De gemeenteraad keurt het aangepaste reglement op het gebruik van gemeentelijke zalen en lokalen goed.
Onder bepaalde voorwaarden worden gemeentezalen of -lokalen door het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle ter beschikking gesteld.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen FUIVEN, COMMERCIËLE ACTIVITEITEN, NIET-COMMERCIËLE ACTIVITEITEN en PRIVEFEESTEN.
Artikel 3
Het gebruik van de gemeentelokalen wordt toegelaten voor de volgende aanvragers:
CATEGORIE 1:
Activiteiten en vergaderingen van het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle
Activiteiten en vergaderingen van de gemeentelijke adviesraden
Activiteiten en vergaderingen tijdens de schooluren, niet-commerciële activiteiten buiten de schooluren en schoolfeesten van de scholen van de gemeente
CATEGORIE 2:
Activiteiten en vergaderingen van de verenigingen erkend en/of gesubsidieerd door de gemeente
Activiteiten en vergaderingen van de politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad en hun geledingen
De scholen van de gemeente voor wat betreft commerciële activiteiten (met uitzondering van de schoolfeesten).
Fuiven
Megafuiven
CATEGORIE 3:
CATEGORIE 4:
Gezinnen, wonende in Langemark-Poelkapelle met de bedoeling een privéfeest te organiseren. Er wordt niet verhuurd aan privépersonen voor commerciële activiteiten of fuiven
Vrijzinnige rouwdiensten.
Artikel 4:
Volgende gemeentelijke zalen en lokalen vallen onder dit reglement:
Zalen:
Cultuurzaal Den Tap, p.a. Klerkenstraat 37, Langemark
Poelkring, p.a. Nieuwplaats14, Poelkapelle
De Mariazaal p.a. Bikschotestraat z/n, Bikschote
’t Madointje, p.a. Klerkenstraat 128, Madonna
De Hazebrug, p.a. Hazeweidestraat 24, Sint-Juliaan
Sporthal Den Tap, p.a. Klerkenstraat 37, Langemark (voor wat betreft niet-sportgebonden activiteiten).
Lokalen:
’t Klasje, p.a. Nieuwplaats14,Poelkapelle
het bovenlokaal in De Hazebrug, p.a. Hazeweidestraat 24, Sint-Juliaan
de vergaderzaal in het sportcentrum, p.a. Boezingestraat 51a, Langemark
Polyvalente zaal Den Tap p.a. Klerkenstraat 37, Langemark
Het gebruik van de gemeentelijke sporthallen voor wat betreft sport en het dorpshuis in Poelkapelle vallen niet onder dit reglement.
Artikel 5:
Aanvragen voor het gebruik door de gemeente hebben steeds voorrang op andere aanvragen.
Aanvragen van scholen van de gemeente, voor activiteiten tijdens de schooluren, hebben steeds voorrang op andere aanvragen, maar niet op deze van het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle.
Aanvragen door verenigingen buiten de gemeente en door particulieren zijn opzegbaar tot 6 maanden voor de activiteit.
Activiteiten georganiseerd door de scholen van de gemeente worden bij het begin van het schooljaar aangevraagd.
Artikel 6:
Bij activiteiten georganiseerd in de vergaderzaal van het sportcentrum tijdens de openingsuren van Sportkaffee Eleven, dienen alle dranken afgenomen te worden bij Sportkaffee Eleven, Boezingestraat 51a, Langemark.
Artikel 7:
Bij verhuringen van sporthal Den Tap voor niet-sportgebonden activiteiten wordt enkel de volledige sportzaal verhuurd. Nevenverhuringen van zaalgedeelten zijn niet mogelijk.
C.AANVRAGEN
Artikel 8:
Aanvragen voor het gebruik door verenigingen van gemeentezalen of – lokalen moeten schriftelijk ingediend worden door een gemachtigd en verantwoordelijk persoon van de vereniging, hierna genoemd de “organisatie-verantwoordelijke” en dit door middel van een speciaal daartoe voorzien formulier. De aanvraag moet de juiste identiteit van de aanvrager, de naam van de organisatie, die hij of zij vertegenwoordigt, en het volledige contactadres met telefoonnummer vermelden. De aanvraag dient tevens alle inlichtingen te bevatten aangaande het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum, het privé en openbaar karakter, de toegangsvoorwaarden (tegenbetaling of vrij) en andere. De aanvraag dient te worden ondertekend door de organisatie-verantwoordelijke.
Aanvragen voor het gebruik door gezinnen worden schriftelijk ingediend door de inrichter van het feest en dit door middel van een speciaal daartoe voorzien formulier. De aanvraag moet de juiste identiteit van de aanvrager en het volledige contactadres met telefoonnummer vermelden. De aanvraag dient tevens alle inlichtingen te bevatten aangaande het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum, het privé en openbaar karakter, de toegangsvoorwaarden en andere. De aanvraag dient te worden ondertekend door de aanvrager.
Artikel 9:
De aanvraag dient minstens 14 kalenderdagen en maximum 18 maanden vooraf ingediend te worden bij de coördinator van de deelgemeenten, hierna genoemd de “zaalverantwoordelijke”. Aanvraagformulieren kunnen verkregen worden bij de zaalverantwoordelijke of elektronisch ingevuld via de www.langemark-poelkapelle.be.
Bij betwisting of onduidelijkheden met betrekking tot de aanvraag neemt het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing.
Ga er nooit van uit dat jouw vereniging 'verworven rechten' heeft op een bepaalde datum.
Verwittig steeds de zaalverantwoordelijke wanneer je de reservatie wil annuleren. Indien de reservatie van de aangevraagde zaal schriftelijk of per e-mail geannuleerd wordt minder dan 8 kalenderdagen voor het gebruik, dan wordt een vergoeding aangerekend voor de reeds gedane administratieve en interne organisatiekosten die het gebruik van de infrastructuur vooraf gaan.
Artikel 10:
Voor dringende aangelegenheden kan de toelating verleend worden door de bevoegde schepen of zijn afgevaardigde, die de aanvraag ter regularisatie en bekrachtiging voorlegt aan het College van Burgemeester en Schepenen in de eerstvolgende zitting.
D.BETALINGSWIJZE
Artikel 11:
De aanvrager betaalt het verschuldigde bedrag uiterlijk 8 dagen vóór het plaatshebben van de activiteit door overschrijving op rekeningnummer BE22 0910 1787 8947 met vermelding van de naam van de zaal en/of het lokaal en de referentiecode. Repetitieve reservaties worden afgerekend per kalenderjaar op basis van het effectieve aantal verhuringen en na controle van de reservatieformulieren.
Artikel 12:
De zaalverantwoordelijke dient per kwartaal een overzicht van alle reservaties en een duplicaat van de aanvraagformulieren over te maken aan de Financieel Directeur, teneinde de stortingen te controleren.
Artikel 13:
Bij niet-gebruik van de zaal of het lokaal of bij laattijdige annulatie, zijnde minder dan 8 kalenderdagen voor de datum van de activiteit, wordt € 50 aangerekend.
Artikel 14:
Indien een waarborg wordt aangerekend dient deze minimum 8 kalenderdagen op voorhand te worden betaald door middel van overschrijving op rekeningnummer BE22 0910 1787 8947 met vermelding van de naam van de zaal en/of het lokaal en de referentiecode.
Indien aan de voorwaarden voldaan is, wordt de waarborgsom na afloop aan de aanvrager terugbetaald. De vergoedingen, bepaald in art. 16 en art. 17 kunnen van de waarborgsom afgehouden worden, onverminderd de mogelijkheid om toegebrachte schade na schatting door een deskundige in rekening te brengen aan de aanvrager.
E. AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 15:
De aanvrager dient in te staan voor de verzekering inzake eventuele tentoongestelde voorwerpen en eigen gebruikte materialen, alsook voor wat betreft de burgerlijke aansprakelijkheid. Het lokaal bestuur of de zaalverantwoordelijke kan niet worden verantwoordelijk gesteld voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen van de gebruikers of voor gebeurlijke ongevallen van welke aard ook.
Artikel 16:
De aanvrager is wegens het gebruik aansprakelijk voor alle veroorzaakte schade. Hij dient te zorgen voor het rein houden van de gebruikte lokalen en zalen, voor het doven van de lichten en van de verwarming, voor het sluiten van de vensters en deuren, voor het uitvoeren van een preventieronde ter voorkoming van brand en ervoor te zorgen dat geen huisdieren in zalen en lokalen komen. Indien hieraan geen gevolg gegeven is, zullen de meerkosten inzake verlichting of verwarming worden aangerekend, met een minimum van € 25.
Artikel 17:
De gebruikte zaal dient bij het einde van de terbeschikkingstelling ontruimd en schoongemaakt te worden. Bij het in gebreke blijven, zullen de ontruiming en de schoonmaak ambtshalve door de gemeentediensten uitgevoerd worden op kosten van de aanvrager en zonder enig mogelijk verhaal van zijnentwege, met een minimum van € 50 voor de lokalen en € 150 voor de zalen. Teneinde de opkuis vlot te laten verlopen worden de zalen de voormiddag na een fuif of commerciële activiteit niet verhuurd.
Artikel 18:
Indien de vereniging gebreken aan de zaal niet meldt aan de zaalverantwoordelijke voor de start van de activiteit, wordt de aangebrachte schade als van de vereniging beschouwd en aangerekend.
Artikel 19:
De billijke vergoeding wordt door de gemeente betaald voor activiteiten met dans. Uitzonderingen hierop is sporthal Den Tap: hier betaalt de aanvrager de billijke vergoeding.
De sabamvergoeding wordt door de gemeente betaald voor zover het gaat om kosteloze mechanische muziekuitvoeringen ter gelegenheid van activiteiten zonder winstgevend doel en dit voor zover er geen toegangsgeld wordt gevraagd. Bij filmvertoningen, toneelopvoeringen, activiteiten waarvoor toegangsgeld wordt gevraagd en activiteiten die opgeluisterd worden door een orkest dient de aanvrager zelf de activiteit te melden bij Sabam en het verschuldigde bedrag te betalen.
Vanaf 1 januari 2013 gelden in Vlaanderen geluidsnormen voor muziekactiviteiten. De regelgeving over het maximale geluidsniveau geldt voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld.
F. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 20:
Het College beslist in alle niet binnen dit reglement bepaalde gevallen en kan eventuele uitzonderingen op het reglement toestaan. Uitzonderingsmaatregelen worden schriftelijk aangevraagd aan het College van Burgemeester en Schepenen, Kasteelstraat 1 te 8920 Langemark-Poelkapelle, onthaal@langemark-poelkapelle.be.
Het College van Burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om bepaalde activiteiten te weigeren.
Artikel 21:
Indien er privégebruik van de gemeentelijke infrastructuur wordt vastgesteld door aanvragers namens een vereniging van categorie 1 en 2, wordt overgegaan tot het opleggen van een geldboete (€500) en een schrapping van de vereniging voor 1 jaar.
Artikel 22:
De zalen of de lokalen kunnen niet worden doorverhuurd aan derden. Doorverhuring geeft aanleiding tot schorsing.
Artikel 23:
Aankondigingen, prijslijsten e.d. dienen uitsluitend op de daartoe voorziene prikborden te worden aangebracht.
Artikel 24:
In de zalen of lokalen kan geen toegangsgeld of vergoeding worden gevraagd om de toiletten te gebruiken, met uitzondering van megafuiven. In andere gevallen zijn de toiletten openbaar.
Artikel 25:
Om de vloer niet te beschadigen is het ten strengste verboden om met wagens, heftrucks, e.d. in de gebruikte accommodatie te rijden. Bakken, podiumelementen, e.d. kunnen op geen enkel ogenblik verplaatst worden zonder deze op te tillen.
Artikel 26:
Alle afval wordt meegenomen door de gebruiker. Afval dat in de zalen of lokalen achter gelaten wordt, wordt geregistreerd als sluikstorten.
G. TARIEVEN
CATEGORIE 1:
Activiteiten en vergaderingen van het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle
Activiteiten en vergaderingen van de gemeentelijke adviesraden
Activiteiten en vergaderingen tijdens de schooluren, niet-commerciële activiteiten buiten de schooluren en schoolfeesten van de scholen van de gemeente
CATEGORIE 2:
Activiteiten en vergaderingen van de verenigingen erkend en/of gesubsidieerd door het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle
Activiteiten en vergaderingen van de politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad en hun geledingen
De scholen van de gemeente voor wat betreft commerciële activiteiten (met uitzondering van de schoolfeesten)
Fuiven
Megafuiven
CATEGORIE 3:
CATEGORIE 4:
LOKALEN : Bovenlokaal De Hazebrug (Sint-Juliaan)
Vergaderzaal Sportcentrum (Langemark) |
Categorie 1 | Gratis |
Categorie 2 | Gratis |
Categorie 3 | € 15 per gebruik |
Categorie 4 | € 25 per gebruik |
LOKAAL : ’t Klasje (Poelkapelle) – zonder keuken
Polyvalente zaal Den Tap (Langemark) |
Categorie 1 | Gratis |
Categorie 2 | Gratis |
Categorie 3 | € 40 per gebruik |
Categorie 4 | € 130 per gebruik |
ZALEN : Cultuurzaal Den Tap (Langemark)
Sporthal Den Tap (Langemark)
Poelkring (Poelkapelle)
Mariazaal (Bikschote)
’t Madointje (Madonna)
De Hazebrug (Sint-Juliaan) |
Categorie 1 : | |
Niet-commerciële activiteiten | Gratis |
Commerciële activiteiten | Gratis |
Fuiven | Gratis |
Categorie 2 : | |
Niet-commerciële activiteiten | Gratis |
Commerciële activiteiten | Gratis |
Commerciële activiteiten in Sporthal Den Tap | Gratis |
Fuiven | Gratis + waarborg van € 300 |
Megafuiven | Gratis + waarborg van € 500 |
Categorie 3 : | enkel voor niet-commerciële activiteiten |
Minder dan 10 activiteiten per jaar | € 50 per gebruik |
| Van 10 tot 20 activiteiten door dezelfde vereniging op jaarbasis | Forfaitair bedrag van € 400 |
| Van 20 tot 30 activiteiten door dezelfde vereniging op jaarbasis | Forfaitair bedrag van € 550 |
| Meer dan 30 activiteiten door dezelfde vereniging op jaarbasis | Forfaitair bedrag van € 650 |
Categorie 4 : | |
| € 330 per gebruik. De zaal wordt niet verhuurd voor commerciële activiteiten of fuiven aan categorie 4 |
Artikel 27:
De tarieven gelden per gebruik, uitgezonderd voor de fuiven, indien de gebruikte tijd voor het klaarzetten van de zaal (max ½ dag) en de opkuis van de zaal (max ½dag) vooraf werden bepaald op het aanvraagformulier. Zoniet worden bijkomende huurgelden gevraagd aan het tarief van de commerciële activiteiten in de zaal.
Artikel 28:
Indien fuiven, commerciële activiteiten of privéfeesten onder een andere noemer werden aangevraagd en nadien blijkt dat de activiteit onder 1 van deze categorieën valt, vordert het college een boete van € 500 van de gebruiker.
H. CAPACITEIT
Artikel 29:
Het maximum aantal toegelaten personen per aard van de activiteit staat geafficheerd aan de inkom van elke zaal en lokaal. Deze kunnen onder geen enkel beding worden overschreden.
Artikel 30:
Dit reglement treedt in werking één maand na de goedkeuring van de gemeenteraadd.d. 21 februari 2022. Door de goedkeuring van het retributiereglement zalen en lokalen wordt het voorgaande reglement van 16 december 2019 opgeheven op het ogenblik van de inwerkingtreding van het goedgekeurd reglement op 21 februari 2022.