanvragers van de overgebleven voorstellen uit voor een gesprek. In het gesprek kunnen de aanvragers hun voorstel mondeling toelichten. De beoordeling gebeurt aan de hand van de criteria zoals omschreven in Art. 7. Elke beoordeling moet ofwel ‘gunstig’ ofwel ‘ongunstig’ zijn. Aan de als ‘gunstig’ beoordeelde aanvragen wordt door de jury een bedrag toegekend. Dit kan ofwel het aangevraagde bedrag zijn, of een kleiner bedrag. Indien het bedrag kleiner is dan het aangevraagde bedrag verduidelijkt de jury deze beslissing in de motivatie. Na de beoordeling wordt elk voorstel van een motivatie voorzien. Aan ‘gunstige’ beoordelingen kunnen in de motivatie voorwaarden gekoppeld worden. De motivatie wordt bezorgd aan de aanvragers.
§4. Fase 4: bekrachtiging.
De definitieve toekenning van het Burgerbudget wordt bekrachtigd in het College van Burgemeester en Schepenen. Het College van Burgemeester en Schepenen kan op gemotiveerde wijze nog afwijken van de jurybeslissing. De aanvragers worden door lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle op de hoogte gebracht van de collegebeslissing. Na de bekrachtiging in het College hebben aanvragers 2 jaar de tijd om hun voorstel uit te voeren. De definitief geselecteerde voorstellen worden kenbaar gemaakt op de website.
Artikel 7: Jury
§1. Een jury wordt na de keuze van de burgers samengesteld met deskundigen vanuit het lokaal bestuur. Afhankelijk van de projecten die ingediend worden, wordt deze keuze gemaakt. Zo kan een deskundige milieu toegevoegd worden aan de jury indien het project zich richt op de natuur.
§2. Bij de beoordeling van de voorstellen houdt de jury rekening met de volgende criteria:
Het aantal keren dat het voorstel gekozen werd op de website.
Het vernieuwend karakter en de originaliteit van het voorstel.
Het draagvlak van het voorstel bij de bewoners van het beoogde toepassingsgebied.
De ingeschatte impact van het project op de lokale samenleving.
De mate waarin de vooropgestelde doelstellingen van het voorstel realistisch, haalbaar en uitvoerbaar zijn.
De mate waarin het voorstel tegemoet komt aan een bepaalde nood die aanwezig is bij de bevolking.
De jury gaat ook na of het voorstel niet in tegenspraak is met het bestuursakkoord.
§3. De definitieve jurybeslissing over de toekenning van het Burgerbudget moet gevolgd worden door minstens de helft van de juryleden.
§4. Indien de jury er niet in slaagt om een beslissing te nemen waar minstens de helft van de juryleden zich achter scharen, maakt de jury dit over in een verslag aan het College van Burgemeester en schepenen. Het College van Burgemeester en schepenen beslist in dat geval over de toekenning van het Burgerbudget.
Artikel 8. Evaluatie
§1. Binnen de maand na het einde van het project moeten de aanvragers op eigen initiatief een inhoudelijk eindrapport en een financieel verslag bezorgen aan de gemeente Langemark-Poelkapelle. Het financieel verslag moet een overzicht bevatten van alle gemaakte uitgaven en inkomsten die specifiek voor de uitvoering van de actie in het kader van het Burgerbudget werden gemaakt, samen met alle onkostenbewijzen die als bewijs gelden voor de effectiefgemaakte kosten.
§2. De gemeente Langemark-Poelkapelle behoudt zich in het kader van dit reglement het recht de aanwending, het Burgerbudget en de voortgang en uitvoering van de actie ter plaatse te controleren.
Artikel 9. Sancties
§1. De gemeente Langemark-Poelkapelle kan het Burgerbudget geheel of gedeeltelijk terugvorderen van de aanvragers:
Als de uitgaven lager zijn dan het toegekende Burgerbudget.
Als uitgaven niet verantwoord worden.
Als de uitgaven niet conform de projectaanvraag zijn.
Bij niet of onvolledige uitvoering van de actie.
Bij vastgestelde fraude.
Als de actie niet binnen 2 jaar na de goedkeuring in het college werd uitgevoerd.
De terugbetaling dient te gebeuren binnen de 6 maanden na het aflopen van de uitvoeringstermijn.