Gezien de relatie tussen Poolstok en haar vennoten op reglementaire basis stoelt en niet van contractuele aard is, en gezien de quasi inhouse-kwalificatie, zijn de openbare besturen die lid zijn van Poolstok vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten om van de diensten van de door Poolstok via overheidsopdrachten geselecteerde dienstverleners gebruik te maken.
Naar aanleiding van de selectieprocedure voor de aanwerving van een directeur Zorgcampus, werd contact genomen met Poolstok. Om gebruik te maken van de diensten van Poolstok dient het bestuur vennoot te worden. Als vennoot van Poolstok kan het bestuur afnemen van de raamcontracten in de portfolio van Poolstok, rond verschillende P&O-thema's zoals werving en selectie, evaluatie, coaching, outplacement, organisatieontwikkeling, etc.
De toetreding tot Poolstok kadert in een verdere professionalisering van het personeelsbeleid. Gezien consultancy in deze gespecialiseerde materie een arbeids- en tijdsintensieve aangelegenheid is en de aankoop ervan bijzondere expertise vergt.
Poolstok is het Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cvba (handelsnaam Poolstok cvba) bij decreetsmachtiging d.d. 2 maart 1999 door de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaamse Gewest, de steden Leuven, Gent en Antwerpen, de gemeente Wichelen, de VVSG en de dienst voor de Scheepvaart en is een coöperatieve vennootschap van privaat recht is met uitsluitend vennoten uit de publieke sector in Vlaanderen.
Poolstok is sinds 2000 operationeel en telt momenteel ruim 300 vennoten, waaronder zowel lokale besturen, OCMW’s, autonome overheidsbedrijven, onderwijsinstellingen, intercommunales, politiezones, hulpverleningszones. Poolstok werkt uitsluitend voor haar vennoten die elk als entiteiten behorende tot de overheid kunnen worden beschouwd en gezamenlijk het toezicht uitoefenen op de vennootschap waardoor de quasi inhouse-kwalificatie van toepassing is;
De relatie tussen Poolstok en haar vennoten wordt geregeld in een beheersreglement;
Poolstok levert een heel breed dienstenpakket zowel inzake werving en selectie, als in de brede P&O-activiteiten (zoals organisatie van assessment centers, doorlichting van organisaties, begeleiding bij veranderingstrajecten, opmaak personeelsplannen, optimaliseren van processen, evaluatie in het algemeen en evaluatie decretale graden, outplacement, coaching en dergelijke meer) en werkt hiervoor altijd samen met erkende dienstverleners na marktvergelijking en met toepassing van de wet overheidsopdrachten;
Door toetreding tot Poolstok kan het lokaal bestuur gebruik maken van de schaalvoordelen zowel inzake kostprijs als kwaliteit van de dienstverleners. Poolstok garandeert hiertoe de meest gunstige tarieven. Poolstok garandeert aan haar vennoten een netwerk van professionele dienstverleners in de –P&O- en consultancysector.
De toetreding houdt geen verplichting tot afname in. Poolstok treeft niet op in de plaats van het bestuur maar neemt de rol op van adviesverlening, kwaliteitscontrole, procesbewaking enz. op de opdrachten die door de externe leveranciers worden uitgevoerd;
Het bestuur kan lid worden door de eenmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur.
Het OCMW Langemark-Poelkapelle treedt toe tot het Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cvba (handelsnaam Poolstok cvba) voor ondersteuning inzake het P&O-beleid.
De raad maatschappelijk welzijn keurt het beheersreglement met Poolstok goed.