Tijdens de coronapandemie werd het feestmateriaal gratis uitgeleend aan verenigingen als steunmaatregel. Het college van burgemeester en schepenen stelt voor om het gratis uitlenen verder te verlengen, ook na de coronapandemie.
Het reglement werd geactualiseerd met vermelding van het beschikbare materiaal en een vergoeding per object bij verlies of beschadiging (conform de nieuwwaarde).
De gemeenteraad keurt het aangepaste reglement feestmateriaal goed.
Artikel 1Het lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle is eigenaar van de diverse materialen die zij via de gemeentelijke Uitleendienst gratis verhuurt aan:
Het materiaal wordt niet ter beschikking gesteld van particulieren en voor alle activiteiten georganiseerd buiten de grenzen van de gemeente Langemark-Poelkapelle. In uitzondering wordt materiaal uitgeleend aan omliggende gemeentebesturen.
Artikel 2
Het materiaal kan gratis ontleend worden. Een overzicht van het materiaal wordt hieronder opgenomen samen met de bijhorende vergoeding in geval van verlies of beschadiging.
| Soort materiaal | Aantal | Opmerking | Vergoeding per object bij verlies of diefstal (conform de nieuwwaarde) |
| Plooitafel (100 x 60 cm) | 90 | 193 € | |
| Klapstoelen | 620 | per 50 in kar | 15 € |
| Grote tafels 8p (groene poten) | 70 | 123 € | |
| Schraagplanken | 35 | 100 € | |
| Toogtafels met nadar | 6 | 50 € | |
| Nadars (2,5 m) | 270 | 88 € | |
| Nadar met C3 | 50 | 100 € | |
| Podiumelementen (2 x 1 m) | 36 | 700 € | |
| Spreekgestoelte | 2 | 173 € | |
| Spoelbakken (vast in tap) | 1 | 100 € | |
| Podium koers | 1 | 250 € | |
| Vlaggenmasten | 20 | 172 € | |
| Vlag gemeente Langemark-Poelkapelle | Zelf af te halen* | 15 € | |
| Vlag Europa | Zelf af te halen* | 15 € | |
| Vlag België | Zelf af te halen* | 15 € | |
| Vlag Vlaamse Leeuw | Zelf af te halen* | 15 € | |
| Geluidsinstallatie met versterker, 2 boxen, cd-speler en micro op statief (borg 250 €) | 1 | Zelf af te halen* | 3.614 € |
| Geluidsinstallatie op wagen | 1 | Zelf af te halen* | 100 € |
| Beamer (borg 250 €) | 2 | Zelf af te halen* | 350 € |
| Projectiescherm (borg 50 €) | 1 | Zelf af te halen* | 250 € |
| Geluidsmeter (borg 250 €) | 1 | Zelf af te halen* | 2.419 € |
* Bij het ‘zelf af te halen’ materiaal staat de aanvrager zelf in voor het afhalen en terugbrengen. De juiste locatie wordt gecommuniceerd door de medewerker van de Uitleendienst. Voor technisch materiaal wordt voor en na telkens de werking door een medewerker van de gemeentelijke Uitleendienst gecontroleerd.
Artikel 3
De materialen kunnen ten laatste 14 dagen voor aanvang van het geplande evenement aangevraagd worden. Aanvragen minder dan 14 dagen op voorhand worden automatisch geweigerd. De materialen kunnen worden ontleend voor een periode van maximaal 7 dagen per evenement.
De aanvraag wordt schriftelijk of per e-mail (uitleendienst@langemark-poelkapelle.be) ingediend en dit via het ‘aanvraagformulier materiaal’ dat terug te vinden is op de gemeentelijke website. Vanuit de uitleendienst wordt een bevestiging gestuurd. De aanvragen worden prioritair behandeld volgens de datum waarop deze worden ingediend.
Artikel 4
De aanvrager ontvangt bij goedkeuring een orderbevestiging met bij bepaalde artikelen een waarborgfactuur per post of mail. De waarborg moet 8 dagen voor het evenement op rekening van het lokaal bestuur gestort zijn. Er kan niet cash betaald worden. Het toekennen van materiaal gebeurt op basis van beschikbaarheid van eigen personeel en materiaal, zolang de voorraad strekt.
De waarborg wordt teruggestort op het rekeningnummer van de aanvrager binnen de maand na het evenement, na correcte teruggave van het materiaal.
Artikel 5
Behoudens de uitzonderingen die in het overzicht in artikel 2 met een * zijn aangeduid, wordt het gereserveerde materiaal door de technische dienst van het lokaal bestuur gebracht en opgehaald op de afgesproken plaats. De plaats van levering en ophaling is dezelfde.